Você sabe calcular o custo total de uma viagem corporativa?

O custo de viagem corporativa deve ser devidamente mapeado pelas empresas, para que a área financeira tenha plena visibilidade dos números. Assim, a contabilidade realizada ao final de cada mês tende a refletir com precisão as expectativas estabelecidas no planejamento desses deslocamentos. Ainda assim, o cálculo desses gastos continua gerando dúvidas, mesmo entre líderes experientes.

Neste artigo, você vai entender quais são os principais custos de uma viagem corporativa, como calculá-los com precisão e por que contar com ferramentas especializadas faz toda a diferença. Continua a leitura e conheça dicas práticas para manter o orçamento sob controle e evitar surpresas!

Veja os custos de uma viagem corporativa

Alimentação, hospedagem, transporte, passagens, estacionamento e imprevistos estão entre os principais custos de uma viagem corporativa. Todos esses elementos devem estar contemplados no planejamento orçamentário da empresa, independentemente da duração do deslocamento.

Situações inesperadas, em especial, precisam ser previstas em uma política de viagens, garantindo segurança tanto para a empresa quanto para o colaborador em casos fora do previsto.

Nesse sentido, para evitar surpresas e assegurar a conformidade, é fundamental contar com uma política bem estruturada, que abranja tanto os gastos programáveis quanto os emergenciais.

Saiba calcular o custo total de uma viagem corporativa

A forma mais eficaz de calcular o custo total de uma viagem corporativa é utilizar um ERP adaptado, como as soluções digitais oferecidas pela SAP Concur.

E por que essa recomendação? Em primeiro lugar, porque executar esse tipo de tarefa manualmente consome um tempo valioso que poderia ser direcionado a atividades estratégicas. Além disso, processos totalmente manuais aumentam significativamente as chances de erro.

Imagine uma pilha de recibos de reembolsos corporativos, ou até mesmo papéis com os gastos previstos de uma próxima viagem. Ao registrar esses valores manualmente em uma planilha, o colaborador desperdiça um tempo que poderia ser dedicado a outras atividades mais produtivas, em vez de lidar com a burocracia da validação de pagamentos.

As soluções SAP Concur, em conjunto com nossa extensa rede de fornecedores de viagens, podem ajudar você a criar um sistema integrado e automatizado, que o ajudará a atingir as metas de viagens e despesas, independentemente de quais sejam elas.

Algumas das funcionalidades das nossas tecnologias proporcionam:

• registrar dados de gastos e viagens, onde quer que sejam reservadas;
• conferir dados consolidados de viagens em um único painel;
• contratar facilmente transportes aéreos, trens, hotéis e carros usando uma ferramenta de reservas on-line;
• facilitar a conformidade com as políticas para os colaboradores;
• garantir aos colaboradores a liberdade de reservarem viagens sozinhos.

Lembre-se de que a falta de centralização gera complicações para o próprio setor financeiro, que se perde em meio a tantos orçamentos. Para ajudar a calcular o custo total de um deslocamento a trabalho, listamos algumas dicas específicas.

Faça um documento com tópicos

Um cálculo sem uma lista detalhada de informações não tem sentido algum. Por isso, comece colocando em ordem os custos da viagem corporativa, de modo que fique claro para gestores e colaboradores quais são os gastos aceitos e como essas despesas serão reembolsadas futuramente.

Crie uma média de gastos

Criar um valor médio é muito importante para o planejamento orçamentário da viagem corporativa, visto que os preços podem ser alterados de acordo com o momento da compra ou reserva — e até do próprio destino.

Nesse sentido, o conhecimento de um custo médio ajuda a evitar gastos extremamente altos e prepara a área financeira para o reembolso desse deslocamento.

Calcule a diária da viagem

Outro modo de realizar o cálculo é por meio da diária de viagem. Nela, são documentados os dados de transporte, alimentação e deslocamento, com base no objetivo da viagem corporativa.

Esse tipo de estimativa contribui para que uma viagem seja orçada com o máximo de precisão possível, ao contar os dias de deslocamento e a média de gastos em cada um deles.

Fixe um orçamento prévio

O colaborador que vai viajar deve ter clareza sobre o limite máximo de gastos permitidos, tanto para despesas diretas quanto para solicitações de reembolso. Esse teto financeiro orienta suas decisões durante o deslocamento e evita surpresas desagradáveis no retorno.

É importante que o funcionário saiba que, ao ultrapassar os valores estipulados sem uma justificativa aprovada previamente, o excedente será de sua responsabilidade — isto é, sairá do seu próprio bolso. Isso ajuda a reforçar a importância do planejamento e da responsabilidade financeira durante a viagem.

No orçamento, devem estar previstos:

• custos fixos, como passagens, hospedagem e alimentação, com base em médias praticadas para aquele destino;
• custos variáveis, como taxas extras, deslocamentos inesperados e pequenas emergências, que devem ter uma margem de tolerância pré-aprovada.

Ao prever diferentes cenários e alinhar expectativas, esse orçamento prévio contribui para que a experiência da viagem esteja totalmente de acordo com as diretrizes do negócio.

Veja como criar uma política de viagens corporativas eficiente

Uma política de viagens bem definida é fundamental para padronizar processos, evitar mal-entendidos e garantir que os deslocamentos profissionais ocorram de forma segura, econômica e transparente.

Com diretrizes claras, gestores e colaboradores ganham previsibilidade sobre como planejar, executar e justificar os custos das viagens corporativas.

Listamos algumas recomendações para que os líderes entendam como estruturar uma política eficaz, que atenda às necessidades da empresa e ofereça segurança a todos os envolvidos. Confira!

Defina regras claras de reembolso e despesas permitidas

O primeiro passo para criar uma política funcional é deixar explícito o que pode ou não ser reembolsado. Essa transparência evita conflitos, reduz retrabalho e garante que todos estejam alinhados quanto às expectativas e diretrizes da empresa.

É importante detalhar as seguintes questões:

• quais tipos de despesas são elegíveis para reembolso, como alimentação, hospedagem, transporte local e estacionamento;
• quais documentos devem ser apresentados para a solicitação de reembolso, como notas fiscais ou comprovantes digitais;
• qual o prazo para enviar os comprovantes após o retorno da viagem;
• como deve ser feito o envio: via sistema, e-mail ou aplicativo específico.

Além disso, é preciso deixar claro que gastos fora do escopo previamente autorizado, como upgrades de classe, consumo de minibar ou serviços de luxo, não serão reembolsados. Essa medida ajuda a evitar equívocos e padroniza o comportamento dos colaboradores em viagem.

Estabeleça limites de gastos por categoria

Para controlar melhor os custos e garantir a previsibilidade orçamentária, a política de viagens deve prever limites por tipo de despesa. Isso mantém o equilíbrio financeiro e reduz o risco de gastos excessivos.

Esses limites podem variar de acordo com o cargo do colaborador, a duração da viagem ou o destino. Conheça algumas boas práticas:

• definir tetos diários para alimentação, com valores diferentes para café da manhã, almoço e jantar;
• estabelecer categorias de hospedagem aceitáveis com teto por diária. Um exemplo: a definição entre hotéis 3 ou 4 estrelas;
• limitar o uso de aplicativos de transporte ou táxis, incentivando o uso de transporte público quando viável;
• indicar fornecedores preferenciais ou acordos corporativos que ofereçam tarifas mais vantajosas.

O ideal é revisar esses valores periodicamente, levando em consideração a inflação e os custos atualizados dos serviços. Isso garante que os colaboradores tenham autonomia sem comprometer o orçamento.

Inclua diretrizes para imprevistos e emergências

Mesmo o planejamento mais cuidadoso pode ser impactado por imprevistos. Por isso, é imprescindível que a política de viagens contemple procedimentos para lidar com situações não planejadas, garantindo agilidade e segurança tanto para o colaborador quanto para a empresa.

Essas diretrizes devem abordar os seguintes temas:

• como proceder em casos de voos cancelados ou atrasados, incluindo regras para remarcações ou hospedagem extra;
• o que fazer em caso de doenças ou acidentes durante a viagem;
• quais são os canais de suporte e emergência disponíveis para o colaborador;
• se há cobertura de seguro viagem e o que ele inclui.

Também é recomendado estabelecer um valor máximo de despesas emergenciais que o colaborador pode aprovar sozinho, bem como um processo para justificar esses gastos posteriormente. Dessa forma, a empresa se protege de abusos, e o colaborador tem respaldo para agir com rapidez em situações críticas.

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• integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• escolha de viagens sustentáveis;
• digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
• integração com o SAP Concur Expense, para o gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
• facilidade na aprovação e no monitoramento das despesas.

Compreender e controlar o custo de viagem corporativa é uma medida estratégica para preservar a saúde financeira da empresa e garantir a eficiência nos deslocamentos. Com planejamento adequado, limites bem definidos, tecnologias adequadas e uma política de viagens clara, é possível evitar desperdícios, antecipar despesas e dar mais autonomia aos colaboradores, sem abrir mão da segurança.

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