Como tomar decisões estratégicas com o auxílio do relatório de despesas corporativas?

04/03/2020

Os deslocamentos corporativos são processos muito comuns em grandes empresas. Entretanto, essas viagens desencadeiam uma responsabilidade bastante estratégica: a elaboração de relatório de despesas. Na prática, esse documento tem como objetivo principal destacar todos os gastos que os colaboradores tiveram durante a locomoção, que envolvem passagens aéreas, hospedagens, alimentação e transporte.

Além da missão informativa dos dados e transparências das informações organizacionais, o relatório de despesas também possui a tarefa de permitir decisões mais estratégicas por parte da corporação. Por isso, confira abaixo o passo a passo para a elaboração desse documento e como ele pode auxiliar o seu negócio. 

Passo a passo para elaboração do relatório de despesas

Como citado, o relatório de despesas envolve uma série de processos e dados, cujo os gastos variam de acordo com o país de destino. Para se ter uma ideia, de acordo com dados do BTN (Business Travel News), apenas em Nova York, nos Estados Unidos, pode-se empregar US $ 144.85 só com a alimentação durante a estadia de um dia. Portanto, manter o controle detalhado de todos os gastos durante as viagens corporativas é fundamental para melhor gestão empresarial e a preservação financeira da organização.  Veja os passos fundamentais para a elaboração do relatório de despesas. 

Considere a política de viagens corporativas

Muitas empresas falham drasticamente ao não estabelecerem uma política de viagens corporativas. De modo geral, essas diretrizes devem considerar todos os fluxos da organização e aspectos do deslocamento. Por isso, ao elaborar o relatório, é fundamental ponderar as normas de locomoção da empresa, tanto no que diz respeito aos custos, quanto nos reembolsos ou, até mesmo, modelo de preenchimento dos gastos. 

Planeje os gastos

No planejamento de despesas, é essencial que a corporação estabeleça um padrão para todos os reembolsos. Ou seja, o que é reembolsável pela empresa? O que diz respeito aos gastos organizacionais e quais são despesas pessoais? Como diferenciar esses valores?

Nesse sentido, ainda, é importante que a companhia pesquise todos os custos cabíveis no deslocamento e planeje o orçamento com antecedência, por exemplo: qual a média de valores para diárias em hotéis ou passagens aéreas no local?

Adote a padronização de processos

Um outro método essencial para adotar no relatório é a padronização dos processos. Afinal, a empresa receberá essas informações por quais canais? Qual formato? A sistematização metodológica minimiza os riscos de erros ou falhas, como também garante que todos os colaboradores receberão seus reembolsos de maneira correta. Além disso, a uniformização de informações permite uma melhor gestão dos deslocamentos e dados mais claros aos colaboradores, inclusive no que diz respeito aos roteiros, hospedagens, horários de vôos e outros. 

Arquive todos os comprovantes

É muito comum que durante as viagens os funcionários percam algum comprovante, seja de alimentação ou transporte. Entretanto, uma das premissas de qualquer corporação, é realizar o reembolso dos gastos apenas com a apresentação da nota fiscal. Portanto, a ausência do documento pode gerar uma série de problemas. Por isso, uma dica bastante eficiente no momento de elaborar o relatório de despesas é planejar um ambiente para que os colaboradores consigam lançar essas informações onlines, inclusive para armazenamento dos comprovantes. 

Coloque informações completas no relatório

Por fim, é momento de definir quais informações farão parte dessa apresentação. A dica é: sempre coloque dados completos, tais como:

  • Nome, contato, cargo, setor e dados bancários do colaborador;

  • Destino do deslocamento, finalidade, horários de saída e retorno previstos;

  • Transportes utilizados (vôos, carro, ônibus, trens, metrôs, traslados, táxis, pedágios, combustíveis);

  • Todos os gastos com alimentação (café da manhã, almoço, jantar etc). 

Quanto mais amplo forem os relatórios, melhores serão as justificativas dos gastos e mais simples serão os processos para aprovação das despesas. 

Decisões estratégicas com o auxílio do relatório de despesas corporativas

Relatórios completos oferecem uma série de vantagens para a corporação, como: acesso a informações atualizadas em tempo real, melhor gestão empresarial, histórico de dados e, principalmente, suporte para tomadas de decisões mais estratégicas. Na prática, é possível analisar com mais riqueza de dados todos os documentos, identificando rapidamente gastos desnecessários, falhas de processos e, até mesmo, a necessidade de modernização dos fluxos. Uma dica bastante efetiva para elaboração de amplos relatórios de despesas é a adoção de uma plataforma de gestão de viagens, como o SAP Concur Travel

Por meio do software é possível não apenas planejar todo o deslocamento, mas também os gastos envolvidos, receber as notas para reembolsos e ter as informações necessárias para melhor administração das viagens.


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