Automatização de processos financeiros: principais desafios na gestão de despesas

26/03/2021

A gestão financeira das empresas de todos os portes e segmentos sempre gera problemas, preocupações e desafios. Afinal, são diversos processos que precisam ser executados e que são integrados com outros setores do negócio. Para efetuar todas essas operações com eficiência e máxima produtividade, a automatização de processos financeiros é um recurso valioso.
 
Vale lembrar que a gestão financeira envolve uma série de requisitos, como controle do fluxo de caixa, do orçamento, das entradas e saídas de recursos, gerenciamento das despesas e análise dos custos. Particularmente na gestão de despesas corporativas, os negócios precisam lidar com mais desafios. Isso porque os processos envolvem não só a dinâmica financeira, mas também o envio de notas fiscais e recibos por parte dos colaboradores de todas as despesas realizadas, como almoços, táxis, custos de home office, deslocamentos de trabalho, entre outros.
 
Além do mais, também existem as atividades dos gestores para análise e aprovação dos reembolsos. Imagine só o trabalho e o tempo gasto para executar todas essas tarefas de forma manual. Ou seja, só com a automatização de processos financeiros, é possível superar tais barreiras e obstáculos.
 

Como automatização de processos financeiros ajuda na gestão de despesas

Com os desafios da gestão de despesas nas empresas, é cada vez mais necessária a automatização de processos financeiros. De acordo com estudo do Gartner, cresceram os planos de líderes financeiros para investimentos digitais e a automatização é uma prioridade. Para isso, também é importante melhorar a qualificação dos colaboradores no digital. Uma vez que, sem aprimorar as capacidades digitais e o potencial dos funcionários, os departamentos financeiros terão dificuldade para se beneficiar totalmente dos investimentos em automação.
 
Segundo dados da mesma pesquisa do Gartner, 66% dos líderes financeiros no mundo acreditam que a lacuna de competência digital em sua equipe está aumentando. Neste cenário, veja como a automatização ajuda os gestores a resolver os desafios da gestão de despesas.

Processos manuais e sem digitalização

Fazer a análise de custos e o gerenciamento de despesas dos colaboradores manualmente tende a gerar erros e retrabalhos, com perdas de produtividade, informações erradas e até prejuízos. Inclusive, segundo pesquisa da SAP com a Oxford Economics, 38% dos executivos entrevistados disseram que a maioria ou todos os processos de gestão de compras e despesas ainda é manual. Então, é preciso modernizar essa gestão o quanto antes com digitalização e automatização. O que causa maior eficiência, otimização do tempo, redução de falhas e diminuição de desperdícios.

Falta de informações

Outro problema comum na gestão de despesas é a falta de informações integradas e geradas automaticamente, que ajudem na tomada de decisão. O estudo da SAP revela que 49% dos gestores ainda analisam dados manualmente para fundamentar as decisões e estratégias. No entanto, com dados manuais, há o risco das informações terem erros e não serem tão sólidas, além da demora para análise e coleta desses dados. Já, com a automatização de processos financeiros, tudo funciona de maneira mais rápida, garantindo informações alinhadas, corretas e confiáveis.
 

Ausência de um plano de avaliação de riscos

Para garantir o melhor custo-benefício nas despesas corporativas, seja na compra de insumos e matérias-primas ou nos gastos fixos, os negócios precisam realizar uma gestão de riscos dos fornecedores, mapeando as vulnerabilidades. Assim, é possível ter maior visibilidade sobre o desempenho dos provedores, evitar uma dependência excessiva de poucos fornecedores e ainda mitigar possíveis paralisações na empresa por falta de insumos.

Acompanhamento da força de trabalho

Com o crescimento do home office, fica ainda mais difícil monitorar os colaboradores e as despesas realizadas por eles. Então, para cuidar dos serviços contratados e dos custos originados pela força de trabalho externa, as empresas podem aproveitar a automatização de processos financeiros para organizar esses gastos. Além disso, vale a pena ficar de olho nos preços praticados pelos fornecedores de equipamentos e serviços, nas taxas negociadas e na qualidade entregue, bem como verificar a utilização dos utensílios e dispositivos por parte da equipe.

Falta de visibilidade das despesas

Por fim, vale ressaltar que a visibilidade de despesas é uma necessidade fundamental dos negócios para analisar os custos atuais, criar projeções financeiras futuras e manter o orçamento sob controle. No entanto, apenas 23% dos executivos contam com uma visão clara, automática e em tempo real das despesas em geral, indica o estudo da SAP. Aqui, novamente, entra todo o potencial da automatização de processos financeiros para auxiliar os gestores. Neste cenário, a tecnologia facilita a geração de relatórios customizados com uma visão quase em tempo real e consolidada de seu orçamento.
 
Ou seja, a automatização se torna um grande diferencial competitivo. O que é comprovado por essa pesquisa da Salesforce. Conforme o levantamento, 93% dos líderes de serviços financeiros no Brasil concordam que as operações financeiras autônomas serão essenciais para um desempenho de ponta.
 

Conheça o SAP Concur

Superar todos esses desafios na gestão de despesas corporativas pode parecer complexo. Mas, com o SAP Concur, podemos te ajudar a adotar a automatização de processos financeiros no controle de despesas. O SAP Concur Expense conta com diversos recursos para aprimorar seu processo de despesas. A ferramenta foi projetada para que sua empresa cumpra facilmente as políticas de gastos, capture recibos, processe pedidos de despesas e tome as melhores decisões empresariais com base em informações pontuais e precisas. Inclusive, com a nossa solução inovadora, já ajudamos empresas a reduzirem os custos empresariais em até 8%.
 
Vale lembrar também que o SAP Concur Expense pode ser integrado a um sistema ERP e ainda oferece recursos de inteligência artificial.
 

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Automação