Como funciona o reembolso de despesas para colaboradores em home office?

02/06/2020

O momento atual não deixou escapatória para milhares de empresas espalhadas ao redor do mundo, foi preciso se adaptar. Com o aumento do home office, as organizações também vêm enfrentando desafios a respeito do reembolso de despesas para funcionários. Na prática, o trabalho remoto já caminhava em passos pequenos e fazia parte da realidade de poucas instituições. Entretanto, a necessidade do isolamento social e o período de quarentena para frear a curva de contágio do vírus colocaram o teletrabalho na lista de prioridades dos empreendimentos.

Uma pesquisa realizada pela Robert Half nos revelou que 41% dos respondentes declararam que não tinham uma política de home office definida até o início da pandemia. Diante desse cenário, tornou-se ainda mais emergente alinhar processos para organizar a operação, garantir a eficiência dos colaboradores mesmo a distância e, principalmente, administrar os gastos por meio de um controle acirrado dos custos. No entanto, a maneira mais efetiva de alcançar esses objetivos é a definição da política de práticas internas e reembolso de despesas para funcionários em home office. Com o intuito de te auxiliar nessa missão, elaboramos um conteúdo completo. Confira.

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Como esquematizar as novas diretrizes de reembolso de despesas para funcionários em home office?

Esquematizar novas diretrizes para os colaboradores remotos ou, ainda, adaptar as existentes se apoiam em algumas iniciativas fundamentais. Dentre as principais, é possível citar:

Analise os cenários

O primeiro passo para alinhar os novos critérios é analisar detalhadamente o cenário atual que a organização se encontra. Ou seja, é preciso levantar informações a respeito da quantidade de funcionários, número de equipamentos ou móveis disponíveis para uso do time, deficiências e outras informações que sejam cruciais para o planejamento.

Nesse sentido, é válido também a elaboração de um plano de gerenciamento de riscos, de modo a intermediar quaisquer situações que afete a implementação dessas ações.

Adapte ou crie a política de reembolsos para home office

Com os dados contundentes em mãos, é momento de adaptar suas políticas internas a respeito do reembolso de despesas para funcionários, respeitando não apenas a cultura da empresa, mas também as legislações.

A reforma trabalhista, vigente desde 2017, reconhece as atividades realizadas no home office como teletrabalho ou trabalho remoto. Desse modo, a norma (lei nº 13.467) exige que todas as despesas do colaborador relacionadas à execução de suas tarefas devem ser devidamente ressarcidas pelo empregador e acordadas por meio de contratos formais.

Por essa razão, é necessário reconhecer os itens reembolsáveis ou não, estabelecer prazos para recebimento dos relatórios, definir datas de pagamentos e profissionais responsáveis por acompanharem todos esses fluxos, além das ferramentas utilizadas.

Prepare acordos por escrito e memorandos internos

Após a determinação de todos os processos necessários, é preciso alinhá-los com todos os colaboradores, de modo a evitar erros e retrabalhos. Dessa forma, é válido a produção de memorandos ou outros lembretes, entrega e recolhimento dos contratos devidamente assinados e reuniões periódicas de alinhamento.

Conte com a tecnologia

Por fim, para que todo esse planejamento seja cumprido com exatidão, é fundamental contar com o auxílio da tecnologia, visando acompanhar os gastos e reduzir gargalos operacionais.

A transformação digital é, inclusive, um dos estímulos para que empresas sobrevivam aos momentos de crise. De acordo com dados da IDC, estima-se um crescimento de 10,4% dos investimentos em inovação ainda em 2020. Você pode se interessar: Gestão financeira e orçamentária: por que sua empresa precisa da revisão orçamentária?

Conheça a SAP Concur Expense

A SAP Concur Expense é um sistema de gerenciamento de despesas completo e tecnologico. De maneira geral, a ferramenta permite o acompanhamento de gastos em tempo real e emite relatórios detalhados que embasam melhores tomadas de decisões. Além disso, consiste em uma plataforma intuitiva e totalmente responsiva, podendo ser consultada ou atualizada por diferentes dispositivos conectados à internet, facilitando o reembolso de despesas para funcionários em home office.

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