Por que é importante identificar e classificar corretamente os custos?

Embora muitos gestores reconheçam o quanto a gestão financeira é essencial para a sobrevivência das empresas, alguns ainda se perguntam: por que é importante desvendar a classificação de custos e despesas?

Identificar e classificar corretamente os gastos gerais é fundamental para manter as contas em dia, com um fluxo de caixa saudável e equilibrado, para garantir a continuidade das operações e o fortalecimento do seu negócio. Além disso, caso você precise cortar investimentos, entender a separação entre custos e despesas é necessário para não comprometer as atividades-fim.

Quer saber outros motivos que mostram por que é importante identificar e classificar corretamente os gastos? Neste artigo, vamos mostrar um pouco sobre a gestão financeira nos negócios e as principais diferenças entre os recursos envolvidos. Continue a leitura!

Qual a classificação de custos e despesas?

O primeiro passo para descobrir por que é importante identificar a classificar corretamente os custos é a partir da caracterização de cada fator envolvido na gestão financeira. Por isso, vale a pena conhecer as diferenças entre o custo e a despesa.

O que é custo?

O custo é o recurso financeiro para a compra ou aquisição de um item, tendo ligação direta com a produção de mercadoria e serviços. Dessa forma, os exemplos mais comuns de custos são:

• matéria-prima;
• mão de obra;
• embalagens;
• depreciação de máquinas ou equipamentos;
• viagens corporativas;
• entre outros.

O que é despesa?

A despesa diz respeito aos gastos relacionados à administração da empresa, como investimentos na área comercial, marketing, desembolsos para manutenção da estrutura, entre outros.

Esse é um recurso que não contribui diretamente para a produção de mercadorias ou serviços. Os exemplos mais comuns são: contas de eletricidade, aluguel de estabelecimentos e materiais de escritório.

Tanto os custos quanto as despesas podem ser variáveis ou fixos. De modo simplificado, os gastos fixos não variam conforme o volume produzido ou com cobrança independente do faturamento do negócio. Já os variáveis dependem da comercialização dos produtos ou serviços, com valores diferentes conforme a demanda.

Vale notar que os custos são gastos necessários, já que resultam na produção relacionada às atividades principais do negócio. Já as despesas podem ser administradas de maneira mais flexível.

Por isso, caso esteja precisando cortar gastos no negócio, olhe primeiro para as despesas. Com isso, a atividade-fim do negócio não será comprometida, ainda que os gestores optem por uma estrutura mais enxuta.

Leia também: Conheça o SAP Concur Expense e melhore o controle de despesas em sua empresa

Como identificar se um custo é direto ou indireto?

Além das diferenças e semelhanças entre custos e despesas, é uma boa ideia separar os custos entre diretos e indiretos. Assim, você terá dados ainda mais precisos para fazer sua gestão financeira. Vamos entender cada um deles.

Custos diretos

Os custos diretos, como o próprio nome sugere, são aqueles diretamente associados a um segmento específico do negócio. É o dinheiro destinado à produção de um bem, um serviço ou qualquer produto relevante para o empreendimento.

Um exemplo: suponhamos uma empresa que comercialize softwares feitos sob medida para as necessidades da empresa. Nesse caso, os custos diretos serão as ferramentas ou plataformas de programação utilizadas para criar um programa.

Custos indiretos

Os custos indiretos são aqueles que não são empregados diretamente na criação dos produtos comercializados, mas que fazem parte do funcionamento do negócio. No nosso exemplo da empresa que fabrica softwares, ela precisa de luz elétrica e de internet para os funcionários desenvolverem as soluções — ou seja, configuram custos indiretos.

Note que a diferença entre custo indireto e despesa é bem clara. O primeiro se relaciona às atividades-fim da empresa, enquanto a segunda está ligada à manutenção do negócio. Quando uma companhia decide alocar a maioria dos funcionários no home office, por exemplo, ela tem a oportunidade de cortar parte das suas despesas com o aluguel de um edifício.

Por que é importante identificar e fazer a classificação de custos e despesas?

Agora que você já sabe as principais diferenças entre os gastos, está na hora de entender por que é importante identificar e classificar corretamente os custos e as despesas. Quando você realiza a gestão financeira de modo mais profundo, há alguns benefícios relevantes, como:

• obtenção de informações atualizadas sobre os gastos do negócio;
• as informações mapeadas adequadamente diminuem os riscos de fraudes nas despesas;
• pode-se visualizar os gastos de maneira mais clara e melhorar o controle de gastos;
• maior qualidade na produção de bens e serviços;
• a tomada de decisão embasada pelas informações se torna mais assertiva e possível de acontecer em tempo real;
• melhoria na precificação dos produtos e serviços comercializados;
• a competitividade da empresa no mercado aumenta;
• significativo aumento da lucratividade;
• desenvolvimento de um planejamento orçamentário mais preciso;
• direcionamento certeiro de investimentos, com base em dados confiáveis.

Essas são as principais razões do porquê é importante identificar e classificar corretamente os custos. Quer dizer que essa definição ajuda muito na consolidação e expansão do seu negócio, além de oferecer maior potencial para crescimento.

Veja aqui: Gestão de despesas: supere desafios com a união do SAP Concur e SAP Business One

Como a tecnologia ajuda a ter um maior controle orçamentário?

A SAP Concur é especializada no desenvolvimento de ferramentas para controle de custos e despesas corporativas. Para que esse processo seja eficiente, existe o SAP Concur Expense.

Trata-se de uma plataforma intuitiva que colabora com a gestão de despesas iniciadas pelos colaboradores (alimentação, viagens, hospedagens, deslocamentos, material de escritório, home office, cursos, entre outros).

O SAP Concur Expense proporciona automação nos procedimentos de pedidos e aprovações de reembolsos, envios de notas fiscais e melhor visualização dos gestores. Além disso, elabora relatórios completos dos gastos corporativos. A plataforma também proporciona um acompanhamento mais próximo de indicadores relevantes.

Assim, é possível ter maior visibilidade e controle dos gastos, facilitando a tomada de decisão. Agora que você conheceu as diferenças e classificação de custos e despesas, ficou mais fácil lidar com a gestão financeira do negócio. Conte com a tecnologia para tornar esse processo ainda mais preciso.

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