Relatório de despesas: saiba como gerar um documento eficiente

30/07/2020

Neste momento desafiador, o relatório de despesas auxilia as organizações na gestão dos gastos iniciados pelos colaboradores, no controle financeiro eficiente e, consequentemente, na continuidade de suas operações. No entanto, para elaborar um documento eficiente, é preciso obter informações de maneira detalhada para assegurar o controle dos custos e o uso inteligente dos recursos de uma empresa. Para reforçar a importância do relatório de despesas, 5% das receitas típicas de uma organização são perdidas devido à fraude todos os anos, de acordo com o infográfico The Staggering Cost of Fraud.

Além disso, segundo o mesmo documento, 83% dos casos de fraude envolvem apropriação indébita de ativos, incluindo o exagero em pedidos de reembolso. Diante deste cenário, para evitar gargalos e prejuízos financeiros, preparamos esse conteúdo com os principais dados que um relatório de despesa deve ter. Confira!

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Conheça os principais dados que um relatório de despesas deve ter

Categoria da despesa

Um relatório de despesa eficiente deve ter uma série de informações pertinentes ao setor financeiro, e a categoria da despesa é um dos itens mais importantes no que diz respeito à organização. Por isso, a empresa deve elencar as principais categorias de gastos iniciados pelos colaboradores e destacar em seu documento, como refeição, estacionamento, combustível, viagens e hotel, por exemplo.

Valor e justificativa do gasto

Outro item fundamental para que o setor financeiro de uma empresa possa realizar o correto reembolso aos colaboradores, de maneira ágil e assertiva, é especificar o custo de cada despesa. Vale destacar que é importante ter um campo para o colaborador justificar ou ainda adicionar alguma observação que seja importante para o setor financeiro sobre a despesa.

Data

Para que a política de reembolso tenha o sucesso esperado, tanto para os profissionais como para a organização, é preciso também indicar a data de cada despesa. Por meio da data que a área financeira da empresa organiza os reembolsos. Por isso, é importante colocá-la de maneira correta para que não tenha nenhuma discrepância que cause atrasos nos reembolsos.

Nome do estabelecimento

O nome do estabelecimento em que o custo foi realizado também precisa ser incluído no relatório de despesas. Assim, a empresa pode conferir se a despesa é reembolsável e ainda permite evitar possíveis fraudes.

Comprovantes e nota fiscal

Por fim, talvez um dos campos mais importantes de um relatório de despesas é o comprovante do gasto. Desta maneira, o documento deve ter informações como nome do estabelecimento, data, descrição da despesa e forma de pagamento.

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Confira as vantagens de ter um relatório de despesas

Agora que já foram indicados os principais itens, é importante apontar todos os benefícios que uma empresa garante ao realizar o relatório de despesas. Confira:

  • Gerenciar as despesas ao longo do mês

  • Ter uma visão geral dos gastos

  • Definir e acompanhar indicadores de performance

  • Descobrir quais itens geram mais despesas

  • Conhecer o perfil de clientes que geram mais gastos

  • Analisar serviços que parecem gerar mais gastos

  • Otimizar a gestão de despesas e a política de reembolso

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Conheça o SAP Concur Expense

Para garantir a eficiência nos relatórios de despesas, bem como toda a gestão dos gastos iniciados pelos colaboradores, é importante contar com a melhor solução de tecnologia de gestão financeira e realmente reduzir os custos do seu negócio. Nesse sentido, o SAP Concur Expense é uma plataforma de gerenciamento de gastos que proporciona o controle financeiro total da sua empresa

Na prática, o sistema promove o acompanhamento dos custos internos em tempo real, garante conectividade, centralização de informações e emite relatórios completos. Além disso, o sistema é intuitivo, funcional e responsivo, propiciando uma melhor gestão operacional, automatização de todos os fluxos, melhor adequação por parte dos colaboradores e uma efetiva redução de custos nas empresas.

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