Como melhorar a experiência do colaborador nas viagens e deslocamentos

25/03/2021

Cada vez mais, os gestores se preocupam e buscam valorizar a experiência do colaborador. Afinal, os profissionais são o principal ativo de um negócio. Sem eles, as empresas não têm como desenvolver estratégias e executar operações para entregar seus produtos e serviços. Ou seja, os líderes de negócios, executivos e diretores devem proporcionar um bom ambiente de trabalho, com uma cultura organizacional bem consolidada, incentivo à diversidade, à liderança feminina, à inovação e à sustentabilidade empresarial.
 
Além disso, é importante fornecer os equipamentos e ferramentas adequadas para a equipe desempenhar suas atividades e atender às necessidades dos colaboradores. Assim, é possível reter e atrair novos talentos. Inclusive, 96% dos profissionais dizem que a experiência do colaborador está se tornando mais importante, segundo pesquisa do LinkedIn. Vale lembrar também que os funcionários representam um grande impacto na folha de pagamento das organizações, sendo que os gastos com salários, benefícios, impostos e encargos podem chegar a 60% ou mais do orçamento.
 
Portanto, tanto por ser um recurso valioso, como pelas despesas envolvidas, as empresas devem ficar de olho em como oferecer uma melhor experiência do colaborador em todos os momentos. Isto envolve também os processos de viagens corporativas e deslocamentos a trabalho.

Boas práticas para melhorar a experiência do colaborador

Como vimos, incentivar a experiência do colaborador ajuda a aumentar a satisfação e a motivação dos profissionais no trabalho, elevar a produtividade, melhorar o clima organizacional e reduzir a rotatividade dos colaboradores.
Para atingir estes objetivos, os gestores podem implementar uma série de práticas, como por exemplo:
  • Desenvolver onboarding para treinamento de novos funcionários;
  • Investir em benefícios diferenciados, como jornada flexível, home office, ingressos para eventos culturais, vouchers para almoços, cupons de descontos para livros, entre outros;
  • Estimular a realização de cursos para capacitação e melhoria contínua;
  • Aplicar um processo de feedback constante;
  • Analisar a satisfação da equipe;
  • Ter uma gestão aberta a conversas, ideias e inovações;
  • Apoiar a troca de ideias e experiências entre as equipes;
  • Facilitar a vida dos colaboradores nos processos de viagens corporativas e deslocamentos de trabalho.

Como fazer o planejamento de viagens e deslocamentos dos colaboradores

Para melhorar a experiência do colaborador durante as viagens e deslocamentos de trabalho, as empresas devem articular todos os processos, desde o planejamento e o orçamento disponível até o controle de despesas e os reembolsos. Neste sentido, os gestores de viagens devem definir o orçamento do deslocamento a partir do levantamento de todos os custos atrelados para que os funcionários não precisem se preocupar com nada. Os principais gastos a serem levados em consideração são:
 
Passagens:
A depender das necessidades das viagens de trabalho, o negócio pode arcar com custos de passagens de ônibus e/ou aéreas para que os colaboradores tenham a segurança e o conforto necessários para chegar ao destino. É válido também verificar os valores embutidos nos bilhetes, principalmente aéreos, que podem conter bagagem despachada, refeição de bordo e outros.
 
Hospedagem:
Se o profissional for participar de treinamentos ou negócios por mais de um dia, será preciso pagar a estadia em um hotel ou pousada. É importante verificar aqui se o estabelecimento fica próximo do local onde o colaborador deve ir. Afinal, quanto maior a distância, maiores serão os gastos com outras modalidades, como táxis.

Combustível:

Muitos deslocamentos e viagens de trabalho são feitos entre cidades próximas e os colaboradores conseguem fazer esses trechos com o próprio carro. Mas isso também gera gastos, como por exemplo, com o combustível. Para definir o valor de orçamento aqui, os gestores devem observar a distância de estrada entre os locais, o custo do combustível e quantos quilômetros por litro de combustível o carro faz.
 

Pedágios:

Outra despesa comum nos deslocamentos de carro é o pedágio presente nas rodovias. Para não perder esse gasto de vista, é importante traçar o trajeto entre as localidades de origem e destino da viagem, verificar os pedágios no caminho e calcular a soma deles.

Alimentação

Para garantir a melhor experiência do colaborador na viagem, a empresa não pode esquecer a verba adequada para a alimentação. Uma forma de minimizar essas despesas é por meio de parcerias com restaurantes da cidade de destino para buscar descontos e benefícios.

Seguro:

É fundamental proteger o colaborador durante sua estadia fora da cidade com um seguro de viagem. Assim, é possível promover maior segurança e planejamento para o caso de eventualidades.

Extras:

Também é comum acontecer de o profissional precisar de recursos adicionais para gastos extras, como a necessidade de ficar mais um dia no destino. Então, os gestores de viagens devem ficar preparados para manter uma reserva financeira para estas situações.
 

Como as tecnologias podem ajudar neste processo

Para apoiar os gestores e profissionais nestes processos durante as viagens e os deslocamentos, uma ferramenta tecnológica é uma solução valiosa. Isso porque, com a implementação de uma plataforma de gestão de despesas, é possível otimizar o trabalho dos gestores, com a análise de custos e visibilidade total de despesas em tempo real. O que garante maior assertividade no orçamento e na tomada de decisões.
 
Ao mesmo tempo, a experiência do colaborador também é facilitada, já que a ferramenta agiliza os envios de notas fiscais e pedidos de reembolsos de maneira eficiente, rápida e online. O SAP Concur Expense e Travel é uma solução inovadora que integra a gestão de viagens corporativas e despesas iniciadas pelos colaboradores em um só lugar. O sistema permite economizar tempo lançando dados de reservas em relatórios de despesas automaticamente, simplificar orçamentos, prever gastos com mais precisão, controlar custos e oferecer uma melhor experiência do colaborador.
 
Além disso, a ferramenta é dinâmica, apresenta um design intuitivo e responsivo, possibilitando o acesso e atualização por qualquer tipo de dispositivo conectado à internet.
 
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