Quais os tipos de despesas corporativas podem ser reembolsadas pela empresa?

05/08/2020

A partir do isolamento social, instituído como medida de segurança no combate ao coronavírus, as despesas corporativas voltaram a ser discutidas no sentido de quais custos seriam de responsabilidade da empresa com o colaborador atuando em home office. Apesar deste tema ter voltado a discussão por conta do trabalho remoto, existem muitas dúvidas entre colaboradores e empresas sobre o que pode ser reembolsado e quais gastos não são de responsabilidade do empregador. Diante deste cenário, preparamos esse conteúdo para esclarecer todas as questões referentes às despesas corporativas. Confira!

Leia mais: Principais problemas na gestão de despesas corporativas e como superá-los

O que diz a lei sobre despesas corporativas?

A legislação trabalhista brasileira estipula que gastos com alimentação, transporte, visitas a clientes e até com viagens corporativas fazem parte das despesas de trabalho e, por isso, devem ser reembolsados pela empresa.

Leia também: Como aumentar a produtividade da equipe com automação na gestão de despesas?

De quem é a responsabilidade dos gastos com home office?

Com a alta do trabalho remoto por conta da COVID-19 e com base no princípio da alteridade, previsto no art. 2° da CLT, o empregador deve custear as despesas do seu negócio. Desta maneira, o reembolso de custos como telefone, internet, energia elétrica e todos os insumos que os colaboradores precisam para trabalhar, até mesmo equipamentos como notebook e smartphone, pode ser pleiteado pelos profissionais de uma empresa.

Leia mais: Redução de custos nas empresas: como conscientizar sobre gastos corporativos

Estabeleça uma política de reembolsos 

Para que fique claro, para colaboradores e empregador, quais são os custos passíveis de reembolso, é importante elaborar uma política de reembolso. Desta maneira, além dos gastos que podem ser reembolsados, a política de despesas corporativas cria regras como obrigatoriedade de envio da nota fiscal, bem como datas para envio desses comprovantes e o tempo para os colaboradores receberem esses valores.

Leia também: Controle de despesas: como prevenir e detectar fraudes nos gastos corporativos

Quais despesas são reembolsáveis?

As despesas corporativas que devem ser ressarcidas aos colaboradores são os gastos referentes a visitas a clientes ou até viagens corporativas como, locomoção, passagens aéreas, alimentação e hospedagem. No caso do home office, caso a sua empresa não tenha uma política de reembolso, é preciso estabelecer previamente, entre os empregados e empregador, o que será custeado pela organização. Nesse caso, as empresas têm estabelecido um valor fixo para auxiliar os custos com internet, energia elétrica, telefone e todos os recursos que os colaboradores precisam para trabalhar de suas casas.

Leia também: Dever de diligência: como melhorar a experiência dos colaboradores no home office

Quais custos não são ressarcidos?

Muitos profissionais fazem confusão sobre os custos que são despesas corporativas e os que não são. Por isso, é importante que a empresa tenha uma política de reembolsos bem definida para evitar discussões e até desgaste sobre esse tema. Caso a organização não tenha a definição de regras para despesas corporativas, é importante que os colaboradores saibam que gastos pessoais, alimentação fora do padrão estabelecido, bebidas alcoólicas, refeições intermediárias ou até despesas com o frigobar, no caso de viagens corporativas, geralmente, não são despesas reembolsáveis.

Leia mais: Sistema de controle de despesas: vale a pena investir no SAP Concur?

Conheça o SAP Concur

Para que a sua organização tenha o controle total das despesas corporativas iniciadas pelo colaborador, é fundamental contar com uma plataforma de controle de custos sólida e eficiente. Nesse sentido, o SAP Concur é um sistema de gestão de despesas corporativas que proporciona a administração financeira completa da sua empresa.  A plataforma é intuitiva, funcional e responsiva, propiciando uma melhor gestão operacional, automatização de todos os fluxos, melhor adequação por parte dos colaboradores e uma efetiva redução de custos nas empresas.

Deseja saber mais? Entre agora mesmo em contato e conte com o apoio da SAP Concur.