Planejamento financeiro mensal: como evitar gastos fora de controle e melhorar a gestão

30/11/2021
É fato que a forma como os colaboradores realizam gastos está mudando. Então, se antes era fácil ter todas as despesas sob controle, agora, com a maior diversificação da natureza de gastos e a ampla gama de categorias, fica fácil perder a mão e não visualizar que os desembolsos estão além do orçamento estipulado. Por isso, um planejamento financeiro mensal é essencial para ajudar a gerenciar as despesas.
 
Com um plano adequado, é possível não só diminuir o risco de as empresas não contabilizarem os gastos corretamente, como também melhorar o controle, a visibilidade e a gestão financeira. Neste artigo, vamos abordar de forma mais detalhada este tema, com o objetivo de entender como acontecem e como evitar os gastos fora de controle, além de mostrar como o planejamento financeiro mensal é uma estratégia valiosa neste cenário.
 

Mas o que podemos considerar como despesas dos colaboradores?

Antes de mais nada, vamos explicar o que são esses desembolsos iniciados pelos colaboradores. Trata-se de gastos em que os funcionários têm a liberdade de selecionar o que comprar, quando comprar, de quem e por quanto, desde que tudo esteja dentro da política de despesas da empresa.
 
Ou seja, são compras relacionadas a diversas categorias, como alimentação, combustível, táxi, pedágio, material de escritório, aluguel de sala de reunião, passagem aérea para viagem de negócio, hospedagem, contas de energia, internet e celular, despesas de home office, entre outras tantas.
 
A depender dos benefícios fornecidos por cada empresa, ainda é possível ter gastos categorizados como educação corporativa, com treinamentos e qualificação profissional, serviços de saúde e bem-estar, como auxílio de um psicólogo, e até gympass, isto é, academia.
 
Além disso, em decorrência da pandemia do coronavírus, outros custos começaram a ser realizados pelos colaboradores para segurança, como máscaras de proteção, álcool em gel, luvas, testes de PCR etc. Na prática, são inúmeros os tipos de despesas que podem ser considerados dentro da realidade de cada negócio. O mais importante é a forma como tais gastos são comprovados para não se perder o controle. Nesse sentido, vamos falar sobre o planejamento financeiro mensal mais à frente.
 

Como os gastos podem ficar fora de controle atualmente?

O objetivo é sempre que todas as despesas mencionadas acima sejam visíveis, compatíveis e controladas pela gestão. Isso também facilita a geração dos relatórios de gastos, os processamentos de faturas e os pagamentos de reembolsos.
 
No entanto, nem sempre os gastos ficam claros. Vejamos um exemplo. Um colaborador faz uma reserva de hospedagem diretamente com o hotel ou aluga um carro para se dirigir a uma reunião, usando dinheiro ou cartão pessoal. Então, até o funcionário enviar o relatório de despesas para reembolso (o que pode demorar dias e até semanas), esses custos são meio que ‘invisíveis’.
 
Agora, imagine só, uma organização com 50 profissionais e que boa parte deles realize gastos assim. O que vai acontecer com a gestão financeira? Certamente, vai perder o controle, não vai identificar o volume correto de despesas e nem vai perceber o estouro do orçamento.
 
E, apesar de muitas empresas terem políticas para orientar os funcionários nas decisões de compras e com os orçamentos corretos para os gestores cumprirem, é comum que o volume real das despesas nem sempre fique claro e visível até que os desembolsos estejam consumados.
 
Nem os negócios que usam sistemas de gestão de despesas, para fazer e comprar reservas de passagens aéreas, relatar despesas ou processar faturas de fornecedores, estão livres desse problema. Isso porque, mesmo assim, podem haver ‘gastos invisíveis’.
 
De acordo com estudo da Phocuswright, só 36% dos viajantes ​​usam sua ferramenta de reserva corporativa para reservar serviços de viagem, como hotéis, passagens aéreas e aluguel de automóveis. Então, existe uma quantidade significativa de gastos com viagens não contabilizados, como na situação comentada anteriormente. Portanto, não basta só ter o sistema de gestão. É preciso também conscientizar a equipe sobre o uso adequado, conforme as políticas previstas e o orçamento, atuando dentro do planejamento financeiro mensal.
 

Quais as consequências da falta de controle de gastos?

É importante também enfatizar os problemas que os negócios podem enfrentar ao não realizar o controle adequado das despesas dos colaboradores, além do estouro do orçamento. Confira 4 impactos negativos:
 
Falta de previsão: a empresa sofre com a incapacidade de prever quanto será gasto ou potencialmente economizado em determinado período.
Perda de desconto: com o excesso de gastos, não é possível aproveitar potenciais promoções de fornecedores no momento do pagamento.
Ausência de mensuração de informações: neste cenário, os gestores não conseguem medir totalmente os gastos dos colaboradores e não têm dados adequados para melhorar o controle financeiro, as negociações com fornecedores e embasar as decisões.
Não identificação de fraudes: a perda de controle dos gastos também implicaria em problemas em relação às fraudes, já que seria muito mais difícil identificar e mitigar esses casos, com alto risco de despesas fora de conformidade.
 

Como o planejamento financeiro mensal ajuda a gerenciar os gastos

Segundo o levantamento Budget Trends, 36% das empresas querem criar uma área voltada para planejamento financeiro e orçamento para mensurar os resultados do negócio.
 
Além disso, cerca de 39% dos respondentes revelaram que conseguiram economizar em despesas operacionais com o planejamento financeiro desenvolvido de forma assertiva. Na prática, a definição e o desenvolvimento de um planejamento financeiro mensal auxilia na otimização de custos e no gerenciamento de gastos. Veja como o plano pode colaborar na prática.

Melhorar a organização

São muitas atividades relacionadas com a gestão de despesas, desde a estruturação de orçamentos, cotações e acompanhamento dos gastos até os processos de reembolsos e análise de dados dos gastos.
Então, o primeiro ponto de melhoria implementado pelo planejamento financeiro é o aperfeiçoamento da organização de fluxos de trabalho, processos e da gestão financeira. Afinal, com todos os detalhes conhecidos, é possível otimizá-los e controlá-los.

Controlar as viagens

O planejamento financeiro mensal também permite facilitar o controle de viagens, com a definição do número de deslocamentos que pode ser realizado por mês e por setor, assim como os limites de gastos em cada viagem.
 

Criar políticas de despesas e reembolsos

Apoiados pelo planejamento realizado, os gestores devem criar as políticas de despesas e reembolsos, de forma a melhorar o controle dos gastos. Vale lembrar que tais regras devem ser bem planejadas, revistas e atualizadas conforme os cenários que se apresentam.
 
Por exemplo: com o futuro do trabalho, mais voltado para o modelo híbrido, as políticas devem considerar as despesas de home office e do escritório presencial, entre outras. Além disso, as empresas também devem analisar as necessidades e particularidades do seu setor e dos colaboradores. Certamente, um negócio mais voltado para vendas e atividades de campo precisa avaliar as rotinas dos profissionais externos para disponibilizar uma política diferenciada, com maior orçamento dentro do seu planejamento financeiro mensal.
 

Ter um fluxo de aprovação de despesas

Para o planejamento financeiro mensal ser efetivo, é importante ter um processo bem estruturado e claro de aprovação de despesas. Ou seja, contar com um fluxo de aprovação bem definido ajuda e muito, pois garante que tenha gestores e responsáveis por analisar os gastos e relatórios antes de pagar os reembolso. Desse modo, é possível evitar brechas e possíveis fraudes nas despesas que gerem custos extras.

Separar e categorizar corretamente as despesas

Gerenciar os gastos, com auxílio do planejamento financeiro mensal, passa também por separá-los e categorizá-los corretamente. Assim, é possível ter uma visão melhor de cada custo realizado no período para verificar se todos estão dentro do previsto.

Medir gastos invisíveis

Além de controlar melhor os gastos para que eles não se percam e fiquem bagunçados, também é importante implementar medidas para medir as despesas invisíveis, tornando-as mais claras. Neste caso, a ação mais assertiva é capturar os dados por trás dos gastos gerados nos diferentes canais. Com isso, é possível identificar os custos relacionados e otimizar o controle.
 
Outra dica relevante aqui é usar técnicas de inteligência preditiva para verificar o que foi dispendido nos últimos meses e traçar previsões para os próximos. Dessa forma, a gestão pode utilizar tal previsão para elaborar o planejamento financeiro mensal e assegurar que as despesas fiquem à vista.
 

Concentrar as informações em um só lugar

Um benefício de associar o planejamento financeiro mensal ao controle de despesas, principalmente com o uso de um sistema, é a possibilidade de unir e integrar os dados financeiros, de despesas dos colaboradores, de processamento de faturas dos fornecedores, entre outros detalhes, em um só lugar. Então, os gestores têm visão centralizada e integrada de todas as informações financeiras, tendo todos os insumos necessários para a tomada de decisão mais assertiva.

Eliminar gastos com cartões pessoais dos funcionários

O uso de cartão pessoal é um dos responsáveis por gastos invisíveis. Assim, é preciso minimizar isso ao máximo ou, se possível, eliminar. Claro que tal prática diz respeito às políticas de despesas. Afinal, a não utilização de cartões pessoais como forma de pagamento dos gastos corporativos deve estar prevista nas regras internas.
 
Mas o planejamento financeiro mensal pode ajudar nessa situação, já que é possível fazer um monitoramento desse gasto invisível periodicamente com uma redução gradual no uso do cartão pessoal. Até porque, como é algo que já está enraizado na cultura da empresa, não será do dia para noite que seu negócio vai eliminar os processos de gastos corporativos com cartões pessoais.

Cuidar de despesas variáveis

Outro ponto importante do planejamento financeiro mensal é a possibilidade de cuidar das despesas variáveis dos colaboradores, como contas de celular, energia e internet. Apesar dos custos variarem, como diz o próprio nome, é possível traçar uma média dos últimos 12 meses como base para calcular a previsão de gastos do mês.
 

Adotar tecnologias inteligentes

Quando pensamos em controle de despesas, as ferramentas tecnológicas são um aliado fundamental tanto para gerenciar os gastos, como para usar o planejamento financeiro e visualizar se os objetivos estabelecidos no plano são cumpridos.
 
Especialmente na parte de gestão de despesas, o sistema pode otimizar processos como prestação de contas, relatórios e reembolsos, trazendo visibilidade financeira, controle e dados.

Analisar os relatórios

Além do uso de tecnologias no planejamento financeiro e gerenciamento de gastos, outra estratégia fundamental é a análise de relatórios com sistemas de gestão. Por meio dessa prática, é possível checar os dados de despesas com frequência, verificar se as políticas estão funcionando, se os gastos estão dentro do orçamento, quais os colaboradores que mais desembolsaram recursos, quais as categorias mais dispendiosas, entre outros.
 
Assim, é possível identificar padrões dos gastos e desvios do cenário ideal, revisar o planejamento e evitar prejuízos no futuro.
 

Abandonar o controle manual

Por fim, uma forma fácil de perder o controle dos gastos é realizar os processos e a gestão manualmente. Isso certamente vai gerar erros, falta de visibilidade e despesas acima do orçamento. Ou seja, são muitos os riscos associados à utilização de tarefas sem automação.
 
Por isso, tudo que der para automatizar no gerenciamento de despesas, os gestores devem fazer. O que previne de falhas, retrabalhos, fraudes e custos altos. Com o sistema de gestão aqui também, é possível facilitar a gestão dos gastos, minimizar os erros e potencializar a produtividade da equipe.

Conheça a SAP Concur

Para cumprir com as melhores práticas para evitar os gastos fora de controle e implementar um planejamento financeiro mensal eficiente, os gestores podem contar com o apoio de uma solução de gestão de despesas corporativa, como o SAP Concur Expense.
 
A ferramenta traz automação de processos para prestação de contas, reembolsos e relatórios de gastos de colaboradores. Além disso, permite maior visibilidade financeira, com a categorização dos diferentes tipos de despesas. Assim, é possível identificar potenciais de melhoria e fazer previsões e planejamentos futuros.
 
Outro benefício importante da solução é a identificação de riscos e a mitigação de fraudes nas despesas corporativas, por meio de recursos de auditoria, detecção automática e inteligência consultiva. Quer saber mais detalhes? Entre em contato agora mesmo conosco!

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