Automatização de processos financeiros: como gerenciar custos no trabalho híbrido e crescer

03/11/2021
O monitoramento e gerenciamento de despesas realizadas pelos colaboradores nas empresas pode parecer simples e fácil. Mas, na verdade, não é nada disso. Para que a gestão ocorra de forma adequada e eficiente, mantendo o controle, é preciso ter uma operação bem estruturada, com apoio de tecnologias para acelerar os processos e que proporcionem total visibilidade dos gastos. Neste sentido, a automatização de processos financeiros é uma ótima solução.
 
Em geral, já é fundamental contar com esse tipo de ferramenta tecnológica na gestão empresarial e financeira, principalmente para otimizar a execução de tarefas manuais, burocráticas e que podem gerar erros e retrabalhos. Assim, com a automação, é possível facilitar o controle financeiro e promover uma gestão de custos efetiva.
 
Para se ter uma ideia da importância da digitalização, modernização e transformação digital dos negócios, especialmente no âmbito das práticas e gestão financeira, as organizações mais digitalizadas se valorizaram e lucraram mais mesmo durante a pandemia, segundo o estudo “The Leaders´Path to Digital Value”, do BCG. De acordo com dados da pesquisa, essas empresas mais maduras obtiveram resultados significativos:
  • Apenas seis meses após o início da pandemia, estavam, em média, 23% mais valorizadas do que antes da crise;
  • Entre 2017 a 2020, 40% delas aumentaram suas receitas em mais de 10%;
  • Duas em cada três empresas maduras conquistaram taxas de retorno de investimentos (ROI) superiores a 10% em seus projetos.
Mas, se a sua empresa ainda não está super evoluída nos projetos de transformação digital, fique tranquilo que ainda dá tempo de correr atrás do prejuízo. Inclusive, é possível começar agora a investir na digitalização e automatização da gestão financeira e ainda se destacar no mercado. Isso porque a maioria dos negócios (56,2%) ainda está nos níveis iniciais desta jornada e apenas 10,8% atingiram o grau de maturidade mais alto, mostra o relatório Deep Digital Journey.
 

Importância da automatização financeira no mundo híbrido

Além de tudo o que foi comentado, neste contexto atual de movimento híbrido de trabalho, as inovações e tecnologias se fazem ainda mais necessárias e presentes. Até porque se torna ainda mais difícil gerenciar e controlar não só os colaboradores, mas também a forma como eles realizam as despesas corporativas.
 
O fato é que os gastos estão mais dispersos, com diferentes fontes de origem, desde as despesas corriqueiras de materiais de escritório, alimentação, táxi, combustível e outras, até os custos originados pelo home office, como conta de celular, energia, equipamentos tecnológicos.
 
Sem contar que muitas empresas também englobam outros gastos aqui, como o investimento na capacitação, treinamento e desenvolvimento profissional da equipe. Desse modo, certamente, a pergunta que fica para os líderes, gestores financeiros e CFOs é como lidar com tudo isso, não é mesmo? Porém, é aqui que o investimento em tecnologias financeiras e automatização de processos financeiros se torna indispensável.
 
Assim, é possível otimizar as operações, ganhar mais agilidade, aumentar a produtividade e até reduzir custos durante os processos financeiros. Ao mesmo tempo, o gestor financeiro consegue promover a gestão apropriada das despesas, com classificação correta para verificar os diferentes custos envolvidos, mas também com centralização de informações, a fim ter uma visibilidade completa.
 

Quais desafios a automatização de processos financeiros resolve?

Após esse período, com a crise gerada pela pandemia do coronavírus, muitas empresas conseguiram com muita resiliência financeira superar as adversidades, se manter ativas com boa saúde financeira e garantir o ambiente adequado para fomentar seu crescimento.
 
Neste sentido, as tecnologias, incluindo a automação, foram alicerces valiosos para vencer os desafios e modernizar seus processos para o mundo digital. Inclusive, uma pesquisa feita pela Oxford Economics descobriu que quase todos os entrevistados planejam mudar seus processos manuais de finanças para o digital nos próximos anos. O objetivo dessas organizações é, assim, melhorar o desempenho financeiro e ter capacidade de enfrentar as crises futuras. Outros problemas que os negócios esperam resolver com essa digitalização financeira são:
  • Maior produtividade
43% desejam aumentar a produtividade por meio de transformação e automação inteligente de processos. Afinal, com as tecnologias, é possível garantir maior agilidade da equipe financeira para fazer operações de reembolsos, assim como maior produtividade dos colaboradores que não perdem tempo com toda a burocracia de prestação de contas de forma manual.
  • Diminuição no tempo de comprovação de despesas
35% dos colaboradores demoram um tempo considerável para enviar as despesas aos gestores. Isso acontece principalmente por causa dos processos manuais e da ausência de digitalização.
  • Maior visibilidade financeira e conhecimento dos gastos
81% dos líderes financeiros admitem pontos cegos em relação às despesas e viagens de suas companhias. Ou seja, faltam informações adequadas para os gestores.
 

Como a automatização de processos financeiros ajuda com despesas no trabalho híbrido

Pois bem, com todo esse contexto, a automatização na gestão financeira pode contribuir e muito nos tempos atuais de home office e migração para o trabalho híbrido, para um gerenciamento eficiente dos gastos realizados. O que vai contribuir para o crescimento do seu negócio, já que você terá muito mais visibilidade e controle do que está acontecendo em termos de despesas. Ou seja, poderá reduzir custos, promover economia e aumentar a lucratividade da empresa. Veja as principais aplicações de uma automação financeira para o monitoramento dos gastos no ambiente híbrido:

Automatize gastos do colaborador de forma unificada

Esta etapa pode ser considerada a mais importante dos processos de gestão financeira. Isso porque a centralização de informações em uma ferramenta ou solução única e digital permite otimizar o controle de custo e a melhora do gerenciamento do fluxo de caixa.
 
Além disso, toda essa digitalização e automação garante o preenchimento e a inserção de dados referentes aos gastos, de maneira correta, no sistema. O que facilita não só o fluxo de trabalho da equipe financeira, mas também o controle dos custos e a manutenção dos gastos dentro das políticas.

Conecte-se a diferentes sistemas empresariais

Só fazer o gerenciamento de gastos realizados pelos colaboradores de forma automática não adianta. É preciso automatizar os processos financeiros em outros momentos, como contas a pagar, contas a receber, folha de pagamento, fluxo de caixa e outros.
 
O uso de soluções de gestão de despesas corporativas, com automatização de processos, então, deve conter também a integração com diferentes aplicações e sistemas empresariais, como os ERPs. Com isso, é possível ter todo um ecossistema integrado e unificado, com conexão em nuvem, acesso por aplicativos móveis e associação de dados. Esta situação facilita as análises de informações em tempo real, resultando em embasamento para os gestores tomarem decisões.

Utilize os dados de gastos para geração de insights e relatórios

Outro ponto importante da automatização de processos financeiros diz respeito à possibilidade de gerar relatórios automáticos, com insights valiosos para os diretores e líderes sobre as despesas, a fim de identificar oportunidades de economia e facilitar a adoção de uma gestão mais inteligente e estratégica.
 
O que economiza tempo de equipes e líderes na coleta de dados e montagem de relatórios. Ao mesmo tempo, com esses painéis e análises sobre os gastos, as empresas se tornam capazes de auditar os custos, verificando se tudo está em compliance financeiro.
 

Disponibilize uma experiência digital para os colaboradores

As soluções e automações inteligentes voltadas para a gestão de despesas ajudam a tornar a experiência dos colaboradores mais simples, fácil e prática, promovendo uma maior satisfação dos funcionários. Imagine só a situação dos profissionais poderem fazer a prestação de contas rapidamente, com fotos dos comprovantes, inserção via aplicativo e monitoramento das despesas no sistema em tempo real. Isso traz ganhos para a rotina dos colaboradores, assim como também agiliza os processos de reembolsos, quando necessário.
 
No entanto, vale ressaltar a importância de se treinar e preparar os funcionários para manusear as ferramentas corretamente. Assim, eles podem ter toda a autonomia e flexibilidade para colocar seus dados nas plataformas, podendo envolver os gastos em viagens, os indicadores de quilometragem, os relatórios de custos, entre outros.
O que facilita também a vida dos gestores em relação às análises e aprovações dos valores, assim como gera maior visibilidade.
 
Então, um sistema de gestão de despesas consegue melhorar a experiência dos funcionários dos mais diversos setores, incluindo os usuários da plataforma, a equipe financeira, o time de TI, de compliance, o gerente de viagens e até o RH.
 
 

Apresente os dados das despesas realizadas

Com todos os relatórios e painéis fornecidos por uma solução de gestão de despesas com automatização de processos financeiros, você, como CFO, tem dados sólidos para, além de identificar oportunidades e tomar decisões, apresentar o cenário internamente.
 
É importante mostrar para diretoria, conselho interno e investidores como andam as finanças empresariais e todos os custos envolvidos, incluindo esses gastos que, a princípio, podem parecer pequenos, mas possuem uma grande participação na gestão financeira. Isso contribui inclusive para indicar como está o nível de governança corporativa, com a mitigação de riscos e fraudes em despesas.
 
Além do mais, também é possível manter uma gestão aberta e transparente, chamando os funcionários para exibir esses dados e relatórios. Assim, é possível explicar o porquê de medidas serem tomadas, como por exemplo, a restrição de viagens para alcançar maior redução de custos.
 
Também pode-se indicar para o time outros pontos e gargalos que precisam ser melhorados no que diz respeito aos custos, como o cumprimento de políticas internas de gastos. Vale ainda trazer dados sobre o tempo de aprovação e pagamento do reembolso, a fim de exemplificar para os colaboradores como as ferramentas para automatização de processos também ajudam para que eles recebam os valores devidos de forma mais rápida.

Como a SAP Concur pode ajudar na automatização de processos financeiros

Se você chegou aqui, certamente, está convencido sobre os benefícios da automatização da gestão financeira. Mas deve ter uma dúvida sobre qual a ferramenta que vai te ajudar neste cenário. E, com certeza, a resposta para sua pergunta é a SAP Concur que oferece uma solução completa de gestão de despesas e viagens corporativas.
O SAP Concur Travel & Expense tem tudo o que você precisa para fazer a diferença na gestão financeira do seu negócio. Conheça as principais aplicações e recursos do sistema para auxiliar sua empresa:
 
1. Possibilita a criação de políticas de despesas personalizáveis ​​que podem ser alteradas para se adequar às suas necessidades de negócios em constante mudança.
2. Melhora a eficiência e a precisão dos processos financeiros, eliminando tarefas manuais, repetitivas e burocráticas, realizadas em papel, planilhas e Excel, que poderiam incorrer em erros e provocar retrabalhos.
3. Libera os funcionários de tarefas manuais demoradas para um trabalho de maior valor e de importância mais estratégica.
4. Automatiza a prestação de contas e o envio de comprovantes e notas fiscais de despesas por meio de aplicação web ou aplicativo de celular.
5. Facilita o envio de relatórios de despesas por parte dos funcionários.
6. Proporciona relatórios personalizáveis ​​para identificar oportunidades de economia e de redução de custos.
7. Garante uma visibilidade clara das despesas e gera dados importantes para orientar melhor a tomada de decisões.
8. Facilita as auditorias de despesas e a detecção de fraudes em potencial.
 
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Automação