29/12/2020
O relatório de despesas de viagem é essencial para a gestão financeira de uma empresa que conta com muitos deslocamentos por parte de seus colaboradores. Além disso, a previsão é de que no próximo ano, o setor de viagens corporativas apresente melhora significativa, o que corrobora ainda mais para a gestão eficiente e inteligente.
Vale destacar, que desde o segundo trimestre de 2020, as viagens corporativas domésticas já apresentaram melhora significativa com 42,7% de aumento, segundo levantamento da Abracorp. Diante disso e da necessidade das empresas em otimizar os recursos para 2021, preparamos esse conteúdo sobre como fazer o relatório de despesas de viagem. Confira!
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O primeiro passo para estruturar um relatório de despesas de viagem é realizar o levantamento de todas as despesas de deslocamentos dos colaboradores do seu negócio. Com esses dados, é possível identificar o que é, de fato, responsabilidade da empresa, como passagens, alimentação, diárias de hotel e traslados, e o que é por conta do profissional.
Para que essas responsabilidades sejam bem definidas entre empresa e funcionários, é importante estabelecer quais são as despesas reembolsáveis e comunicar aos colaboradores. Desta maneira, sua empresa evita situações desagradáveis como discussões sobre gastos em deslocamentos que não fazem parte da política de reembolso da organização.
Em um relatório de despesas de viagem também é preciso elaborar regras para o reembolso dessas despesas, como o envio de nota fiscal com informações básicas, do tipo: descrição do produto ou serviço adquirido, razão social da empresa, CNPJ, endereço, telefone e email, por exemplo. Desta maneira, o colaborador pode comprovar seus gastos corporativos e pedir reembolso com maior agilidade e praticidade.
Para que o relatório de despesas de viagem gere otimização e não confusão na gestão financeira, é importante que os processos sejam padronizados.
Para isso, deve se estruturar um documento padrão com informações como:
Destino da viagem
Nome do colaborador
Motivo (fechamento de contrato, treinamento, parcerias, entre outros)
Valores e despesas
Esse relatório padronizado promove agilidade, tanto nos processos da gestão financeira, como no recebimento dos reembolsos por parte dos colaboradores.
Uma opção válida para otimizar ainda mais os recursos de uma empresa, ainda mais em períodos desafiadores como o atual, é a utilização do cartão corporativo com limites pré-estabelecidos para cada viagem. Assim, além de garantir que os limites de gastos não sejam extrapolados, a organização também pode acompanhar esses valores em tempo real, por meio dos aplicativos bancários, e ainda avaliar detalhadamente cada despesa a partir da fatura do cartão.
Por fim, é importante deixar as antigas planilhas de lado e contar com um sistema de gestão de despesas corporativas iniciadas pelos colaboradores. Assim, todos os processos de custos de deslocamentos, bem como a elaboração do relatório de despesas de viagem em si, inclusive o reembolso, são mais rápidos, com menor possibilidade de erros e com acompanhamento em tempo real.
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Para garantir inteligência de dados e eficiência em processos financeiros no relatório de despesas de viagem da sua empresa, é fundamental contar com uma parceira sólida e experiente. Nesse sentido, a solução da SAP Concur, por exemplo, pode fazer toda a diferença nos processos da sua empresa e colaborar para reduzir os custos corporativos em até 8%.
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