Reembolso de despesas para colaboradores: 5 dicas para otimizar o processo

27/08/2020

Estabelecer uma política de reembolso de despesas para colaboradores é fundamental para a gestão financeira de uma organização e ainda deixar as regras para esses custos corporativos bem definidas entre os colaboradores. Almoço com clientes, transporte, viagens e custos com hospedagem, por exemplo, são alguns dos gastos corporativos que precisam ter regulamentações bem estabelecidas para evitar desentendimentos e até possíveis fraudes, que infelizmente acontecem.

Nesse sentido, segundo a Hands On Solution, empresas perdem cerca de 8% do seu faturamento em desvios cometidos por funcionários e menos de 1% dessas organizações investem em ações de prevenção. Diante disso, preparamos esse conteúdo com práticas interessantes para o reembolso de despesas para colaboradores. Confira!

5 dicas para otimizar o processo de reembolso de despesas para funcionários

Defina a política de gastos corporativos

O primeiro passo para realizar esse controle dos custos corporativos é definir uma política de reembolso de despesas para colaboradores. Desta maneira, todos os colaboradores precisam saber exatamente quanto podem gastar com despesas fora da empresa, ou seja, os limites para alimentação, hospedagem, viagens e ainda saberem quais gastos são passíveis de reembolso e quais não são.

Para isso, é preciso realizar um planejamento, baseado em dados e informações, de acordo com a realidade da organização Assim, evita-se os possíveis desentendimentos e até fraudes. 

Crie um processo de reembolso

Após estabelecer a política de reembolso de despesas para colaboradores, é o momento de criar os processos para essa atividade. Aqui, o primeiro passo é definir a entrega de comprovantes dos gastos corporativos. Para isso, os colaboradores precisam apresentar notas fiscais e relatórios de despesas de acordo com a periodicidade que seja mais adequada para o setor financeiro da sua empresa. Além disso, é preciso definir o tempo de reembolso após o envio dos comprovantes fiscais e relatórios.

Faça pagamentos somente com os comprovantes

Como citado acima, é fundamental realizar os pagamentos apenas após o envio das notas fiscais. Assim, evita-se, principalmente, problemas de fraude que ainda é um gargalo financeiro para a maioria das empresas. Com essa regra bem definida, os colaboradores terão a atenção necessária para armazenar suas notas fiscais das despesas para que sejam reembolsados.

Confira os relatórios sempre

Parte fundamental para o sucesso da política de reembolso de despesas para colaboradores é conferir os relatórios dos gastos corporativos. Essa medida, além de também evitar possíveis fraudes, faz com que sejam diminuídos os erros em relação aos valores a serem reembolsados, que acontecem com frequência.

Use a tecnologia a seu favor

Por fim e essencial em tempos de grandes desafios e com a competitividade empresarial cada vez maior, é importante investir em tecnologia e transformação digital. Neste caso, é preciso implementar um sistema de gestão de despesas iniciadas pelos colaboradores. Uma plataforma dessa garante processos mais ágeis, armazenamento e envio de notas fiscais via aplicativos, monitoramento em tempo real, relatórios automatizados e redução de fraudes.

Leia também: Sistema de controle de despesas: vale a pena investir no SAP Concur?

Conheça o SAP Concur Expense

Para implementar e fortalecer uma política de reembolso de despesas para funcionários é preciso contar com um sistema de gestão de despesas iniciadas pelos colaboradores sólido e eficiente. Nesse sentido, o SAP Concur Expense é um sistema de gestão de despesas corporativas que proporciona a administração financeira completa da sua empresa. A plataforma é intuitiva, funcional e responsiva, propiciando uma melhor gestão operacional, automatização de todos os fluxos, melhor adequação por parte dos colaboradores e uma efetiva redução de custos de até 8% nas empresas.

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