8 benefícios da automação de processos na empresa

Muitos colaboradores que lidam com uma grande carga de trabalho burocrático sonham com uma solução de automação de processos, que fará com que eles sejam alocados em tarefas mais estratégicas. Do mesmo modo, gestores lamentam que funcionários capacitados sejam obrigados a realizar serviços manuais.

Para corrigir isso, nada melhor do que obter uma solução de automação de processos. Isso não significa que os colaboradores serão substituídos por máquinas, mas sim que elas cuidarão de todo trabalho manual e repetitivo, dando maior oportunidade de desenvolvimento aos funcionários.

Neste post, listamos os principais benefícios da automação de processos para qualquer empresa, independentemente do ramo de atuação. Confira!

1. Aumento da produtividade

Quando a empresa automatiza tarefas repetitivas e burocráticas, ela tem um ganho de produtividade em outras atividades — aquelas diretamente conectadas às atividades-fim do negócio.

Basta pensar no seguinte: algumas empresas têm colaboradores muito talentosos que precisam passar algum tempo em tarefas puramente manuais, como o preenchimento de planilhas e o registro de atividades. Que tal repassar esses trabalhos para as máquinas, que podem fazer isso durante 24 horas por dia?

Essa é uma maneira que o negócio encontra de aproveitar melhor os recursos da organização e otimizar o tempo de trabalho de cada colaborador. Dessa forma, evita que os projetos sofram atrasos porque colaboradores-chave estavam presos a tarefas burocráticas.

Automatizar processos também é uma forma de evitar a sobrecarga de trabalho, ao dividir as atividades necessárias com soluções automáticas. Quando um colaborador trabalha muito mais que o necessário, a tendência é de que as tarefas não sejam realizadas com a qualidade esperada.

2. Integração

A própria automação de processos, por definição, é uma espécie de integração. Isso porque o ato de automatizar tarefas é, basicamente, tornar operacional um processo que até então era executado de forma manual.

Isso só é feito porque há uma conexão de sistemas e dados. Além disso, podemos falar de outra integração: a de bancos de dados. Quando há uma má comunicação entre cada banco dos diferentes setores de uma empresa, existe um problema, pois as informações não são centralizadas — e o seu compartilhamento é ineficiente.

Indo além, um bom software de gestão, como um ERP ou uma plataforma integrada a ele, tem a capacidade de interpretar as informações dos diferentes bancos de dados. Assim, a tomada de decisão é facilitada.

Um exemplo é a automação de processos do setor de recursos humanos. Com atividades automatizadas, a empresa consegue utilizar os indicadores da solução digital para mensurar a produtividade dos colaboradores e realizar ajustes, caso necessário.

3. Padronização dos trabalhos feitos

Por ser programada para realizar processos de acordo com os padrões de qualidade estabelecidos pela empresa, a automação contribui para a padronização das atividades e dos bons resultados.

A partir do momento em que certas tarefas passam a ser realizadas com a ajuda de programas e ferramentas de tecnologia, a empresa evita que cada atividade seja feita de uma forma diversa por cada colaborador. Isso resulta em um padrão de qualidade duradouro e contínuo, além da manutenção de rotinas mais eficientes.

4. Diminuição de custos

Dizer que determinada tecnologia reduz custos é um clichê, mas essa é uma afirmação mais que precisa na automação de processos. Afinal, essa funcionalidade reduz o tempo esperado para que as atividades sejam executadas e minimiza a necessidade de que vários colaboradores sejam deslocados para uma mesma tarefa.

Dessa forma, a empresa pode alocar esses funcionários de diversas formas. Eles terão mais tempo para se dedicar a treinamentos e contribuir ativamente para a empresa em outras frentes.

5. Redução de erros

Por melhor que um colaborador seja em seu ofício, ele estará sujeito a erros. Isso pode ser causado por diversos motivos, como o estresse, a desatenção ou devido a alguma mudança brusca no padrão de tarefas que ele costumava desempenhar. Com uma máquina, isso não acontece.

Ela a será projetada para trabalhar de acordo com o padrão de excelência definido pela empresa. Portanto, não é exagero dizer que uma solução automatizada corresponde ao desempenho do melhor profissional do mercado dentro da tarefa repassada a ela.

À medida que a empresa automatizar tarefas e reduzir erros, ela pode alocar os profissionais que antes desempenhavam aqueles trabalhos em projetos mais produtivos e criativos, ligados às atividades-fim do negócio. Tudo o que for repetitivo e manual será realizado por sistemas automáticos, enquanto os colaboradores se concentram na produção de valor.

6. Escalabilidade

A escalabilidade se relaciona à capacidade que a empresa encontra de crescer, mas de uma maneira sustentável, sem que a nova carga de trabalho sobrecarregue os colaboradores ou que o novo fluxo de atividades seja caro demais para o negócio aguentar.

A automação de processos ajuda efetivamente na escalabilidade, já que será possível crescer sem ter que gastar mais ou fazer novos investimentos além da solução digital que promove a automatização.

7. Maior satisfação do cliente

Todos os fatores que mencionamos até aqui convergem para um ponto: a maior satisfação do cliente. Afinal, a empresa consegue executar mais tarefas em menos tempo, resultando na entrega mais rápida aos consumidores.

Ao poder entregar os produtos em prazos menores, o negócio eleva a sua boa reputação no mercado, já que todo mundo fica ansioso para receber logo as mercadorias compradas. Além disso, esse processo será obtido de uma forma que reduz as falhas humanas, o que levaria a entregas negativamente comprometidas.

8. Uso de tecnologia avançada na empresa

Com todos esses benefícios listados, chega o momento de escolher uma solução digital que seja eficiente e robusta o suficiente para automatizar tarefas sem perder em produtividade. É importante escolher uma tecnologia em nuvem, para facilitar a consulta e o armazenamento.

As soluções da SAP Concur, como o Travel & Expense, ajudam a sua empresa a automatizar tarefas e gerenciar despesas, faturas e viagens. O serviço eleva a rapidez das suas entregas e tem ganhos em conformidade, por exemplo, com o acompanhamento mais preciso das operações.

Com o Travel & Expense, o seu negócio obtém:

• ferramentas intuitivas, fáceis de usar;
• automação de processos repetitivos e geração de relatórios;
• precisão em seus orçamentos;
• um ecossistema completo de funcionalidades;
• redução dos riscos de fraude financeira.

O programa também oferece a possibilidade de automatizar as auditorias. Com esse processo feito por tecnologia end-to-end (de ponta a ponta), a sua empresa será capaz de combater fraudes e os focos de desperdício financeiro.

O sistema ainda conta com inteligência artificial, ajudando no gerenciamento das despesas praticamente em tempo real. Assim, os colaboradores que só ficavam nessa atividade poderão ser promovidos para projetos mais criativos.

Como você viu no artigo, a automação de processos é uma funcionalidade que agrada a todos. Os colaboradores não ficam mais sobrecarregados com muito trabalho repetitivo, e aos gestores e clientes ganham em produtividade e entregas rápidas, respectivamente.

Gostou de conhecer essas vantagens da automação e quer entender como a sua empresa pode desfrutar delas? Então, entre em contato conosco para saber mais!