Como contabilizar reembolso de despesas iniciadas pelo colaborador em home office

19/08/2020

A maioria das empresas estipula regras sobre como contabilizar reembolso de despesas iniciadas pelos colaboradores. No entanto, a partir do isolamento social, a política de gastos corporativos precisou de algumas adaptações para a nova realidade de trabalho em home office. Nesse sentido, de acordo com pesquisa da Fundação Instituto de Administração (FIA), apenas 32% das empresas com mais de 100 funcionários estavam preparadas para instituir o home office.

Esse “estar preparado” diz respeito desde entregar as soluções ideais para os colaboradores atuarem de suas casas até políticas sobre como contabilizar reembolso de despesas no trabalho remoto. Diante deste cenário, preparamos esse conteúdo com o intuito de auxiliar as empresas a estabelecerem regras para reembolso de despesas iniciadas pelos colaboradores no trabalho remoto. Confira!

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Saiba como contabilizar reembolso de despesas em home office

Estabeleça uma nova política de reembolsos 

O primeiro passo sobre como contabilizar reembolso de despesas é elaborar uma política de gastos corporativos no trabalho remoto. Desta maneira, além de estabelecer os novos gastos que podem ser reembolsados, como internet e telefone, por exemplo, a política de despesas corporativas cria regras como obrigatoriedade de envio da nota fiscal, bem como datas para envio desses comprovantes e o tempo para os colaboradores receberem esses valores.

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Combine com os colaboradores as novas despesas reembolsáveis

De acordo com a legislação trabalhista, as despesas corporativas que devem ser ressarcidas aos colaboradores são os gastos referentes a visitas a clientes ou até viagens corporativas como, locomoção, passagens aéreas, alimentação e hospedagem. No entanto, com a pandemia provocada pelo coronavírus e o isolamento social, as organizações tiveram que implementar o modelo de trabalho remoto para que pudessem dar continuidade em suas operações e negócios.

Por isso, no caso do home office, caso a sua empresa não tenha uma política de reembolso, é preciso estabelecer previamente, entre os empregados e empregador, o que será custeado pela organização. Nesse caso, as empresas têm estabelecido um valor fixo para auxiliar os custos com internet, energia elétrica, telefone e todos os recursos que os colaboradores precisam para trabalhar de suas casas.

Além disso, as organizações também disponibilizam todos os equipamentos, como notebooks, smartphones e até mesa e cadeira de escritório para que os colaboradores possam desempenhar suas funções de acordo com a chamada Norma da Ergonomia, ou NR 17, que define os padrões para que os profissionais realizem suas funções com segurança e conforto.

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Conte com a tecnologia

Para que a sua organização tenha o controle e saiba exatamente como contabilizar reembolso de despesas iniciadas pelos colaboradores em home office, é fundamental contar com uma plataforma de controle de custos sólida e eficiente. Nesse sentido, o SAP Concur Expense é um sistema de gestão de despesas corporativas que proporciona a administração financeira completa da sua empresa.  

A plataforma é intuitiva, funcional e responsiva, propiciando uma melhor gestão operacional, automatização de todos os fluxos, melhor adequação por parte dos colaboradores e uma efetiva redução de custos nas empresas.

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