Política de cartão de crédito corporativo: o que você precisa saber para garantir compliance e reduzir custos

A política de cartão de crédito corporativo é uma ferramenta fundamental para empresas que buscam controlar despesas, assegurar o compliance e otimizar seus processos financeiros.

No contexto atual, em que a governança corporativa e a eficiência nos gastos são prioridades estratégicas, estabelecer diretrizes claras para o uso desses cartões é mais do que uma boa prática — é uma necessidade.

Neste artigo, você entenderá por que essa política é importante, quais elementos ela deve conter e como implementá-la de forma efetiva. Também serão abordadas as boas práticas, ferramentas recomendadas e como integrar a política de cartão de crédito ao fluxo de viagens corporativas. Acompanhe conosco!

O que é uma política de cartão de crédito corporativo?

A política de cartão de crédito corporativo é um conjunto de regras e procedimentos que regulamentam o uso de cartões fornecidos pela empresa a seus colaboradores. O principal objetivo dessa diretriz é garantir que esses recursos sejam utilizados exclusivamente para despesas profissionais, com rastreabilidade e prestação de contas adequadas.

Essa política funciona como um instrumento de governança financeira, já que previne fraudes e uso indevido, facilita a conciliação contábil, contribui para auditorias mais transparentes e melhora o controle orçamentário das áreas.

Além disso, ao alinhar-se aos princípios de compliance, a política de cartão de crédito corporativo reforça a cultura organizacional e protege a empresa contra riscos reputacionais e legais.

Quais elementos devem compor essa política?

Uma política bem definida deve ser objetiva e acessível, mas também adaptada à realidade da empresa. Por isso, listamos os principais elementos que ela deve contemplar.

Elegibilidade

Antes de mais nada, a política deve definir quem tem direito ao cartão corporativo. Isso depende da estrutura hierárquica da empresa, das funções exercidas e da necessidade real de uso.

Normalmente, cargos que envolvem deslocamentos frequentes, participação em eventos ou tomada de decisões financeiras estão entre os elegíveis. Essa clareza evita a concessão desnecessária e reduz o risco de mau uso.

Limites

Outro ponto central é a definição de limites de crédito por usuário, alinhados às necessidades de cada área e ao orçamento corporativo.

A política deve prever limites mensais, ajustes mediante justificativa e bloqueios automáticos em caso de excesso. Esse controle contribui para evitar surpresas no fechamento do mês e reforça o planejamento financeiro.

Aprovação

É fundamental estabelecer fluxos de aprovação para a emissão e uso do cartão. Isso inclui quem aprova a solicitação, quais despesas exigem autorização prévia e como essa aprovação deve ser formalizada.

A automação desses fluxos, por meio de ferramentas digitais adaptadas ao setor em que a empresa atua, reduz o retrabalho e aumenta a rastreabilidade.

Prestação de contas

Todo gasto com o cartão precisa ser comprovado e classificado corretamente. Para isso, a política deve indicar prazos para envio de comprovantes, formatos aceitos e a categorização das despesas.

Esse processo garante a conformidade com as normas contábeis e facilita a análise de dados para a tomada de decisão.

Monitoramento

A política também tem que prever ações de controle e auditoria, como a análise periódica dos gastos por colaborador ou área, o acompanhamento de desvios em relação aos padrões estabelecidos e a integração com sistemas de gestão financeira.

Vale lembrar que ferramentas como o SAP Concur Expense permitem consolidar dados, emitir alertas de uso irregular e apoiar auditorias com relatórios automatizados.

Sanções por uso indevido

Por fim, é imprescindível definir quais serão as penalidades em caso de uso indevido do cartão. Exemplos de sanções incluem advertência formal, suspensão temporária, obrigação de ressarcimento e medidas disciplinares mais severas, conforme o código de conduta.

É importante destacar que essas penalidades devem ser aplicadas de forma isonômica, abrangendo tanto gestores quanto colaboradores.

A responsabilização deve ser proporcional à gravidade da infração, independentemente do cargo ocupado, para garantir equidade e fortalecer a cultura de integridade dentro da organização. Ter esses critérios documentados reduz conflitos e dá respaldo jurídico à empresa.

Quais boas práticas seguir?

A implementação de uma política de cartão de crédito corporativo exige mais do que o simples envio de um documento. Para que as regras funcionem na prática, é necessário adotar estratégias que incentivem a adesão e facilitem sua aplicação no dia a dia. Vamos conhecê-las?

Preparação da empresa para a política

Para garantir que a política seja bem compreendida e adotada de forma uniforme, é preciso envolver diferentes áreas e preparar o terreno com cuidado. Siga estas recomendações:

• envolva os setores de controladoria, jurídico e RH na elaboração do documento, para assegurar o Fexpoealinhamento técnico e institucional;
• mapeie os tipos mais frequentes de despesa e os perfis de uso em cada área da empresa;
• escolha ferramentas digitais que se integrem ao ERP e permitam automatizar cadastros, aprovações e análises;
• promova treinamentos práticos com os colaboradores elegíveis ao cartão, explicando regras e responsabilidades;
• disponibilize a política em canais internos acessíveis e mantenha uma comunicação clara e contínua;
• revise periodicamente o documento para ajustar limites, fluxos ou critérios de acordo com as mudanças operacionais;
• acompanhe indicadores como tempo médio de prestação de contas, recorrência de erros e desvios por centro de custo.

Integração com o fluxo de viagens corporativas

Um dos maiores desafios das empresas é gerenciar os gastos com deslocamentos profissionais. Quando a política de cartão de crédito corporativo é integrada ao fluxo de viagens, há um ganho significativo em controle, agilidade e economia.

• utilize ferramentas como o SAP Concur Travel para centralizar reservas de passagens, hospedagens e transporte conforme as regras da empresa;
• conecte as despesas de viagem diretamente aos centros de custo, de modo a eliminar retrabalhos e riscos de erros no reembolso;
• automatize a geração de relatórios por colaborador, viagem ou projeto, facilitando a prestação de contas e a auditoria;
• defina regras claras para gastos com alimentação, deslocamento e hospedagem, padronizando práticas e evitando excessos;
• incentive os gestores a aprovarem antecipadamente os roteiros de viagem e estimativas de custo, integrando planejamento e execução.

Como vimos, implementar uma política de cartão de crédito corporativo bem estruturada não é apenas uma ação de compliance — é uma estratégia inteligente para reduzir desperdícios, automatizar processos e promover a transparência. Com regras claras e ferramentas adequadas, sua empresa estará mais preparada para crescer de forma sustentável e segura.

Quer conhecer as melhores tecnologias e práticas para definir suas políticas de gastos e uso de cartões? Então, entre em contato conosco!