Software de reembolso corporativo: o que analisar antes de escolher o seu?

07/01/2022

Empresas que desejam maximizar a performance financeira de seus negócios e garantir diferencial competitivo precisam investir cada vez mais em tecnologia, como é o caso do software de reembolso corporativo. Sabemos que a demanda por inovação é grande. Para se ter uma ideia, segundo uma pesquisa da Huawei, a economia digital representará cerca de 24% do PIB mundial até 2025.
 
Por sua vez, um relatório da KPMG nos revela que 67% dos executivos que digitalizaram a operação notaram que os seus negócios avançaram bem mais do que esperavam. Diante disso, o investimento em um software de reembolso corporativo pode proporcionar às organizações uma série de benefícios. Para te ajudar a descobrir quais são eles e como escolher o melhor sistema para a sua empresa, elaboramos um conteúdo completo. 
 

Quais os benefícios de contar com essa ferramenta?

De maneira prática, o software de reembolso corporativo pode ser definido como uma ferramenta que facilita a gestão de despesas empresariais, assim como o ressarcimento desses gastos aos colaboradores. 
 
Geralmente, esse tipo de sistema é bastante utilizado no controle de despesas de viagens corporativas, mas também pode ser usado no gerenciamento de gastos com outros tipos de atividades fora do escritório, como reuniões e treinamentos externos, transporte corporativo ou, até mesmo, home office. Nesse cenário, o software de reembolso corporativo oferece às organizações uma série de benefícios, como:
  • Aumenta a eficiência e produtividade dos processos internos;
  • Simplifica a auditoria dos pedidos de reembolsos;
  • Garante transparência, conformidade e governança corporativa;
  • Minimiza fraudes e erros na operação;
  • Otimiza custos;
  • Permite constantes melhorias nos processos internos;
  • Facilita a implementação de uma gestão mais estratégica.

Como escolher o melhor software de reembolso corporativo?

Para alcançar um gerenciamento efetivo do reembolso de despesas por meio da tecnologia, é fundamental escolher um sistema apropriado e separamos algumas dicas que podem te ajudar nesse processo.

Verifique se a ferramenta permite a digitalização dos comprovantes

Um dos grandes desafios das empresas que precisam realizar reembolsos de despesas é, justamente, o recebimento das notas.
 
Antigamente, os colaboradores precisavam levar esses comprovantes pessoalmente até a empresa, o que acarretava uma grande quantidade de papéis e a necessidade de um espaço físico para armazenar e organizar esses documentos.
 
Com a inovação, os gestores encontraram na digitalização uma forma mais simples, rápida, eficiente e barata de receber esses comprovantes. Por sua vez, essa possibilidade ganhou ainda mais força durante a pandemia, em que os contatos físicos precisaram ser minimizados para a segurança de todos.
 
Nesse sentido, o primeiro passo para escolher um software de reembolso corporativo é, justamente, analisar se a ferramenta permite digitalizar os comprovantes e a qualidade desse recurso.

Analise a usabilidade do sistema

Outro ponto importante a ser analisado é a usabilidade desse sistema. É preciso ter em mente que os colaboradores acessarão essa ferramenta durante os deslocamentos, isso significa que essa tecnologia deve ser intuitiva e completamente responsiva, de modo a facilitar o preenchimento das informações.
 
Por meio da usabilidade, a empresa consegue valorizar a experiência dos colaboradores e maximizar a adequação desses funcionários à tecnologia em questão, o que minimiza erros e acelera a eficiência da operação.
 
Por outro lado, um sistema intuitivo permite que os colaboradores encontrem as informações que precisam com rapidez, inclusive a política de viagens e reembolsos, reduzindo os riscos de que esses viajantes ultrapassem a cota de gastos.

Entenda as funcionalidades do software

O próximo passo é analisar todas as outras funcionalidades disponibilizadas pelo sistema de gestão de reembolsos, o que inclui as possibilidades de gerenciamento financeiro, controle de acesso de usuários, integração com outras plataformas, segurança de dados e auditorias.
 
É importante garantir que a ferramenta escolhida se adeque completamente às necessidades da sua organização, assim como seja flexível, para acompanhar o crescimento dos negócios e mudanças futuras.

Verifique o suporte oferecido

Por fim, verifique qual é o suporte oferecido pelo parceiro antes de escolher um software de reembolso corporativo. É crucial contar com uma empresa especializada que te ajudará em todo o processo de implementação e sustentação da ferramenta.
 
Outra maneira de entender a qualidade do suporte é buscar referências de outras empresas que utilizaram o sistema e analisar as suas percepções. Quanto mais informações você conseguir reunir, melhor será a sua tomada de decisão.
 

Conheça o SAP Concur Expense

O SAP Concur Expense é um sistema de gestão de despesas corporativas completo. Contando com um layout intuitivo e responsivo, a ferramenta é simples de usar e se adapta a qualquer dispositivo, facilitando o dia a dia da operação. Possuindo diversos recursos inovadores, o SAP Concur Expense auxilia o seu negócio em uma série de tarefas, como:
  • Categorização e mapeamento automático de despesas;
  • Digitalização de recibos;
  • Auditoria completa dos pedidos de reembolsos;
  • Cumprimento das políticas internas;
  • Relatórios detalhados e simplificados;
  • Gestão estratégica baseada em dados.
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