Como gerenciar os gastos com cartão corporativo? Veja 7 dicas!

17/02/2022

Realizar o devido gerenciamento de gastos com cartão corporativo é fundamental para empresas que desejam alcançar estabilidade financeira, controle orçamentário e transparência na operação. Sabemos que a preferência por transações em cartão tem ganhado espaço na sociedade. Para se ter uma ideia, segundo uma pesquisa realizada pela Capterra, 78% dos consumidores que compram online preferem pagar com cartão de crédito, enquanto 11% têm o cartão de débito como meio favorito de pagamento. Apenas 12% são adeptos ao PIX.
 
Dentro das empresas essa realidade não é diferente, afinal, a gestão de gastos com cartão corporativo pode ser mais simples, desde que feita de maneira eficiente e planejada. Para te ajudar a compreender melhor as principais características desse meio de pagamento, benefícios e como gerenciar, elaboramos um conteúdo completo. Continue com a sua leitura e confira.
 

Qual é a diferença entre cartão de crédito e cartão pré-pago?

Constantemente os gestores confundem os conceitos de cartão de crédito e cartão pré-pago quando falamos sobre meios de pagamento dentro das empresas.
O cartão de crédito está relacionado a uma dívida futura baseada na confiança que um banco possui no consumidor. Ou seja, a instituição financeira disponibiliza um limite de crédito para o usuário que pode usar ou não todo esse valor.
 
Por sua vez, em um dia fixo de cada mês, o consumidor recebe uma fatura com os gastos realizados no cartão e deve acertar essas despesas com a instituição financeira.
Já o cartão pré-pago funciona de maneira contrária, isso significa que o consumidor precisa adicionar dinheiro na conta para, então, utilizá-lo como meio de pagamento. 
 
Ele funciona da mesma forma que um cartão de débito (em que é necessário ter dinheiro na conta), porém, pode estar ou não vinculado a uma conta corrente ou poupança. Muitas vezes, pode ser apenas uma conta de pagamentos, muito comum em determinadas fintechs. Ambas as opções são bastante úteis para as empresas gerenciarem os gastos corporativos e podem auxiliar os colaboradores, inclusive, durante os deslocamentos de viagens.
 

Quais os benefícios do cartão corporativo para as empresas?

Os gastos com cartão corporativo podem simplificar a gestão financeira das empresas em vários níveis, promovendo diversos benefícios. Veja abaixo.

Facilita os pagamentos

Uma das vantagens do cartão corporativo, sem dúvidas, é a facilidade que promove às organizações, isso porque podem ser utilizados tanto online, para reservas de passagens e hospedagens, por exemplo, quanto presencial, para algum gasto que o colaborador tiver.
 
Desse modo, minimiza-se os riscos de excessos de despesas e garante a proteção do colaborador que não precisa andar com grandes quantias de dinheiro com toda a segurança, visto que, caso o cartão seja perdido ou roubado, é possível utilizar a versão virtual, disponível em grande parte das instituições financeiras.

Promove autonomia aos funcionários

Outro ponto positivo do cartão corporativo é a capacidade de valorizar a autonomia do funcionário. As empresas estão cada vez mais humanizadas, isso significa que elas têm adotado medidas que reconhecem o bem-estar e a liberdade dos colaboradores.
 
Não é atoa que o home office e o trabalho híbrido têm ganhado relevância nos últimos anos. Diante disso, ao disponibilizar o cartão corporativo, as empresas confiam que os funcionários tomarão as melhores decisões com base na política de despesas e viagens.

Centraliza a gestão de contas

Tudo o que é utilizado no cartão corporativo, seja ele de crédito, débito ou pré-pago, pode ser mensurado, isso porque fica registrado no histórico de movimentações ou na fatura.
 
Por isso, ao centralizar gastos com cartão corporativo, as organizações conseguem concentrar a gestão financeira de maneira estratégica, minimizando riscos e potencializando aspectos como transparência e conformidade.

Simplifica a integração de diferentes setores envolvidos na gestão financeira

Para que a gestão financeira funcione, existem muitos setores envolvidos. Quer um exemplo? Vamos imaginar um colaborador que precisou viajar por 3 dias para uma conferência da empresa.
 
Todos esses gastos precisam ser mensurados e mapeados pelo seu gestor. Por sua vez, ao receber os relatórios de reembolsos e validar, esses líderes enviam para o setor financeiro, que fica responsável por realizar os pagamentos.
 
Ao mesmo tempo, todos os pagamentos devem estar de acordo com as políticas internas e legislações vigentes, o que, muitas vezes, entra em cena os profissionais responsáveis pela governança e compliance da empresa, especialistas contábeis e, até mesmo, fiscais. Ao centralizar os meios de pagamento, é possível automatizar grande parte dessas vistorias, garantindo que a empresa cumpra todas as suas obrigações sem grandes dores de cabeça.

Permite seguir o planejamento financeiro e orçamentário

Por fim, uma das bases da gestão de despesas é o planejamento financeiro e orçamentário realizado previamente.
Essa programação delimita o budget da organização destinado às despesas e, com o cartão corporativo, é mais simples seguir esse planejamento sem surpresas nos gastos dos colaboradores.

7 dicas para gerenciar gastos com cartão corporativo

Como visto, o cartão corporativo pode sim auxiliar as empresas, no entanto, ele precisa ser gerenciado com atenção e eficiência, afinal, perder o controle desse meio de pagamento é sinônimo de prejuízos e profundos impactos financeiros.
 
Com o objetivo de te ajudar a gerenciar gastos com cartão corporativo, separamos algumas dicas abaixo:

1. Elabore um política de gastos no cartão corporativo

A política de despesas e custos é a peça-chave para o controle de gastos dentro das empresas e ela precisa abranger todos os meios de pagamentos, incluindo o cartão corporativo.
 
Diante disso, defina em quais momentos o cartão corporativo poderá ser utilizado (mapeando quais despesas podem ser pagas com esse recurso), assim como por quais colaboradores. Nesse processo, estabeleça um fluxo claro de prestação de contas, em que os funcionários que utilizam esse recurso devem detalhar os gastos, de modo a promover às empresas mais informações para o controle financeiro e minimizar os riscos de fraudes.
 
Por outro lado, estime também como os relatórios devem ser produzidos e apresentados, prazos de entrega, padrões, responsáveis e outras especificações de acordo com as necessidades da sua operação. Quanto mais robusta for a sua política de gastos com cartão corporativo, menores são as chances de que erros ou gargalos prejudiquem o seu gerenciamento financeiro, aumentando a segurança e conformidade da organização.

2. Valorize a comunicação interna

Em seguida, é momento de valorizar a comunicação interna. Já falamos por aqui em outros conteúdos que, muitas vezes, as empresas pecam por não alinhar os colaboradores à sua visão de negócios e, principalmente, processos internos. Isso ocorre por diversas razões, uma delas é a ausência de interação entre as equipes e seus gestores.
 
Colaboradores “no escuro” são muito mais propensos a errar e isso não afeta somente a gestão de gastos (com despesas feitas fora do orçamento ou política, por exemplo), mas também o desempenho do time no cotidiano, impactando na eficiência e produtividade da operação.
 
Por essa razão, cultive na sua empresa uma cultura organizacional horizontal, em que todas as informações são repassadas de maneira igualitária e acessível. Esse tipo de medida também facilita a interação entre departamentos e, até mesmo, simplifica o reporte de qualquer ação que fira as políticas internas.

3. Gerencie o fluxo de caixa

O fluxo de caixa diz respeito às movimentações financeiras realizadas. Ou seja, todo o valor que entrou ou saiu do caixa da empresa. Quando falamos sobre cartão corporativo, esse gerenciamento é crucial, principalmente, no caso dos cartões pré-pagos. Dessa forma, os gestores conseguem acompanhar os valores colocados em cada um dos cartões e como eles têm sido gastos.

4. Classifique as despesas

A classificação de despesas é definida já na política de gastos e precisa ser respeitada em cada relatório entregue pela operação.
Geralmente, as classificações mais comuns são:
  • Hospedagem (hotéis, pousadas e outros);
  • Transporte (transfers, aluguel de carro, transporte por aplicativo e outros);
  • Alimentação (café da manhã, almoço e jantar, também podem haver refeições intermediárias que estão relacionadas a alguma reunião de negócios);
  • Passagens aéreas ou rodoviárias;
  • Seguros (viagem e saúde);
  • Quilometragem.
Essas despesas, geralmente, são divididas entre fixas e variáveis. As fixas são aqueles gastos que não mudam de uma viagem para outra, de acordo com o tipo de deslocamento, como o transporte e alimentação.
 
As variáveis, por sua vez, são gastos que podem mudar, como é o caso da hospedagem (não necessária para viagens de um dia, por exemplo) e quilometragem. Ao classificar esses gastos no relatório, as organizações não somente conseguem realizar auditorias com mais facilidade, mas também mapear quais são as despesas que geram mais custos para os cofres da empresa, se fazem sentido e como podem ser otimizadas para manter a saúde financeira dos negócios.

5. Defina indicadores

Os indicadores de desempenho são cruciais para qualquer empresa e departamento, isso porque eles estimam a performance da operação. Se tratando de gastos com cartão corporativo, é fundamental acompanhar quais são esses custos, equipes que mais geram despesas e outras métricas importantes para a saúde financeira da empresa.

6. Faça auditoria dos gastos

As auditorias de gastos são processos que têm como objetivo verificar se uma despesa está dentro das políticas da organização. Esse fluxo é fundamental em empresas que desejam manter alto nível de conformidade e governança corporativa.
 
O ideal é que sejam feitas auditorias em todas as solicitações de reembolsos recebidas e despesas feitas com cartões corporativos, independentemente do tipo de cartão, somente assim os gestores terão controle completo das operações financeiras.
 
Por outro lado, as auditorias também minimizam os riscos de fraudes, sejam elas provindas de erros operacionais ou ações intencionais, reduzindo prejuízos que impactem os negócios negativamente.

7. Conte com a tecnologia

Por fim, a melhor maneira de controlar gastos com cartão corporativo é por meio da tecnologia. Estamos na Era 5.0 e o mundo clama por inovação. Por essa razão, se a sua empresa deseja se manter competitiva no mercado, a transformação digital é crucial.
 
Atualmente, é possível contar com ferramentas que integram as informações dos cartões corporativos e as disponibilizam em um só lugar, centralizando o controle financeiro e a gestão de despesas. Por meio disso, as organizações alcançam mais efetividade no gerenciamento de gastos, minimizam os erros na operação e conseguem tomar decisões mais estratégicas, baseadas em dados reais e atualizados.
 

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O SAP Concur Expense pode ajudar o seu negócio a controlar gastos com cartão corporativo de maneira rápida, prática e eficiente. Consistindo em um sistema de gestão de despesas completo e customizável, o SAP Concur Expense conta com ferramentas inovadoras que facilitam a integração de cartões de compras (p-cards), permitindo capturar e automatizar o controle das transações realizadas com esses meios de pagamento de maneira centralizada.
 
Além disso, o SAP Concur Expense simplifica o gerenciamento de todos os gastos dos colaboradores, possuindo funcionalidades como:
  • Categorização automática de despesas;
  • Geração de relatórios completos e intuitivos;
  • Digitalização de recebidos e comprovantes de despesas;
  • Aplicativo móvel para gerenciamento na palma da mão;
  • Integração com o SAP Concur Expense & Travel para gestão de viagens corporativas e gastos em um só lugar;
  • Rastreio de informações de despesas;
  • Auditoria de gastos;
  • Integração com outros sistemas de gestão.
Com isso, o SAP Concur Expense promove ao seu negócio transformação digital, governança corporativa, eficiência e alta produtividade, reforçando aspectos de transparência e conformidade. Quer saber mais? Acesse agora mesmo e solicite uma demonstração completa da nossa ferramenta.