02/06/2020
O momento atual não deixou escapatória para milhares de empresas espalhadas ao redor do mundo, foi preciso se adaptar. Com o aumento do home office, as organizações também vêm enfrentando desafios a respeito do reembolso de despesas para funcionários. Na prática, o trabalho remoto já caminhava em passos pequenos e fazia parte da realidade de poucas instituições. Entretanto, a necessidade do isolamento social e o período de quarentena para frear a curva de contágio do vírus colocaram o teletrabalho na lista de prioridades dos empreendimentos.
Uma pesquisa realizada pela Robert Half nos revelou que 41% dos respondentes declararam que não tinham uma política de home office definida até o início da pandemia. Diante desse cenário, tornou-se ainda mais emergente alinhar processos para organizar a operação, garantir a eficiência dos colaboradores mesmo a distância e, principalmente, administrar os gastos por meio de um controle acirrado dos custos. No entanto, a maneira mais efetiva de alcançar esses objetivos é a definição da política de práticas internas e reembolso de despesas para funcionários em home office. Com o intuito de te auxiliar nessa missão, elaboramos um conteúdo completo. Confira.
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Esquematizar novas diretrizes para os colaboradores remotos ou, ainda, adaptar as existentes se apoiam em algumas iniciativas fundamentais. Dentre as principais, é possível citar:
O primeiro passo para alinhar os novos critérios é analisar detalhadamente o cenário atual que a organização se encontra. Ou seja, é preciso levantar informações a respeito da quantidade de funcionários, número de equipamentos ou móveis disponíveis para uso do time, deficiências e outras informações que sejam cruciais para o planejamento.
Nesse sentido, é válido também a elaboração de um plano de gerenciamento de riscos, de modo a intermediar quaisquer situações que afete a implementação dessas ações.
Com os dados contundentes em mãos, é momento de adaptar suas políticas internas a respeito do reembolso de despesas para funcionários, respeitando não apenas a cultura da empresa, mas também as legislações.
A reforma trabalhista, vigente desde 2017, reconhece as atividades realizadas no home office como teletrabalho ou trabalho remoto. Desse modo, a norma (lei nº 13.467) exige que todas as despesas do colaborador relacionadas à execução de suas tarefas devem ser devidamente ressarcidas pelo empregador e acordadas por meio de contratos formais.
Por essa razão, é necessário reconhecer os itens reembolsáveis ou não, estabelecer prazos para recebimento dos relatórios, definir datas de pagamentos e profissionais responsáveis por acompanharem todos esses fluxos, além das ferramentas utilizadas.
Após a determinação de todos os processos necessários, é preciso alinhá-los com todos os colaboradores, de modo a evitar erros e retrabalhos. Dessa forma, é válido a produção de memorandos ou outros lembretes, entrega e recolhimento dos contratos devidamente assinados e reuniões periódicas de alinhamento.
Por fim, para que todo esse planejamento seja cumprido com exatidão, é fundamental contar com o auxílio da tecnologia, visando acompanhar os gastos e reduzir gargalos operacionais.
A transformação digital é, inclusive, um dos estímulos para que empresas sobrevivam aos momentos de crise. De acordo com dados da IDC, estima-se um crescimento de 10,4% dos investimentos em inovação ainda em 2020. Você pode se interessar: Gestão financeira e orçamentária: por que sua empresa precisa da revisão orçamentária?
A SAP Concur Expense é um sistema de gerenciamento de despesas completo e tecnologico. De maneira geral, a ferramenta permite o acompanhamento de gastos em tempo real e emite relatórios detalhados que embasam melhores tomadas de decisões. Além disso, consiste em uma plataforma intuitiva e totalmente responsiva, podendo ser consultada ou atualizada por diferentes dispositivos conectados à internet, facilitando o reembolso de despesas para funcionários em home office.
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