Por que você precisa de um aplicativo para controle de despesas de viagem?

17/08/2021

Uma missão super desafiadora para as empresas sempre foi realizar o gerenciamento das despesas nas viagens corporativas. No entanto, com cada vez mais inovações tecnológicas, se tornou possível otimizar todos os processos e o aplicativo para controle de despesas de viagem é uma ferramenta essencial neste cenário.

Vale lembrar que, durante a gestão de despesas das viagens, é necessário organizar os comprovantes e notas fiscais, abrir os processos de reembolso, verificar se todos os gastos estão dentro da política e realizar as aprovações. Ou seja, é uma série de atividades que demandam muito tempo e esforço, mas que o aplicativo pode tornar mais eficientes e rápidas.
 
Por isso, neste artigo, entenda melhor como o recurso pode ajudar, sua importância e os principais motivos para investir nesse recurso.
 

O que é o aplicativo para controle de despesas de viagem?

Na prática, esse aplicativo é uma espécie de software que facilita a vida dos gestores e colaboradores, especialmente os que viajam com mais frequência. Isso porque o recurso permite controlar, monitorar e analisar os gastos das viagens.
 
Imagine só a rotina de um funcionário em viagem, que precisa conciliar deslocamentos, planejamento de viagem, hospedagem, reuniões de negócios e ainda separar um tempo para organizar as despesas. Então, nada melhor do que ajudar o colaborador com uma ferramenta inteligente para fazer uma gestão dos gastos e traçar um plano de rota durante a viagem.
 
Neste contexto, ter um aplicativo na palma da mão instalado no celular ajuda e muito o profissional a economizar tempo e ganhar mais praticidade.
 

Como funciona o aplicativo para controle de despesas de viagem na prática?

Com a solução no celular, o colaborador pode realizar a prestação de contas sobre as despesas de maneira simples, tirar fotos de recibos e enviar para a empresa, além de solicitar reembolso. Tudo online e em tempo real.
Ao mesmo tempo, a gestão financeira já recebe o relatório de despesas dentro da própria plataforma, os responsáveis pela aprovação do reembolso fazem a avaliação e liberação do valor conforme a política interna da empresa.
 
Além disso, com todos os dados de despesas atualizados, a gestão ganha maior visibilidade financeira e ainda pode analisar os custos em diferentes tipos de categorias, gerando insights para tomar decisões sobre os gastos dos colaboradores. Então, de forma resumida, o negócio ganha muito mais automação, rapidez e eficiência em todo o processo de prestação de contas e reembolsos.
 

Conheça os principais motivos para investir no aplicativo

Por enquanto, já ficou clara a importância do aplicativo para controle de despesas de viagem. Mas, se você, como gestor, ainda tem dúvidas se vale a pena investir e implementar a solução, temos uma série de motivos para você começar o quanto antes. Confira a seguir:

1. Economia de tempo

O uso do aplicativo, com certeza, tem a economia de tempo como maior vantagem e motivo para implementação. Em um processo manual, tanto os viajantes corporativos como os gestores perdem muito tempo para atualizar planilhas e relatórios. Mas o recurso do app evita isso.

2. Agilidade no processo de reembolso

Com toda a automação e facilidade proporcionada, o fluxo completo de reembolso acontece dentro da plataforma, da prestação de contas até a aprovação do reembolso. Além disso, o aplicativo ainda conta com acompanhamento do andamento do pedido.

3. Redução de falhas

O preenchimento manual de despesas pode gerar erros de digitação e ausência de informações. Ao mesmo tempo, os colaboradores podem perder os comprovantes de gastos.
 
No entanto, com o aplicativo, as fotos das notas fiscais são tiradas na hora, digitalizando os recibos e automatizando a prestação de contas. O que diminui falhas e retrabalhos nos processos, assim como reduz os riscos de fraudes nos reembolsos.

4. Aumento da mobilidade

Durante as viagens corporativas, a mobilidade é fundamental, já que o colaborador pode estar em reuniões e deslocamentos, precisando de fácil acesso via celular. E o aplicativo para controle de despesas de viagem permite isso, com consulta por qualquer dispositivo, a qualquer hora.

5. Contribuição sustentável

Toda essa digitalização e automação nos processos de despesas e reembolsos também vai ao encontro do momento de maior preocupação ambiental e conscientização sobre o desenvolvimento sustentável. Isso porque é possível reduzir o consumo e armazenamento de papéis.

6. Melhor gestão financeira

Todos os impactos positivos mencionados anteriormente também ajudam a otimizar a gestão financeira, já que é possível ter maior controle e visibilidade das despesas, evitar gastos fora da política, minimizar o risco de fraudes, alcançar maior previsibilidade de despesas, obter relatórios atualizados, entre outros detalhes.

Conheça o aplicativo para controle de despesas de viagens da SAP Concur

Agora que você está convencido da importância dos aplicativos para controle de despesas, deve estar se perguntando qual o melhor, não é mesmo? A resposta é simples: a ferramenta da SAP Concur!
 
Nossa solução completa de gestão de viagens corporativas e despesas iniciadas por colaboradores, o SAP Concur Travel & Expense, possui aplicativos para Android e iOS, com os melhores recursos.
 
O aplicativo móvel da SAP Concur é uma ferramenta simples e segura que permite gerenciar despesas, viagens e faturas diretamente no seu smartphone. Assim, você tem todas as funcionalidades do software diretamente na palma da mão. Com o nosso aplicativo, é possível:
  • Fazer reservas e gerenciar viagens
  • Tirar fotos de comprovantes e transformá-los em entradas de despesas
  • Criar e enviar relatórios de despesas
  • Aprovar faturas
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