Gestão de despesas: supere desafios com a união do SAP Concur e SAP Business One

13/04/2021
 
A gestão de despesas é indispensável para facilitar o controle de gastos, dar maior visibilidade financeira e otimizar o planejamento empresarial no curto e médio prazo. O que garante maior assertividade nas estratégias de negócios, melhora a previsibilidade de custos, o fluxo de caixa, o orçamento e os investimentos no longo prazo.
 
Além disso, o gerenciamento de despesas contribui de forma essencial para que as empresas enfrentem períodos economicamente instáveis e de crise. Assim, é possível identificar desperdícios, gastos desnecessários e maneiras de reduzir os custos.
 
Então, para superar os desafios da gestão de despesas, os gestores devem investir na união das melhores soluções tecnológicas, assegurando níveis satisfatórios de automação, visibilidade dos processos e controle operacional.
 
A seguir, conheça os principais desafios relacionados à gestão de despesas e também quais os benefícios da união do SAP Concur com o SAP Business One.

Quais os principais desafios da gestão de despesas?

Fica claro que a gestão de despesas é uma área estratégica da organização e não ter esse controle na palma da mão pode impactar a eficiência, gerar perdas e insegurança. Entre os principais desafios do setor de gerenciamento de despesas corporativas, incluem-se:
  • Pressão no fluxo de caixa: a previsão errônea das despesas dos colaboradores pode resultar no comprometimento do fluxo de caixa, tornando a empresa economicamente vulnerável;
  • Incerteza econômica: as oscilações do mercado já geram incerteza econômica que se intensifica quando os gestores não conseguem prever custos;
  • Recursos no limite: a instabilidade econômica reduz o lucro das empresas, levando os recursos ao extremo e demandando corte de despesas não essenciais.
Além desses elementos, a situação pandêmica exige que as empresas atentem-se às melhores práticas para saúde e segurança dos colaboradores, demandando investimentos estratégicos nesse sentido.
 

Quais as vantagens da integração entre SAP Concur e SAP Business One?

A operação da gestão de despesas pode ser simplificada com a adoção de tecnologias adequadas, como o SAP Concur e o SAP Business One.
 
O SAP Business One é um sistema ERP reconhecido mundialmente, que gera benefícios como a redução dos custos operacionais dos negócios. Entre as vantagens, destacam-se:
  • Gestão do fluxo de caixa e financeira: todas as operações de caixa são monitoradas de forma centralizada e com processos automatizados evitando, por exemplo, falhas de preenchimento, atrasos de contas e multas, erros fiscais, entre outros;
  • Fácil acesso aos dados: por meio do SAP Business One, há controle do histórico financeiro da companhia, permitindo acesso às informações, realização de auditorias e maior assertividade operacional devido à previsibilidade das despesas;
  • Integração de setores: o ERP faz a gestão completa de todos os processos e operações organizacionais de forma integrada e unificada. Dessa forma, é possível monitorar tudo o que acontece e observar gargalos, problemas e desperdícios. O que permite realizar modificações e gerar economias.
Já o SAP Concur é a aplicação líder na gestão de despesas iniciadas por colaboradores e de viagens corporativas. Apesar de a ferramenta ser reconhecida pela gestão de gastos em viagens, ela também pode ser usada para reembolsos de restaurantes, táxis, pedágios, combustível, custos do home office, educação e outros. Entre os benefícios, incluem-se:
  • Visibilidade e gestão de despesas: pelo SAP Concur, todos os gastos reembolsáveis de colaboradores e despesas corporativas (como cartões) ficam centralizadas em uma única ferramenta, facilitando a visualização e o gerenciamento desses custos;
  • Maior tranquilidade: processos obsoletos, dispendiosos e analógicos, como o envio de notas fiscais e documentos para pedidos de reembolsos, são substituídos pela atualização em tempo real no próprio celular. Isso garante mais tranquilidade aos colaboradores e gestores de que todos os processos serão contabilizados a tempo;
  • Eficiência operacional: a tecnologia garante que os processos relacionados à gestão de despesas sejam mais eficazes, promovendo praticidade aos responsáveis pelo controle e uma experiência satisfatória aos demais colaboradores.
 
Outro benefício do SAP Concur é que ele pode ser integrado ao SAP Business One, garantindo uma comunicação fluida e satisfatória entre as operações das duas ferramentas, de forma que a gestão de despesas dos colaboradores seja integrada ao fluxo financeiro da companhia.
 
A união do SAP Concur com o SAP Business One assegura uma gestão de despesas mais eficaz, centralizada e previsível, com redução de custos e eficiência operacional.
 
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