Como conservar nota fiscal corretamente para não perder o documento?

A cena é conhecida: colaboradores voltam de viagens com comprovantes amassados no bolso, a equipe financeira perde horas tentando decifrar números apagados e, no fim do trimestre, surge o risco de glosas fiscais por falta de documentação adequada. A fragilidade desse processo evidencia um ponto-chave da governança: saber como conservar nota fiscal de maneira segura, íntegra e rastreável.

Essa é uma exigência legal e condição para reembolso, auditoria e compliance. Quer saber como?

A seguir, veja o que sua empresa precisa saber para preservar notas fiscais, evitar perdas de documentos físicos, cumprir prazos legais e, por fim, migrar para um modelo digital sustentado por tecnologia em nuvem. Confira!

O que é nota fiscal?

Nota fiscal é o documento que comprova uma operação de venda ou prestação de serviços e serve de base para apuração de tributos federais, estaduais e municipais. 

No ambiente de viagens corporativas, ela valida despesas como hospedagem, alimentação, combustível e deslocamentos, permitindo que a empresa recupere créditos fiscais ou registre o gasto nos centros de custo corretos. Sem nota, não há reembolso — e, no caso de empresas enquadradas no Lucro Real, o lançamento pode ser glosado pela Receita Federal. Só é possível deduzir ou ressarcir valores se a nota estiver íntegra, legível e emitida contra o CNPJ correto.

Quais são os tipos de nota fiscal?

O termo “nota fiscal” costuma ser usado de forma genérica, mas a legislação brasileira prevê diferentes formatos para finalidades específicas. Abaixo, confira os principais:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF‑e) — destinada à circulação de mercadorias sujeitas ao ICMS. O emissor gera um arquivo XML autêntico, transmitido à SEFAZ; para acompanhar o transporte da carga, imprime-se o DANFE, que se refere somente à representação física da nota;
• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS‑e) — usada por prestadores de serviços que recolhem ISS. O documento também é um arquivo eletrônico (XML ou PDF) gerado no portal da prefeitura ou em sistema integrado à esfera municipal;
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC‑e) — voltada ao varejo para vendas ao consumidor final. O comprovante é um cupom eletrônico que traz QR Code para consulta pública imediata, dispensando o tradicional ECF;
• Nota Fiscal de Serviço Simplificada (NFS‑e MEI) — específica para microempreendedores individuais. A emissão ocorre em aplicativo ou site padronizado nacionalmente, simplificando a prestação de contas do MEI
• Recibo — embora comprove pagamento, o recibo não substitui a nota fiscal. Geralmente emitido em papel ou PDF simples, ele não gera crédito tributário nem comprova a operação perante o Fisco.

Qual é a importância de conservar notas fiscais?

Conservar notas fiscais atende a três frentes:

• conformidade tributária — instrução normativa da Receita Federal exige guarda mínima de 5 anos para documentos fiscais. Empresas que perdem a nota ficam sujeitas a multas pelo simples fato de não apresentá-la em fiscalização;
• elaboração de demonstrativos financeiros — sem a nota, a contabilidade não reconhece custos e despesas, distorcendo DRE, fluxo de caixa e KPIs que Regis usa em relatórios ao conselho;
• auditoria e governança — auditores independentes solicitam amostras de notas para testar a veracidade dos lançamentos. Arquivos ilegíveis ou extraviados comprometem a opinião sem ressalvas e elevam o risco de fraude.

Como conservar as notas fiscais?

Veja como orientar a conservação das notas fiscais!

Padronizar o recebimento

Para conservar notas fiscais de maneira eficiente, a empresa deve estabelecer um fluxo único de recebimento: sempre que um colaborador obtiver o documento, ele o encaminha por um canal oficial — seja por upload direto no ERP, pelo aplicativo de despesas ou por e-mail corporativo. 

Nesse momento, um checklist mínimo garante a validade: o arquivo precisa estar em XML ou PDF legível, trazer o CNPJ correto, a data, o valor e o código fiscal correspondente.

Armazenar em local adequado

O passo seguinte é definir onde esses arquivos ficarão guardados. Quando a legislação ainda exige o original em papel, eles devem ser arquivados em caixas apropriadas, em ambiente seco e longe da luz direta; comprovantes emitidos em papel térmico, comuns em postos de combustível, precisam ser digitalizados assim que possível porque a tinta se apaga em poucos meses.

Para os demais casos, a melhor prática é manter cópias digitais em servidores internos ou, preferencialmente, em nuvem com redundância e criptografia, garantindo acesso rápido e segurança.

Indexar informações

Cada documento deve ser indexado para facilitar buscas futuras. O padrão mais simples e eficaz consiste em nomear o arquivo com a combinação CNPJ, data, fornecedor e valor; ferramentas de OCR podem complementar esse processo, extraindo automaticamente as informações e reduzindo erros de digitação.

Definir políticas de retenção

É recomendado guardar NF‑e e NFS‑e por cinco anos completos, além do ano corrente, totalizando seis anos para cobrir o prazo de decadência tributária. Documentos ligados à folha de pagamento e obrigações trabalhistas podem exigir até dez anos de guarda. Já as notas vinculadas a projetos com incentivos fiscais devem permanecer arquivadas durante todo o período do benefício, acrescido de cinco anos.

Criar backups regulares

Em paralelo, a empresa precisa adotar uma rotina de backups. O ideal segue a regra 3‑2‑1: três cópias em dois meios diferentes, sendo uma delas off‑line; todas criptografadas, com testes periódicos de restauração pelo menos uma vez ao ano.

Estabelecer responsabilidade clara

Para o processo funcionar sem brechas, cada centro de custo deve ter um responsável — o “owner” das notas fiscais daquela área. No caso das viagens corporativas, por exemplo, o gestor de T&E assume o controle sobre os comprovantes de hospedagem e transporte.

Auditar processos

Por fim, auditorias internas trimestrais validam a eficácia do sistema: uma amostra das notas é revisada para confirmar a presença do XML, a correspondência entre data e período da viagem e a correta apuração dos tributos. Dessa forma, a organização cria um ciclo contínuo de aprimoramento que assegura conformidade e disponibilidade dos documentos sempre que solicitados.

Quais são os riscos da má conservação?

A má conservação de notas fiscais expõe a empresa a um conjunto de riscos, veja:

• multa fiscal — se a fiscalização solicitar um documento e ele não estiver disponível, o valor da penalidade pode chegar a 2% da operação correspondente;
• perda de crédito tributário — quando a nota está ilegível, o fisco glosa o ICMS ou o ISS;
• reembolso negado — sem documento válido, o colaborador fica inadimplente;
• duplicidade — se os controles falham, uma mesma nota pode ser apresentada duas vezes em relatórios diferentes;
• imagem negativa — quando um auditor independente não consegue localizar a amostra de uma NFS‑e de fornecedor crítico, emite parecer com ressalva, levantando dúvidas sobre a governança financeira da companhia.

Como a tecnologia mantém as notas fiscais conservadas?

A resposta começa pela digitalização integral do processo. Plataformas modernas de gestão de despesas permitem que o colaborador fotografe ou faça upload da nota fiscal; em segundos, a imagem passa por reconhecimento óptico de caracteres (OCR), que extrai dados como CNPJ, valor e data.

Essas informações são comparadas, de forma automática, às regras da política interna de gastos, gerando alerta imediato para correções ou aprovações antes de seguir adiante. Após a validação, o arquivo em XML ou PDF é criptografado e arquivado, eliminando os riscos de perda ou degradação física e garantindo acesso seguro 24 horas. 

Dessa forma, a tecnologia transforma a conservação de notas fiscais de um desafio operacional em um processo ágil, seguro e fonte de dados confiáveis para decisões estratégicas e gestão de riscos. Além disso, módulos de self‑compliance permitem que o próprio usuário revise pendências antes do envio, liberando o time financeiro para análises estratégicas.

Como vimos, saber como conservar nota fiscal corretamente já mitiga parte do problema, mas somente a tecnologia em nuvem garante integridade, rastreabilidade e escalabilidade em um cenário de negócios cada vez mais dinâmico.

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