Relatório de despesas de viagem: saiba como fazer para sua empresa!

29/12/2020

O relatório de despesas de viagem é essencial para a gestão financeira de uma empresa que conta com muitos deslocamentos por parte de seus colaboradores. Afinal, apesar do setor de viagens corporativas ter sido bastante afetado pela pandemia do coronavírus, com a retomada da economia, os negócios adaptaram seus processos e políticas de deslocamentos para retornar gradualmente os deslocamentos.
 
Até porque as viagens corporativas são um elemento importante para as organizações, seja para relacionamentos com clientes, fechamentos de negócios, participação em feiras e eventos, qualificação da equipe, intercâmbio técnico e desenvolvimento profissional dos colaboradores, entre outros fatores.
 
Agora, imagine só, independentemente do motivo, uma empresa que precisa gerenciar os custos envolvidos nas viagens de 10 funcionários por mês, tanto em deslocamentos de carro, como de avião dentro do país e até para o exterior. Certamente, seria um processo para lá de cansativo, demorado, que demandaria muitos esforços e ainda correria o risco de ter erros, não é mesmo?
 
Para ilustrar essa questão, de acordo com uma pesquisa do Global Business Travel Association (GBTA), foi constatado que o preenchimento manual de um relatório de despesas de viagem pode demorar 20 minutos em média. 
Para piorar, 1 a cada 5 documentos são enviados com falhas ou faltando informações. Assim, são necessários, em média, mais 18 minutos para corrigir cada relatório com problema. Para ter uma gestão mais eficiente e inteligente dos gastos nesses deslocamentos, fica claro que o relatório de despesas de viagem é peça chave. E, para garantir que o documento seja feito corretamente, é preciso saber como elaborá-lo. Confira mais detalhes a seguir!
 

O que é o relatório de despesas de viagem na prática?

Basicamente, o relatório de despesas de viagem é uma ferramenta muito útil e importante, tanto para os colaboradores viajantes fazerem a prestação de contas sobre os gastos realizados nos deslocamentos, como também para pedirem o reembolso.
 
Além disso, para as empresas, funciona como uma forma de controle das despesas, analisando os custos relacionados às viagens e a classificação deles, se os gastos estão dentro das políticas, se ocorreram fraudes, entre outros aspectos.
 
O que garante uma melhora da gestão financeira, eliminando gastos exagerados e desnecessários e fazendo com que as despesas fiquem dentro do orçamento previsto. Vale destacar que 81% dos líderes financeiros admitem pontos cegos em relação às despesas e viagens de suas empresas, segundo infográfico da SAP Concur em parceria com a Exame.
 
É fundamental lembrar que o documento deve englobar todas as despesas realizadas pelos colaboradores no deslocamento. O que pode conter:
  • Passagens aéreas, bilhetes de ônibus, ou outras possibilidades do gênero;
  • Transporte corporativo, como Uber, táxi, aluguel de carro e etc;
  • Hospedagem;
  • Alimentação;
  • Seguro viagem;
  • Gastos com documentos para viagem, como passaporte e visto;
  • Despesas de comunicação, como telefone e internet;
  • Entre outros.
Mas, hoje em dia, com o cenário da pandemia, precisamos contar com despesas extras, como a compra de máscaras de proteção, álcool em gel, testes negativos de Covid-19 e outros. Isso, inclusive, deixa clara a necessidade de ter uma parte do orçamento de viagem destinada para possíveis gastos extras, que, a depender do momento, podem variar.
 

Qual a importância do relatório de despesas de viagem?

Com toda a explicação sobre o que é, como funciona e para que serve o relatório de despesas de viagem, você já deve estar notando a importância e os benefícios de contar com o documento na sua empresa. Afinal, por meio dele, é possível ter um controle mais eficaz dos gastos em viagens corporativas. O que possibilita a redução dos custos durante os deslocamentos a negócios e uma gestão financeira mais assertiva.
 
Além do que, o relatório de despesas permite maior padronização na elaboração do documento, tornando o processo menos burocrático e mais ágil. Uma vez que será possível criar um modelo prático e de fácil preenchimento do relatório para os colaboradores inserirem as informações rapidamente e sem erros. Outro aspecto relevante aqui é que, com todas as informações colocadas nos relatórios, a gestão consegue fazer análises dos custos e tomar decisões mais estratégicas baseadas por esses dados.
 

E o que deve conter o relatório de despesas de viagem?

De forma bem resumida, o documento deve contar com: dados da empresa e do colaborador, descrição dos gastos e sua categorização e os comprovantes anexados ou digitalizados.

Dados da empresa e do colaborador

Aqui deve ter o setor de atuação do funcionário, o motivo da viagem, o responsável pela aprovação do deslocamento, as datas de ida e volta, entre outros.

Descrição e detalhamento das despesas

Como já vimos neste artigo, existem diversos gastos que podem acontecer nas viagens. Logo, é fundamental explicar qual o tipo de despesa, o valor, o estabelecimento, as datas e os locais dos pagamentos. Tudo isso colabora para facilitar a análise do relatório pelos gestores e também para agilizar a aprovação do reembolso.

Comprovantes

Para a prestação de contas, os colaboradores devem guardar as notas fiscais e recibos dos gastos, seja em papel ou de forma digitalizada. Claro que é muito melhor se a empresa investir na modernização dessa operação, tendo um aplicativo para tirar foto do comprovante e anexando automaticamente em uma ferramenta de gestão de despesas e viagens.
 
A depender da tecnologia da plataforma, é possível já realizar o preenchimento completo daquele gasto no relatório. O que pode gerar análises até mesmo em tempo real. E, para quem tem dúvidas se pode utilizar comprovantes digitais, de acordo com a Portaria nº 1.674/2016 da Receita Federal, é permitido descartar os documentos físicos​, no caso de já ter a apresentação por meio eletrônico.

Saiba como fazer o relatório de despesas de viagem para sua empresa

Agora, depois de conhecer todos os detalhes sobre o relatório de despesas de viagem, veja dicas práticas para criar o documento, de modo eficiente, no seu negócio.

1. Levante as despesas de viagens

O primeiro passo para estruturar um relatório de despesas de viagem é realizar o levantamento de todas as despesas de deslocamentos dos colaboradores do seu negócio. Com esses dados, é possível identificar o que é, de fato, responsabilidade da empresa, como passagens, alimentação, diárias de hotel e traslados, e o que é por conta do profissional.

2. Estabeleça o que é reembolsável

Para que as responsabilidades sejam bem definidas entre empresa e funcionários, é importante estabelecer quais são as despesas reembolsáveis e comunicar, de maneira clara e transparente, aos colaboradores. Desta maneira, sua empresa evita situações desagradáveis como discussões sobre gastos em deslocamentos que não fazem parte da política de reembolso da organização.

3. Elabore regras para o reembolso

Em um relatório de despesas de viagem, também é preciso elaborar regras para o reembolso dessas despesas, como foto do comprovante ou envio de nota fiscal com informações básicas, do tipo: descrição do produto ou serviço adquirido, razão social da empresa, CNPJ, endereço, telefone e email, por exemplo. Desta maneira, o colaborador pode comprovar seus gastos corporativos e pedir reembolso com maior agilidade e praticidade.

4. Padronize os relatórios de despesas

Para que o relatório de despesas de viagem gere otimização e não confusão na gestão financeira, é importante que os processos sejam padronizados. Para isso, deve-se estruturar um documento padrão como as informações que já comentamos no tópico anterior. Basicamente, a empresa pode montar um modelo padronizado da seguinte forma:
  • Destino da viagem
  • Roteiro da viagem
  • Nome do colaborador
  • Motivo (fechamento de contrato, treinamento, parcerias, entre outros)
  • Valores e despesas
  • Status de entrega dos comprovantes

5. Implemente o uso do cartão corporativo

Uma opção válida para otimizar ainda mais os recursos de uma empresa é a utilização do cartão corporativo com limites pré-estabelecidos para cada viagem. Além de garantir que os limites de gastos não sejam extrapolados, a organização também pode acompanhar esses valores em tempo real, por meio dos aplicativos bancários, e ainda avaliar detalhadamente cada despesa a partir da fatura do cartão.

6. Use a tecnologia a seu favor

Também é importante deixar as antigas planilhas de lado e contar com um sistema para gestão de despesas corporativas iniciadas pelos colaboradores. Desse modo, todos os processos de custos de deslocamentos, bem como a elaboração do relatório de despesas de viagem em si, inclusive o reembolso, são mais rápidos, com menor possibilidade de erros e com acompanhamento em tempo real.

7. Utilize análise de dados em tempo real

Por fim, como último passo no relatório de despesas de viagem, para que o documento faça sentido, os gestores devem saber interpretar as informações. Neste sentido, novamente, um sistema de gestão de despesas de viagens corporativas é fundamental. Isso porque a ferramenta não só entrega essas informações, como disponibiliza métricas e dados em tempo real, para que sejam tomadas decisões com agilidade e assertividade.
 

Conte com a SAP Concur

Para garantir maior inteligência de dados e eficiência na sua gestão financeira, com automatização do relatório de despesas de viagem da sua empresa, é fundamental contar com uma parceira sólida e experiente. Nesse sentido, a solução da SAP Concur, por exemplo, pode fazer toda a diferença para o seu negócio e ainda colaborar para reduzir os custos corporativos em até 8%.
 
Pare de usar recibos em papel, planilhas para gerenciar notas de despesas, reembolso sem comprovação, manutenção de arquivo físico, entre outros problemas. O SAP Concur Travel & Expense traz benefícios como aplicativo para tirar fotos de comprovantes, otimização de prestação de contas e reembolsos, métricas em tempo real para decisões inteligentes e alertas sobre violação da política de viagens.
 
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