Como gerenciar as despesas com hospedagem corporativa? Confira 7 dicas!

18/01/2022

Quando falamos sobre viagens de negócios, sabemos que uma das principais despesas das organizações é a hospedagem corporativa, especialmente em deslocamento interestaduais e internacionais. Para se ter uma ideia, segundo dados da World Travel & Tourism Council, antes da pandemia, 70% de toda a receita global das redes hoteleiras de alto padrão vinham dos viajantes de negócios.
 
Com a crise pandêmica, o setor sofreu profundos impactos, porém, as estimativas para 2022 são bastante animadoras. De acordo com o mesmo levantamento, os gastos globais em viagens corporativas devem crescer 34% neste ano. No continente americano, esse aumento será de 35%.
 
Além disso, uma pesquisa feita pela própria SAP Concur mostra essa tendência de crescimento. Segundo o levantamento realizado no segundo semestre de 2021, 96% dos viajantes estão dispostos a se deslocar a trabalho nos próximos 12 meses.
 
Com tamanha demanda, é fundamental que as organizações estejam preparadas para não somente realizar o melhor planejamento de viagem, o que inclui uma escolha assertiva do transporte e hospedagem corporativa, mas também implementar um gerenciamento de despesas robusto e efetivo. Este conteúdo pode te ajudar a estruturar processos eficientes!
 

Como escolher uma hospedagem corporativa?

Uma das principais iniciativas necessárias na organização de uma viagem de negócios é, justamente, a definição da hospedagem corporativa ideal.
 
Os gestores precisam ter em mente que a acomodação escolhida deve cumprir requisitos mínimos de qualidade e segurança, sem deixar de lado os aspectos econômicos.
Para tal, algumas dicas são importantes:

Analise a segurança

Entendemos que ainda estamos em um momento delicado para toda a humanidade. A pandemia não acabou. Embora a vacinação tenha reduzido drasticamente o número de óbitos e internações por covid, sabemos que o vírus continua circulando e novas variantes têm surgido.
 
Isso significa que os viajantes corporativos precisam ser ainda mais cuidadosos, o que inclui a escolha de uma acomodação que cumpra as diretrizes sanitárias de segurança, como higienização correta dos quartos e espaços comuns, uso de máscaras em determinados locais e outras normas.
 
Além das questões sanitárias, é importante se atentar a outros fatores de proteção do viajante no próprio quarto, garantindo a escolha de um espaço com uma boa infraestrutura.

Verifique a localização

Outro ponto importante é a localização da hospedagem corporativa e isso vai depender não somente do roteiro do colaborador, mas também do destino. É crucial escolher uma acomodação que seja fácil de encontrar e acessível, próxima a grandes centros comerciais, aeroportos e rodoviárias, por exemplo.
 
Acomodações muito isoladas não apenas representam riscos à segurança do viajante, o expondo a perigos de assaltos, mas também podem aumentar consideravelmente os gastos com transporte corporativo, como os próprios translados e deslocamentos pela cidade.

Entenda se a hospedagem dispõe de infraestrutura para o colaborador trabalhar

Uma viagem de negócios é caracterizada pela necessidade do colaborador trabalhar durante a sua estadia no local, por isso, a hospedagem deve dispor de uma infraestrutura apropriada para tal.
 
Muitos hotéis e pousadas, atualmente, contam com espaços de coworking, em que o funcionário consegue realizar as suas tarefas em escritórios compartilhados, com todo o conforto necessário. Além disso, é comum também encontrar nos próprios quartos escrivaninhas e cadeiras apropriadas para trabalhar. Em ambos os casos, a acomodação também deve dispor de acesso a internet e é preciso que essa conexão seja boa e estável.

Analisa o conforto oferecido

O conforto do colaborador é a base na escolha de qualquer tipo de hospedagem corporativa. Afinal, o funcionário está sob responsabilidade da sua organização e precisa estar sempre em segurança.
 
Nesse sentido, analise a disposição dos quartos, qualidade do ambiente, tipos de móveis (camas, sofás, cadeiras e outros), estado de conservação, tipos de banheiros disponíveis, refeições inclusas, serviços de quarto, equipamentos disponíveis no quarto (ar-condicionado e aquecedores, por exemplo) e outros fatores.
 
Se assegure que tudo cumpre os requisitos mínimos de qualidade já definidos na sua política de viagens e analise as avaliações de outros viajantes antes de realizar a reserva.

Possibilidades de reserva

Escolheu o melhor local e deseja realizar a reserva? Não deixe para a última hora, pois pode correr o risco do seu colaborador não conseguir uma vaga na data necessária.
 
Por essa razão, verifique a disponibilidade e já deixe reservado com antecedência, garantindo mais segurança, estabilidade e previsão financeira.
 

Qual é a importância de gerenciar corretamente as despesas com hospedagem?

Em qualquer viagem corporativa, analisar devidamente as despesas com hospedagem promove uma série de benefícios às organizações, como:
  • Minimiza riscos e problemas aos colaboradores;
  • Reduz situações de fraudes e erros nos comprovantes de despesas;
  • Garante a saúde financeira da organização;
  • Aumenta os níveis de transparência e confiabilidade da operação;
  • Promove governança corporativa;
  • Permite sustentabilidade para expansão dos negócios;
  • Viabiliza uma gestão mais estratégica.

7 dicas para gerenciar as despesas com hospedagem corporativa

Agora que você entendeu como escolher a acomodação ideal e os benefícios do correto gerenciamento de despesas com hospedagem corporativa, veja abaixo algumas iniciativas que podem te ajudar a otimizar a gestão desses gastos:

1. Defina os requisitos mínimos de hospedagem já na sua política de viagem

Lembra-se que citamos a política de viagem nos tópicos anteriores? Pois bem, esse documento serve como um “guia” para a sua empresa e vai ditar não somente como os seus gestores tomarão decisões, mas também nortear o comportamento dos seus colaboradores.
 
Isso significa que é preciso definir na sua política de viagem alguns requisitos mínimos da escolha da hospedagem, o que inclui valores, qualidade, infraestrutura, localização, tempo de hospedagem, reembolsos previstos e outros dados semelhantes.
 
Em muitos casos, a própria empresa consegue fazer a reserva antes do colaborador viajar, no entanto, em outros, pode ser necessário que o próprio funcionário procure um espaço para se hospedar e essa escolha deve estar de acordo com as políticas da organização.
 
Nesse sentido, com diretrizes claras, os riscos de erros ou decisões que fujam das normas da empresa são minimizados.

2. Analise as opções de hospedagem com antecedência

Outro fator importante para realizar um bom gerenciamento de despesas é, sem dúvidas, a antecedência. Isso acontece, inclusive, na vida pessoal.
 
Sempre que resolvemos fazer uma viagem, as coisas decididas de última hora acabam consumindo de nós um gasto muito maior se comparado à despesa que teríamos se organizássemos esse deslocamento com antecedência. Nas viagens corporativas não é diferente. Com tempo, os gestores conseguem analisar melhor as opções disponíveis de acomodação, assim como custos, roteiros, tempo de hospedagem, tipos de pagamentos e outros fatores envolvidos.
 
A antecipação permite melhores tomadas de decisões e reduz ao máximo os riscos de erros ou acomodações acima dos valores praticados pela organização. Além disso, as chances de encontrar vagas são muito maiores, especialmente se o colaborador viajar em um período de alta temporada (como férias escolares).

3. Considere as avaliações de outros usuários

Citamos também nos tópicos anteriores a necessidade de analisar as avaliações de outros usuários, certo? Isso deve se tornar um processo padrão na sua organização antes de fechar qualquer reserva.
Muitas vezes, apenas é possível descobrir problemas em um determinado hotel, independentemente da natureza, por meio do relato sincero de outros viajantes que estão na posição do seu colaborador.
Por isso, leia com atenção e escolha opções de acomodação que estejam bem classificadas e tenham um alto nível de satisfação entre seus usuários, sempre considerando questões como limpeza do ambiente, atendimento, segurança e conforto.

4. Faça o pagamento antecipado

Muitas empresas utilizam o cartão corporativo para realizar o pagamento de despesas como hospedagem e compra de passagens.
 
Essa é uma boa maneira de permitir os pagamentos antecipados de modo seguro, visto que, qualquer problema ou erro, é possível solicitar rapidamente o estorno do cartão.
 
Além disso, o pagamento antecipado permite um melhor controle de gastos por parte dos próprios gestores, não deixando na mão dos funcionários o acerto com o hotel e minimizando qualquer tipo de risco ou transtorno ao colaborador.

5. Estabeleça os requisitos para reembolso

É importante que os requisitos para reembolso estejam claros para os colaboradores e, por isso, devem ser definidos na política de viagens da corporação.
 
O que significa? Os gestores precisam estabelecer diretrizes para nortear os funcionários acerca de quais despesas podem ser ressarcidas pela organização durante o período da viagem e todas as regras envolvidas.
 
Alguns gastos comuns são: alimentação e deslocamento. No entanto, é possível que tenha despesas diferentes como aluguel de carro, pedágio, diárias a mais no hotel (por conta de imprevistos), gastos no próprio hotel e outros.
 
Nesse sentido, todas essas despesas devem ser previstas pela empresa e estipuladas um teto de gastos, de modo a minimizar situações que coloquem em risco a saúde financeira da organização ou o planejamento orçamentário.
 

6. Sempre solicite comprovantes e relatórios

A apresentação de comprovantes e relatórios ainda é um processo burocrático e complexo em grande parte das organizações que contam com colaboradores viajantes. Entretanto, o gerenciamento de gastos depende de um bom controle desses documentos.
 
Na prática, a regra é muito clara: as empresas devem sempre solicitar comprovantes de gastos para realizar os reembolsos. Muitas vezes, isso é feito por meio dos relatórios, em que os colaboradores descrevem as despesas da viagem, motivos, valores, localização e, juntamente, anexam as notas fiscais.
 
Em outros casos, esse gerenciamento é mais descentralizado e os funcionários não entregam os comprovantes junto com os relatórios. Neste último cenário, as chances de erros e fraudes são altíssimas e é uma situação que toda empresa deve evitar.
 
O ideal é otimizar a produção, entrega e validação dessas notas e relatórios, de modo que a atividade não tome muito tempo da operação que está constantemente viajando e nem dos gestores que precisam analisar os números e liberar os pagamentos.

7. Conte com a tecnologia

Elencando o tópico anterior, apenas será possível otimizar a gestão de despesas relacionadas à hospedagem corporativa por meio da tecnologia.
 
Atualmente, é possível contar com ferramentas completas, que viabilizam o acompanhamento total da viagem do colaborador, desde o planejamento do destino e escolha do roteiro, até o recebimento dos comprovantes, relatórios e monitoramento dos pagamentos.
 
Ao contar com a tecnologia, a sua organização não somente acelera a transformação digital, mas também atinge outros benefícios, como:
  • Aumento da produtividade e eficiência;
  • Redução de tempo na elaboração e validação de relatórios;
  • Minimização de custos;
  • Gestão baseada em dados;
  • Diferencial competitivo.

Conheça o SAP Concur Travel & Expense

O SAP Concur Travel & Expense é uma plataforma completa e intuitiva de gestão de viagens e despesas corporativas.
Combinando as melhores ferramentas do mercado, o sistema integra perfeitamente os processos de T&E em uma solução unificada, intuitiva, simples de usar e que atende as demandas de toda a sua operação. Por meio do SAP Concur Travel & Expense, os seus funcionários e gestores conseguem:
  • Organizar roteiros de viagens;
  • Realizar reservas de hospedagem corporativa e passagens aéreas;
  • Compartilhar itinerários;
  • Acompanhar os deslocamentos em tempo real;
  • Digitalizar recibos e comprovantes de gastos;
  • Atualizar os relatórios de viagens;
  • Enviar as solicitações de reembolsos;
  • Atualizar dados da viagem;
  • Prever gastos;
  • Acessar orçamentos com antecedência e negociar com fornecedores;
  • Definir e implementar políticas de viagens e reembolsos;
  • Acompanhar os pagamentos de reembolsos;
  • Realizar auditorias automáticas em todas as despesas corporativas.
Com isso, é possível elevar a confiabilidade da operação e manter altos níveis de conformidade e governança corporativa, garantindo transparência em todas as transações.
 
Além disso, situações de fraudes ou erros são facilmente detectadas e mitigadas, reduzindo qualquer tipo de risco à sua empresa.
 
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