Entenda melhor quais são as despesas fixas e variáveis de uma empresa

Quais são as despesas variáveis e fixas de uma empresa? Você deve saber que as despesas equivalem a todos os gastos relativos à manutenção da empresa, ou seja, os que não estão atrelados aos custos das operações em si. 

Mas afinal, quais são esses custos fixos ou variáveis? No artigo de hoje, falaremos um pouco mais sobre este assunto. 

Entenda quais são as despesas variáveis e fixas de uma empresa

De modo geral, as despesas variáveis ou fixas são os gastos que a organização precisa ter para manter a sua estrutura funcionando corretamente. Essas despesas não estão relacionadas com a geração de novos itens que serão vendidos, ou seja, não se relacionam diretamente com possíveis lucros do negócio.

Esses gastos corporativos estão entre as principais preocupações dos gestores nas empresas, independentemente de porte ou setor de atuação. Custos além do esperado, podem afetar diretamente o controle de despesas e, muitas vezes, causar prejuízos preocupantes, crises e instabilidades no negócio.

Nesse cenário, as empresas precisam encontrar novas maneiras de garantir um bom controle e redução de despesas e, principalmente, um fluxo transparente de informações, capaz de minimizar os riscos de adulterações.

Para te auxiliar nesse processo, vamos explicar um pouco mais sobre as principais diferenças entre despesas fixas e variáveis, e como as empresas podem elaborar estratégias efetivas para ter uma visão integrada dessas despesas e não ficar no prejuízo.

Conheça as despesas fixas

Ao contrário do que possa parecer, os valores das despesas fixas podem ser alterados conforme a necessidade da empresa. Um exemplo são as contas fixas que ocorrem todos os meses — elas podem ter variáveis, assim como não impactarão diretamente no fluxo de caixa do negócio.

Mais resumidamente, independentemente do faturamento da empresa, as despesas fixas estarão ali e precisarão ser incorporadas no fluxo de caixa do seu negócio.

Dentro dessa categoria, podemos citar as contas de consumo que são mais recorrentes, por exemplo:

• salário dos funcionários;
• aluguel do imóvel do negócio;
• contas de água, energia, gás e internet;
• taxas bancárias e outros gastos frequentes da organização.

Conheça as despesas variáveis

Diferentemente das despesas fixas, as variáveis estão mais relacionadas com as atividades de vendas e de produção, apesar de não terem relação direta com a operação e produção, e nem com a quantidade de produtos vendidos.

Entre os principais exemplos de despesas variáveis, podemos destacar:

• reparo de avarias;
• comissões por vendas;
• manutenções não programadas;
• incidentes ou acidentes na produção;
• gasto com combustível dos veículos da empresa;
• fretes e multas por atraso na entrega de produtos aos clientes.

Apesar de parecerem mais incontroláveis, as despesas variáveis são mais fáceis de monitorar, uma vez que possibilitam mais alterações e podem ser negociadas ou até mesmo reduzidas ao longo do tempo.

No entanto, para fazer uma boa avaliação das despesas, sejam elas fixas ou variáveis, é de extrema importância que os gestores tenham uma visão bastante ampla dos processos internos e uma avaliação criteriosa e cirúrgica em relação aos tipos de despesas.

Saiba como controlar essas despesas

Infelizmente, não há uma fórmula mágica para realizar o controle das despesas variáveis e fixas, tendo em vista que nem todas as ações são aplicáveis a toda empresa. Contudo, é necessário manter as finanças do seu negócio em dia.

Saiba que recorrer a um bom sistema é muito útil para gerenciar e controlar as despesas da organização. Ter um planejamento financeiro é essencial, principalmente para diminuir os gastos desnecessários ou preparar-se para gastos inesperados ou emergências financeiras. 

Dessa forma, para fazer um bom controle é preciso realizar uma análise das despesas fixas e variáveis, para saber quais são os reais gastos do negócio e quais podem ser eliminados sem maiores contratempos. 

É necessário ressaltar que para controlar as despesas, é mais eficiente começar pelos gastos fixos, já que você tem maior previsibilidade dos valores. Desse modo, reúna todos os custos que apresentam sempre o mesmo valor, que devem ser pagos mensalmente. 

Já as despesas variáveis não têm o mesmo valor, sendo fundamental encontrar um média desses gastos no seu orçamento. Para isso, é preciso somar os custos variáveis dos últimos 3 ou 6 meses. 

Com o valor das despesas fixas e a média das variáveis, basta somar os resultados para saber ao certo o seu custo mensal. Com essas informações em mãos, você pode avaliar se esse valor é compatível com a rentabilidade da empresa e o que pode ser reduzido. Caso o orçamento esteja zero a zero, é fundamental reduzir gastos para conseguir desenvolver as atividades. 

É importante ressaltar que é preciso eliminar todos os gastos supérfluos e que não contribuem para o crescimento da empresa. Uma dica básica para reduzir despesas variáveis é a adoção de hábitos que ajudam a economizar água e luz. Além disso, é preciso evitar compras desnecessárias.

Veja por que investir em tecnologia

Depois do entendimento completo sobre quais são as despesas fixas e variáveis de uma empresa, é extremamente necessário monitorar a execução dos fluxos planejados. É importante delimitar indicadores-chave, como os balanços financeiros, comparadores de serviços e automatização.

Adotar ferramentas tecnológicas é uma das maiores estratégias para garantir um controle de despesas efetivo e o acompanhamento das métricas corretamente. Além disso, por meio da plataforma adequada para as demandas da sua empresa, é possível acessar relatórios completos e detalhados, que permitem uma visão geral da empresa e da atuação dos colaboradores.

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A SAP Concur pode auxiliar a sua empresa a se adaptar às novas medidas do mercado por meio de um sistema de gestão completo: o SAP Concur Expense. Ele consiste em uma plataforma inovadora e tecnológica que viabiliza a administração corporativa e a implementação da política de gastos.

Além disso, a ferramenta é dinâmica, apresentando um design intuitivo e responsivo, que permite o acesso e atualização por qualquer tipo de dispositivo conectado à internet. Dessa forma, o sistema de gestão de despesas melhora a experiência do colaborador e os resultados internos da organização, possibilitando o acesso às despesas variáveis e as fixas de maneira otimizada.

Conforme mostramos ao longo deste artigo, as despesas variáveis e fixas fazem parte da rotina de toda e qualquer empresa, sendo fundamental ficar atento a elas, pois são primordiais para garantir o desenvolvimento das atividades do negócio no mercado e evitar maiores contratempos financeiros. Com um eficiente sistema de gestão é possível saber com clareza os gastos.

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