Veja como garantir a conformidade em transações internacionais

Realizar transações internacionais exige processos bem organizados para assegurar a conformidade. Afinal, inconsistências nas informações de transferências feitas no exterior podem gerar riscos legais, financeiros e reputacionais para o negócio.

Quando o assunto é governança corporativa, a atenção aos dados de transações internacionais deve ser redobrada. Isso contribui para garantir a compatibilidade das informações e o registro correto das entradas e saídas, levando em conta o câmbio e outros processos organizacionais.

Neste artigo, saiba como realizar transações internacionais priorizando a conformidade em sua empresa!

O que são as transações internacionais?

As transações internacionais são negociações e transferências de dinheiro, bens e serviços no exterior. Diversas interações financeiras podem ser realizadas com outros países, como a importação ou a exportação de produtos, da mesma maneira que o investimento ou a parceria com investidores de outras nações.

Vale a pena destacar também que as viagens corporativas podem contar com transações internacionais. Empresas que subsidiam a locomoção, a estadia e a alimentação dos colaboradores em negociações em outros países precisam se preocupar com o registro correto desse tipo de movimentação.

Em geral, as transações internacionais fazem parte da economia global e representam o comércio, a colaboração e as trocas entre empresas, colaboradores, investidores e demais stakeholders de diferentes países.

Como são realizadas?

As transações internacionais são realizadas a partir de um conjunto de processos. Para começar, é preciso que as partes envolvidas sejam identificadas, tanto pessoas físicas quanto jurídicas. Desse modo, é possível estabelecer claramente quem é o remetente e quem é o destinatário.

Em seguida, é necessário fazer a conversão da moeda entre os países. O câmbio é fundamental, pois revela o quanto a empresa estará, de fato, gastando ou recebendo com a transação. Para isso, é preciso contar com o apoio de instituições financeiras especializadas nesse tipo de conversão.

O próximo passo é a transferência do dinheiro, dos bens ou dos serviços. A empresa pode utilizar soluções de pagamento online ou organizações parceiras focadas em transações internacionais para realizar a troca das moedas.

Vale a pena ressaltar também que cada país conta com a sua própria legislação. Desse modo, as transações internacionais estão sujeitas a diversas regulamentações das nações envolvidas para garantir o pagamento correto das tarifas, impostos e taxas de serviço.

Por fim, é fundamental lembrar que cada detalhe desse processo precisa estar devidamente registrado. Esse é um cuidado essencial para a contabilidade e a conformidade fiscal de uma empresa. Portanto, informações como valores, taxas, datas e dados das partes envolvidas devem ser anotadas.

Qual a importância de garantir a conformidade?

A conformidade nada mais é do que o cumprimento das normas vigentes em uma operação. Portanto, garanti-la nos processos realizados pela sua empresa é sinônimo de diminuir riscos legais.

Mais do que isso, a conformidade previne gastos desnecessários e ajuda no controle financeiro. Ainda, as empresas que não se envolvem com polêmicas referentes a irregularidades nos processos conseguem construir uma melhor reputação no mercado, tornando-se mais estimadas pelo público-alvo, como clientes, talentos e investidores.

Quais os desafios ao realizar transações internacionais?

Os principais desafios que uma empresa pode enfrentar ao realizar transações internacionais são:

• erro na conversão da moeda;
• instabilidades econômicas e políticas;
• excesso de burocracias nas regulamentações;
• acréscimo de tarifas e impostos;
• dificuldades com estornos;
• disputas tributárias;
• necessidade de mais organização financeira.

Como garantir a conformidade em transações internacionais?

Para não ter problemas em relação à conformidade nas transações internacionais, é importante adotar alguns cuidados preventivos. A seguir, saiba como ter boas práticas na sua empresa para fazer negociações no exterior, principalmente em viagens internacionais!

Desenvolva políticas internas claras

Para começar, é necessário estabelecer quais são as políticas da empresa em transações internacionais. Definir limites, regras e os documentos essenciais para comprovar as transferências realizadas em viagens corporativas vai ajudar a manter a gestão financeira, fiscal e tributária nesse contexto.

Ofereça treinamento contínuo de funcionários

Para que os colaboradores também tenham facilidade em seguir as normas, é válido oferecer treinamento contínuo, a fim de deixá-los sempre atualizados sobre os processos que devem ser seguidos. Com isso, é possível evitar problemas de falta de dados, comprovantes e demonstrativos.

Realize auditorias internas e externas

Para manter o controle sobre as transações realizadas na empresa, tanto dentro do país quanto no exterior, é fundamental realizar auditorias periódicas. Esse processo de fiscalização e confirmação dos dados pode ser feito internamente e externamente, a fim de garantir que as informações registradas sejam verídicas.

Busque consultoria especializada

Procurar apoio de empresas especializadas em consultoria para transações internacionais também pode ajudar o seu negócio a cuidar de todos os trâmites e evitar problemas de conformidade. Nesse caso, é possível receber as instruções adequadas para cada caso e país de negociação. 

Invista na automação dos processos

Com processos automatizados, torna-se mais difícil cometer erros de cálculo de conversão, perda de informações e armazenamento inadequado dos dados. Afinal, as máquinas trabalham continuamente para atualizar os registros e fazer o monitoramento constante da veracidade das informações. Consequentemente, a garantia da conformidade se torna mais prática e ágil.

Quais os perigos de não se preocupar com a conformidade nas transações?

De todos os problemas que a sua empresa pode enfrentar, o comprometimento com a conformidade financeira, fiscal, contábil e legal é um dos mais arriscados, principalmente quando se trata de transações internacionais, em que é necessário negociar com outros países.

Nesse cenário, cuidar dos processos para atender às regulamentações vigentes ajuda a evitar multas, perdas financeiras e danos à reputação da empresa. Além disso, contribui para a prevenção de fraudes e fortalece a confiança nos colaboradores.

Em geral, conhecer os riscos da falta de conformidade nas transações internacionais vai motivar a sua empresa a providenciar todos os cuidados essenciais para prevenir falhas. Desse modo, é possível monitorar os resultados, manter o workflow de aprovação atualizado e garantir mais segurança nas viagens corporativas dos colaboradores para outros países.

Este artigo foi útil para você? Saiba mais sobre como otimizar o processo de gestão corporativa! Descubra como transformar requisitos de conformidade em oportunidades de negócios para impulsionar a sua empresa continuamente!