Backoffice: como automatizar a gestão de gastos?

Um dos principais desafios enfrentados pelo backoffice das empresas é garantir uma gestão eficiente de despesas. O uso de processos manuais, a falta de controle e os erros humanos podem gerar falhas devido à imprecisão dos dados financeiros.

A longo prazo, esses problemas impactam a tomada de decisões, geram prejuízos financeiros e resultam em perdas de oportunidades estratégicas que poderiam impulsionar o crescimento do negócio e o destacar no mercado.

Mas como resolver isso? A automação pode ser uma aliada! Confira, neste artigo, como ela pode transformar a gestão de despesas pelo backoffice.

O que é backoffice

O backoffice é a área que realiza todas as operações internas de uma empresa, garantindo seu funcionamento. Ele se diferencia do frontoffice, que lida diretamente com clientes e vendas — ou contratação de serviços.

Nesse caso, ele atua nos bastidores, gerenciando setores como finanças, contabilidade e recursos humanos. Quando o backoffice é bem estruturado, ele reduz custos, melhora a eficiência operacional e garante conformidade com normas e regulamentos.

No entanto, quando esses processos são feitos manualmente, há mais chances de erros e, consequentemente, retrabalhos e prejuízos. A automação cumpre um papel estratégico para minimizar esses riscos.

As principais atividades do backoffice

As operações do backoffice variam conforme a atividade e o porte da empresa. Entre as funções mais comuns estão:

• gestão financeira: controle de despesas, contas a pagar e a receber;
• contabilidade: registro de transações, relatórios financeiros e conformidade fiscal;
• recursos humanos: folha de pagamento, benefícios, recrutamento e seleção;
• suprimentos e compras: controle de estoque e negociação com fornecedores;
• TI e infraestrutura: suporte técnico e segurança de dados.

O papel do backoffice nas empresas

O backoffice é a base para o funcionamento eficiente de uma empresa. Ele fornece suporte essencial para a realização das funções que compõem o core-business da organização.

Por exemplo, sem recursos financeiros disponíveis, não é possível viabilizar a produção de produtos que serão comercializados pelo negócio ou o desenvolvimento de novidades que poderiam gerar vantagem competitiva.

Por isso, ele é fundamental para que todas as áreas tenham acesso às informações e aos recursos necessários para operar com eficiência.

Além disso, quando o backoffice está bem estruturado, ele melhora a tomada de decisões, pois fornece dados precisos e atualizados sobre finanças, despesas e operações do negócio. Isso permite que os gestores tenham maior controle sobre o orçamento e possam identificar oportunidades para reduzir custos.

Os tipos de backoffice

O backoffice pode ser categorizado em diferentes tipos, dependendo das atividades que exerce e o modelo de operação da empresa. Conheça os principais a seguir.

Backoffice financeiro

Responsável pela gestão de despesas, pagamentos, faturamento e conformidade fiscal, viabilizando os recursos financeiros para a realização das atividades. Ao adotar processos de automação, você consegue evitar fraudes, reduzir eventuais erros contábeis e permitir que os gestores vejam os gastos realizados em tempo real.

Backoffice administrativo

Abrange os processos internos da empresa, como controle de documentos e contratos, e cuida da comunicação entre os setores. Softwares automatizados podem agilizar essas tarefas e aumentar a produtividade das equipes, além de permitir um monitoramento em tempo real.

Backoffice de TI

O backoffice de TI garante a infraestrutura tecnológica para as ações principais da empresa e a segurança dos dados. A sua ação permite o monitoramento dos sistemas do negócio em tempo real, além de proteger os dados de ataques cibernéticos.

Backoffice de RH

Atua gerenciando questões como contratações, folhas de pagamento e benefícios, cuidando das questões relacionadas ao capital humano. A automação facilita a gestão de informações dos colaboradores e otimiza o tempo dos profissionais que atuam na área.

Os desafios da gestão de despesas em backoffice

A gestão de despesas em backoffice é um ponto estratégico e, ao mesmo tempo, desafiador, principalmente quando os processos são manuais ou descentralizados. Os desafios variam de acordo com o perfil da empresa, mas os mais comuns são:

• falta de visibilidade sobre gastos, com dificuldade em acompanhar despesas em tempo real;
• problemas com erros de registros e fraudes;
• processos mais lentos, especialmente em ações de aprovação e reembolso de despesas;
• dificuldade de integração, quando a empresa usa sistemas que não dialogam entre si.

A importância da automação de tarefas

Os desafios que você viu anteriormente podem ser superados ou melhor gerenciados quando a empresa investe na automação de processos, especialmente para a gestão de despesas. Entre os principais benefícios de investir nesse tipo de tecnologia, podemos destacar:

• redução de custos operacionais e necessidade de retrabalho;
• acompanhamento em tempo real das despesas e identificação de erros e fraudes;
• maior segurança e conformidade com a legislação vigente;
• integração com outros setores, permitindo que as informações sejam compartilhadas com diferentes áreas da empresa.

A transformação digital do backoffice não é mais uma tendência, e, sim, uma necessidade para empresas que desejam manter a competitividade no mercado.

SAP Concur como aliada da automação de backoffice

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• automação completa do processo de despesas, desde o registro à aprovação do reembolso, reduzindo tempo e erros no processo;
• visibilidade total dos gastos, com relatórios detalhados e atualizados em tempo real;
• integração com outros sistemas, conectando-se facilmente a ERPs e plataformas de pagamento;
• garantia de conformidade com políticas internas e regulamentações fiscais.

A implementação é simples e personalizada para cada empresa. Realizamos a análise do seu negócio e identificamos suas necessidades, realizando configurações personalizadas. Os treinamentos também são essenciais para quem utiliza as soluções da SAP Concur, com monitoramento contínuo e todo o suporte necessário após a adoção da nossa ferramenta.

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