Relatório de despesas de viagem: saiba como fazer para sua empresa!

29/12/2020

O relatório de despesas de viagem é essencial para a gestão financeira de uma empresa que conta com muitos deslocamentos por parte de seus colaboradores. Além disso, a previsão é de que no próximo ano, o setor de viagens corporativas apresente melhora significativa, o que corrobora ainda mais para a gestão eficiente e inteligente.

Vale destacar, que desde o segundo trimestre de 2020, as viagens corporativas domésticas já apresentaram melhora significativa com 42,7% de aumento, segundo levantamento da Abracorp. Diante disso e da necessidade das empresas em otimizar os recursos para 2021, preparamos esse conteúdo sobre como fazer o relatório de despesas de viagem. Confira!

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Saiba como fazer o relatório de despesas de viagem para sua empresa

Levante as despesas de viagens 

O primeiro passo para estruturar um relatório de despesas de viagem é realizar o levantamento de todas as despesas de deslocamentos dos colaboradores do seu negócio. Com esses dados, é possível identificar o que é, de fato, responsabilidade da empresa, como passagens, alimentação, diárias de hotel e traslados, e o que é por conta do profissional.

Estabeleça o que é reembolsável

Para que essas responsabilidades sejam bem definidas entre empresa e funcionários, é importante estabelecer quais são as despesas reembolsáveis e comunicar aos colaboradores. Desta maneira, sua empresa evita situações desagradáveis como discussões sobre gastos em deslocamentos que não fazem parte da política de reembolso da organização.

Elabore regras para o reembolso

Em um relatório de despesas de viagem também é preciso elaborar regras para o reembolso dessas despesas, como o envio de nota fiscal com informações básicas, do tipo: descrição do produto ou serviço adquirido, razão social da empresa, CNPJ, endereço, telefone e email, por exemplo. Desta maneira, o colaborador pode comprovar seus gastos corporativos e pedir reembolso com maior agilidade e praticidade.

Padronize os relatórios de despesas

Para que o relatório de despesas de viagem gere otimização e não confusão na gestão financeira, é importante que os processos sejam padronizados.

Para isso, deve se estruturar um documento padrão com informações como:

  • Destino da viagem

  • Nome do colaborador

  • Motivo (fechamento de contrato, treinamento, parcerias, entre outros)

  • Valores e despesas

Esse relatório padronizado promove agilidade, tanto nos processos da gestão financeira, como no recebimento dos reembolsos por parte dos colaboradores.

Implemente o uso do cartão corporativo

Uma opção válida para otimizar ainda mais os recursos de uma empresa, ainda mais em períodos desafiadores como o atual, é a utilização do cartão corporativo com limites pré-estabelecidos para cada viagem. Assim, além de garantir que os limites de gastos não sejam extrapolados, a organização também pode acompanhar esses valores em tempo real, por meio dos aplicativos bancários, e ainda avaliar detalhadamente cada despesa a partir da fatura do cartão.

Use a tecnologia a seu favor

Por fim, é importante deixar as antigas planilhas de lado e contar com um sistema de gestão de despesas corporativas iniciadas pelos colaboradores. Assim, todos os processos de custos de deslocamentos, bem como a elaboração do relatório de despesas de viagem em si, inclusive o reembolso, são mais rápidos, com menor possibilidade de erros e com acompanhamento em tempo real.

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Para garantir inteligência de dados e eficiência em processos financeiros no relatório de despesas de viagem da sua empresa, é fundamental contar com uma parceira sólida e experiente. Nesse sentido, a solução da SAP Concur, por exemplo, pode fazer toda a diferença nos processos da sua empresa e colaborar para reduzir os custos corporativos em até 8%.

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