Reembolsos de despesas: saiba como estruturar a política de gastos em home office

22/10/2020

O reembolsos de despesas corporativas aos colaboradores gerou novas discussões a partir do crescimento do home office, desde o início de 2020. Nesse sentido, de acordo com estudo da Fundação Instituto de Administração (FIA), o trabalho remoto foi adotado por 46% das empresas durante o período de maior restrição do isolamento social.

Agora, ainda segundo a pesquisa da FIA, 34% das organizações têm a intenção de continuar com o teletrabalho para até 25% dos profissionais. Já 29% das empresas querem manter o home office para pelo menos 50% do quadro ou até para todos os funcionários. Por isso, as empresas tiveram que atualizar a política de reembolso de despesas corporativas com novas regras para gastos de home office. Mas como fazer isso? É o que vamos explicar a seguir. Confira!

Leia mais: Como contabilizar reembolso de despesas iniciadas pelo colaborador em home office

Saiba como estruturar a política de reembolsos de despesas do trabalho remoto

Legislação

Desde 2017, a partir da reforma trabalhista, a legislação brasileira reconhece as atividades realizadas no home office como teletrabalho ou trabalho remoto. Desse modo, a Lei nº 13.467 exige que todos os custos do colaborador relacionados à execução de suas tarefas devem ser devidamente ressarcidas pelo empregador e acordadas por meio de contratos formais.

Assim, é necessário reconhecer os itens reembolsáveis ou não, estabelecer prazos para recebimento dos relatórios, definir datas de pagamentos e profissionais responsáveis por acompanharem todos esses fluxos, além das ferramentas utilizadas.

Mudança após a covid-19

No entanto, a partir do isolamento social, foi sancionada a Medida Provisória 927 de 22 de março de 2020, que adicionou algumas questões que devem ser observadas pelo empregador no trabalho remoto, incluindo a gestão de reembolsos de despesas. A MP é flexível e deixa a cargo das empresas negociarem com os colaboradores os custos de cada parte. No entanto, a lei também indica que o empregador deve custear as despesas do negócio.

Desta maneira, a melhor alternativa é redigir um contrato específico abordando as particularidades do home office com o objetivo de identificar quais despesas serão reembolsáveis. Por exemplo, se os custos telefônicos do colaborador eram R$ 50 mensais anteriormente e passaram para R$ 150 com o home office, esse valor adicional deve ser reembolsado pela empresa.

Infraestrutura

Os equipamentos utilizados pelos profissionais para desempenharem suas funções, como notebook, tablet e smartphone, também devem entrar na política de reembolsos de despesas da organização empregadora. Além disso, ainda existe a chamada Norma da Ergonomia, ou NR 17, que define os padrões para que os colaboradores realizem suas funções com segurança e conforto, independentemente de onde o trabalho será efetuado. 

Desta maneira, caso o modelo de atuação seja home office, a empresa deve realizar uma análise ergonômica da estação de trabalho e custear as possíveis adaptações para que seja um ambiente saudável para o colaborador.

Gastos mensais

Os gastos com internet, telefone, energia elétrica e todos os insumos que os profissionais precisam para trabalhar podem ser custeados pela empresa empregadora. De acordo com o art. 2° da CLT, o empregador deve custear as despesas do seu negócio e, assim, disponibilizar os reembolsos de despesas para colaboradores atuarem em home office.

Leia também: Mitos e verdades sobre reembolso de despesas para colaboradores

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