Transporte corporativo: como otimizar a gestão da sua empresa com tecnologia

16/12/2021

Não é de hoje que a gestão de despesas relacionadas ao transporte corporativo representa um enorme desafio para as organizações. Segundo dados do IBGE, no Brasil, os trabalhadores gastam, em média, 4,8 horas em deslocamentos de casa ao trabalho. Enquanto em cidades grandes, como São Paulo, esse período fica em torno de 7,8 horas.
 
Por sua vez, não somente as idas até o escritório que tomam tempo dos funcionários, isso porque existem diversas razões que incentivam essas tramitações, como reuniões externas, auditorias e, até mesmo, as próprias viagens corporativas.
 
Antigamente, porém, esse processo era feito apenas por meio dos serviços de táxis ou transfers. Nesse cenário, o colaborador chamava um transporte, pagava, emitia o comprovante e o enviava ao financeiro para reembolso. Com a transformação digital, tanto as empresas quanto os colaboradores podem contar com meios de transporte corporativo alternativos para se deslocarem pela cidade, como os aplicativos e as opções de fretados.
 
Essas novas possibilidades, inclusive, se adequam às mudanças no perfil da própria população, que tem buscado por maneiras mais dinâmicas, baratas e seguras para se locomoverem. Para se ter uma ideia, segundo dados de um levantamento do Guia de Bolso, divulgado pelo Portal R7, os brasileiros gastam, em média, R$ 1,6 mil por ano com serviços de transporte por aplicativo.
 
Nesse sentido, para que as organizações consigam gerenciar corretamente todas essas informações, independentemente de qual seja o tipo de transporte corporativo utilizado, contar com a tecnologia é crucial. Neste artigo, elencamos a importância de adotar uma ferramenta apropriada para a gestão de despesas e como otimizar esse processo dentro do seu negócio. Continue com a sua leitura e saiba mais.
 

Qual é a importância da tecnologia no gerenciamento de despesas corporativas?

Ao contar com ferramentas tecnológicas para gerenciar as despesas do transporte corporativo, as organizações podem alcançar uma série de benefícios, como:

Melhora o controle de gastos

Um dos objetivos comuns da gestão de despesas corporativas é, justamente, otimizar gastos. Os fluxos tradicionais de controle são pouco eficientes para atingir essas metas, isso porque torna o gerenciamento de informações mais superficial e não permite total administração dos processos internos.
 
Com esse cenário, aumenta-se também as chances de fraudes e erros nas operações financeiras, o que pode gerar desperdícios e maximizar consideravelmente os gastos da organização. Diante disso, o uso de novas tecnologias permite melhor gerenciamento de todos os processos e clareza nas operações, minimizando riscos e viabilizando a implementação de constantes melhorias para otimizar o controle de despesas.

Garante transparência nos reembolsos de despesas

Elencando o tópico anterior, ao ter processos bem definidos, a empresa consegue atingir total transparência nos reembolso de despesas. Isso significa que os gestores saberão não apenas os valores a serem pagos, mas a razão. Ou seja, todos os gastos estarão sempre muito bem descritos, inclusive de transporte corporativo, com todos os dados necessários para a validação, como trajeto, horários, motivos e outras informações.

Centraliza todas as informações

Lembra-se que falamos no começo deste artigo a respeito dos processos tradicionais de gestão de despesa? Pois bem. Esses fluxos não permitem a centralização de todas as informações acerca da equipe, isso porque grande parte das atividades são manuais.
 
Com a tecnologia, o cenário é diferente. Toda a parte de comprovação das despesas é realizada online, assim como o preenchimento de dados, envio de solicitações e validação. A própria ferramenta organiza e centraliza todas as informações, as deixando disponíveis para os usuários de acordo com as necessidades de cada perfil.
 
Ao unificar esses dados, a tecnologia também é capaz de facilitar o acompanhamento por parte dos gestores, assim como simplificar a resolução de qualquer tipo de problema, afetando positivamente na eficiência e resiliência da operação.

Permite que os funcionários acessem os dados de qualquer lugar

Um dos principais benefícios de realizar o gerenciamento de despesas por meio da tecnologia é a flexibilidade. As ferramentas atuais rompem completamente as barreiras geográficas e permitem que os funcionários consigam acessá-las de qualquer lugar.
 
No caso das viagens corporativas, em que os colaboradores precisam se deslocar até outra cidade, estado ou, até mesmo, país, esse dinamismo da tecnologia facilita, e muito, o controle de gastos, pois os funcionários podem enviar os comprovantes e solicitações em tempo real.
 
Com isso, não existem riscos de que notas fiscais, por exemplo, se percam durante a viagem ou sejam esquecidas em algum lugar que inviabilize a sua apresentação. Por outro lado, caso os colaboradores tenham dúvidas acerca de algum assunto interno, eles podem acessar rapidamente a plataforma e conferir as informações que precisam.

Unifica as formas de pagamento

De acordo com uma pesquisa realizada pela IDC, 69% dos consumidores que utilizam meios de transportes por aplicativos costumam pagar as corridas em dinheiro, enquanto 19% usam aplicativos. Além disso, esse levantamento também nos revela que 11% preferem pagar com cartão (crédito ou débito), 38% utilizam carteiras digitais e 25% preferem usar o QR Code.
 
Nesse sentido, já entendemos que cada viajante possui um perfil e uma preferência. No entanto, para que seja possível realizar o gerenciamento de reembolso, as empresas precisam unificar essas formas de pagamento ou a maneira que recebe esses comprovantes e a tecnologia é crucial para isso.
 
Com as ferramentas certas, é possível centralizar todos esses recursos em um único lugar, viabilizando um melhor gerenciamento e reduzindo os riscos de que os colaboradores ultrapassem o teto de gastos.

Simplifica a emissão e análise de relatórios

Por fim, a tecnologia também simplifica a emissão de relatórios completos e detalhados sobre a operação. Com essas informações, os gestores conseguem tomar decisões mais estratégicas, baseadas em dados atualizados e garantir a sustentabilidade dos negócios.
 
Assim como, é possível encontrar gargalos na operação com mais facilidade, reduzindo as chances de prejuízos financeiros ou erros que prejudiquem a eficiência dos processos.
 

Como otimizar a gestão das despesas de transporte corporativo com tecnologia?

Para otimizar a gestão de despesas de transporte corporativo por meio da tecnologia é necessário adotar uma série de medidas, como:

Crie uma política de transporte corporativo

Quando falamos sobre viagens e despesas corporativas, a palavra “política” já é bem íntima para os gestores, afinal, todos os processos devem seguir um planejamento muito bem detalhado e isso começa a partir da criação de um documento que sistematiza todos esses fluxos.
 
Nesse cenário, é preciso elaborar uma política de transporte corporativo, com informações acerca de todas as regras da empresa. Ou seja, quanto o colaborador pode gastar em transporte, quais são os tipos de transportes reembolsáveis, quais são os deslocamentos (ou mínimo de quilometragem), como os gestores devem ser avisados, situações e horários em que são permitidos utilizar esses meios de transporte e possível limitação.
 
É importante criar um documento que seja facilmente entendido por toda a operação e fique disponível para os colaboradores visualizarem essas informações sempre que necessário.

Alinhe essas normas com a política de reembolso da empresa

Outro ponto importante é alinhar a política de transporte corporativo à própria política de despesas da empresa, tanto no que concerne aos prazos, quanto aos tipos de informações que devem ser enviadas nas solicitações e todo o processo de prestação de contas.
 
Esse tipo de medida permite alinhar todos os fluxos da empresa e garantir a padronização da operação, minimizando que erros ocorram e alinhando toda a comunicação.

Tenha uma gestão de orçamento

A gestão de orçamento é responsável por definir, estimar e acompanhar o desempenho financeiro da sua empresa, tudo isso alinhada à política de transporte corporativo.
 
Uma boa opção é trabalhar com centro de custos, em que cada departamento da empresa é responsável por estabelecer o quanto será investido em diferentes atividades e serviços. Nesse cenário, esses setores recebem um orçamento para um determinado período e precisam definir como o valor será utilizado de acordo com as prioridades e necessidades da empresa.
 
Além disso, esses departamentos também são responsáveis por otimizar constantemente os gastos, garantindo sustentabilidade e investimentos em medidas mais estratégicas para o crescimento dos negócios.

Exija sempre comprovantes de gastos

Um erro de muitos gestores quando falamos sobre transporte corporativo é acreditar que não há necessidade de comprovar essas despesas ou, ainda, que não é possível emitir demonstrativos em todo o tipo de deslocamento.
Como citado no começo deste texto, atualmente, existem inúmeras possibilidades de realizar um deslocamento pela cidade, desde os meios tradicionais até os próprios aplicativos.
 
Nesse sentido, o surgimento dessas inovações facilitou o acesso à informação, isso porque uma corrida por aplicativo, por exemplo, envia um comprovante ao e-mail do usuário com o valor, data, horário, distância e, até mesmo, o caminho percorrido.
 
Nos outros meios de transporte, também é possível obter demonstrativos completos e bastante descritivos. Por isso, não deixe de exigir sempre o comprovante dos colaboradores acerca dos gastos com transporte, de modo a minimizar os riscos de fraudes.
 
Além disso, estes comprovantes são anexados à sua base de dados e auxiliam em futuras análises preditivas. Ou seja, reúnem informações sobre a operação e ajudam a identificar padrões, entender os maiores ou menores gastos, prever despesas e reconhecer situações incomuns.

Faça relatórios dos deslocamentos

Independentemente de qual seja o motivo do deslocamento, é preciso sempre solicitar ao seu time o devido relatório. No caso das viagens corporativas, as informações relacionadas ao transporte, em grande parte dos casos, estão imputadas em um único documento, com dados sobre outros tipos de gastos durante a viagem.
 
No entanto, caso o uso do transporte corporativo não ocorreu nas viagens, é preciso sempre especificar isso à parte, elencando o porquê do deslocamento, valores, horários e outros dados já previstos pelo planejamento citando no primeiro tópico.
 
Os relatórios auxiliam a enxergar a operação de maneira holística e dão insumos suficientes para planejar os futuros gastos. Além disso, é possível tomar melhores decisões até mesmo sobre a própria empresa, como troca de fornecedores ou alterar os modelos de processos quando estes se tornarem incabíveis à realidade do negócio.
 

Oriente corretamente os colaboradores

Para que toda a gestão de despesas do transporte corporativo funcione, é fundamental orientar adequadamente os colaboradores. Isso significa que todos os funcionários deverão entender as políticas internas, assim como os prazos adequados para envio dos demonstrativos e relatórios, responsáveis e quaisquer outras questões que envolvam os reembolsos de despesas.
 
Prepare materiais de orientação também a respeito da tecnologia utilizada e como os colaboradores podem enviar essas informações por meio da plataforma. Quanto mais preparados os seus funcionários estiverem, menores são as chances de erros.

Otimize constantemente a operação

Finalmente, atue de maneira preditiva e otimize constantemente a operação. Os deslocamentos corporativos sempre vão continuar fazendo parte da rotina de diversas empresas, no entanto, isso não significa que os gestores não possam melhorar os processos e alcançar redução de custos.
 

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