6 passos para simplificar a gestão de despesas corporativas

18/02/2020

Para apoiar o crescimento das empresas, cada vez mais torna-se necessário uma gestão de despesas corporativas efetiva. Esse processo auxilia não apenas o desenvolvimento de uma organização, mas também a sua saúde financeira, o controle do fluxo de caixa e a estabilidade no mercado. 

Vale destacar que os negócios possuem diversos tipos de gastos, desde os custos fixos de funcionamento até despesas iniciadas pelos colaboradores. O que envolve uma ampla gama de gastos, cada vez mais diversificados por conta dos novos modelos de trabalho, como o home office e o formato híbrido.

Ou seja, é fundamental conhecer todas as despesas da empresa em primeiro lugar para classificá-las, monitorá-las e buscar formas de otimizar os custos. 

Assim, é possível que os gestores tenham maior visibilidade das finanças e consigam implementar medidas de controle e economia, a fim de obter melhores resultados financeiros e maior lucratividade.

Neste sentido, uma gestão de despesas corporativas eficiente é indispensável para administrar com precisão os recursos financeiros da organização. 

Leia também: Plano de gerenciamento de custos: como os CFOs devem atuar?

O que é uma gestão de despesas corporativas na prática?

De forma resumida, a gestão de despesas corporativas trata-se do gerenciamento dos gastos realizados pelos colaboradores para fins profissionais e de todos os processos englobados nesta operação, indo desde a execução da despesa em si até os relatórios financeiros e análises dos custos por categoria, colaborador, setor e período.

Por isso, esse controle abraça a consideração dos tipos de despesas que são reembolsáveis pelas empresas, de acordo com a legislação vigente e as políticas internas, como por exemplo:

  • Gastos de quilometragem do carro de um vendedor para visitar o cliente;

  • Outros custos de transporte e mobilidade, como táxi, combustível e pedágio;

  • Alimentação;

  • Hospedagem;

  • Passagens aéreas;

  • Contas de home office, como energia, internet e celular;

  • Materiais de escritórios, xerox e cópias de documentos;

  • Educação corporativa;

  • Entre outras tantas, como as despesas atuais com proteção de funcionários, com máscara de rosto, álcool em gel e teste PCR.

Além dos diferentes tipos de gastos, também é importante que a gestão defina as suas opções para arcar com essas despesas. Como meio de pagamentos corporativos, podem ser acionadas as práticas de uso do cartão corporativo, reembolso do colaborador ou adiantamento de valor. 

Aqui uma questão essencial é acelerar os processos de reembolso e ressarcimento, caso seja o modelo adotado. Isso vale a pena, inclusive, para garantir maior satisfação dos colaboradores com a forma de pagamento, a celeridade na aprovação e retorno do dinheiro desembolsado.

Onde fica a gestão de despesas corporativas dentro da empresa?

A gestão de despesas corporativas é uma área central para lidar com todas essas questões e gastos, evitando fraudes e assegurando que as despesas fiquem dentro do orçamento e cumpram as políticas. Assim sendo, ela pode estar dentro do departamento financeiro, do RH, do backoffice ou até ter um setor específico para tanto.

Para basear todas essas ações, o gestor de despesas deve contar com um documento bem estruturado de política de gastos, que oriente os profissionais sobre seus direitos, deveres e responsabilidades.

Conheça os benefícios de uma gestão de despesas corporativas efetiva

Ter uma gestão de despesas corporativas efetiva e moderna pode gerar inúmeras vantagens para o seu negócio. Veja as principais a seguir:

Controle de gastos

Os gestores conseguem visualizar os gastos fora de conformidade dos colaboradores, os custos exagerados, as despesas invisíveis e muito mais, garantindo maior controle e evitando tais problemas.

Aumento da produtividade 

Um gerenciamento focado em melhorar os processos de despesas corporativas e agilizar os pagamentos de reembolsos facilita a vida dos colaboradores. O que promove mais produtividade da equipe responsável tanto por fazer a prestação de contas, como do time financeiro que vai viabilizar as análises, aprovações, pagamentos e processamentos.

Mitigação de erros e retrabalhos

Preencher na mão os dados sobre as despesas nos relatórios e enviar comprovantes físicos de gastos pode causar erros nos processos de reembolso. Isso sem contar que, caso as falhas sejam identificadas, os responsáveis terão o retrabalho de fazer essas ações novamente.

Melhor experiência dos usuários

Uma gestão de despesas bem assertiva, com processos claros e definidos, políticas estruturadas e usando tecnologias para otimizar as operações, proporciona uma melhor experiência dos usuários e tende a trazer maior satisfação para os funcionários.

Maior competitividade

Como consequência de todos os benefícios citados acima, as empresas podem alcançar maior destaque e competitividade no mercado atual.

Por que simplificar a gestão de despesas corporativas?

Há uma série de razões para simplificar a gestão de despesas corporativas, a mais emergente é a otimização de processos. Tradicionalmente, o controle de gastos era realizado como auxílio de diversas planilhas ou outras plataformas. 

Entretanto, essas medidas não oferecem uma gestão simplificada, aumentando as chances de erros e ainda dificultando a produtividade da equipe responsável.

Além disso, uma gestão de despesas empresariais simples, efetiva e otimizada é capaz de reduzir consideravelmente os custos, minimizando os processos e a perda de recursos. 

Saiba mais: Por que trocar a planilha de controle financeiro empresarial por um sistema de gestão de despesas?

Passo a passo para simplificar a gestão de despesas empresariais

Apesar de parecer simples, é fundamental que a organização adote alguns parâmetros para realizar uma boa gestão de despesas corporativas. De modo geral, esses passos devem englobar não apenas o controle dos recursos, mas também os métodos e o devido treinamento dos colaboradores.

Com isso, confira abaixo 5 passos para simplificar a gestão de despesas na sua empresa.

1 - Saiba todo o fluxo financeiro da sua empresa

O primeiro passo para uma boa gestão de despesas é estar por dentro de todo o fluxo financeiro da sua organização. Nesse sentido, pode-se subdividir essa etapa em três processos principais: o planejamento financeiro, indicadores de todas as despesas e corte de gastos superficiais.

Na prática, o planejamento é o responsável por organizar sistematicamente os recursos da sua empresa. Por meio dessa estratégia, é possível esquematizar todas as despesas, além dos investimentos a curto, médio e longo prazo. Os indicadores permitem que o CEO tenha uma visão globalizada do financeiro da organização. 

Com isso, pode-se ter informações se a empresa está ou não seguindo o planejamento estruturado anteriormente. 

Por fim, com todas essas informações, o gestor tem dados suficientes para realizar cortes de gastos, eliminando as despesas desnecessárias, principalmente as que estão relacionadas com processos operacionais demorados e com poucos resultados. 

2 - Estruture uma política de reembolso

O reembolso em qualquer organização é uma atividade que pode gerar uma série de complicações, geralmente providas de erros ou descentralizações de dados. Por isso, uma maneira bastante eficiente de simplificar a gestão de despesas corporativas é estruturando uma política de reembolso. 

Basicamente, esse processo deve englobar a padronização do envio das notas fiscais para prestação de contas e solicitação de reembolso, como também os motivos, como hotéis, alimentação e transportes, por exemplo, e dados completos do colaborador. 

Com essa metodologia, é possível não apenas estabelecer um processo mais seguro, rápido e assertivo para o controle de reembolsos, mas também evitar erros e desperdícios de recursos. 

Veja aqui: 5 traumas no reembolso de despesas de viagens

3 - Estabeleça limites de gastos

Uma outra forma de simplificar a gestão de despesas é estabelecer um limite de gastos. Essa estratégia pode ser aplicada em diversos setores da organização e para uma série de finalidades, como:

  • Passagens aéreas;

  • Diárias de hotéis;

  • Alimentação;

  • Quilometragem. 

Para estabelecer limites de gastos coerentes, é fundamental que a empresa faça uma pesquisa, coletando os valores médios para cada um desses processos.

Desse modo, é possível controlar melhor o orçamento da corporação e ainda monitorar com eficiência o consumo das equipes operacionais.  

4 - Faça orçamentos e cotações antes de fechar qualquer serviço

Viagens de negócios, apesar de gerarem uma série de vantagens para a organização, como fechamento de novos negócios, possuem custos altos, principalmente ao considerarmos passagens aéreas e diárias de hotéis. Portanto, uma ação bastante efetiva para garantir os melhores preços é a adoção de orçamentos prévios. 

Ou seja, o ideal é que antes de fechar a compra de qualquer serviço ou produto, a empresa faça a cotação com alguns especialistas no setor, optando pela corporação que ofereça melhor custo-benefício.

5 - Oriente os profissionais

Outra maneira bastante assertiva para simplificar o controle de despesas é a devida orientação dos profissionais envolvidos. É fundamental que todos os colaboradores saibam as políticas de gastos da corporação, desde o processo para lançamento das notas até o acesso às informações de viagens. 

Todas as mudanças devem ser devidamente documentadas. Esse tipo de cuidado evita erros nos processos e garante a padronização das técnicas. 

6 - Acompanhe as tendências

Outra boa prática aqui diz respeito ao acompanhamento das novidades, tendências e tecnologias por parte dos gestores. Assim, é possível manter a gestão de despesas corporativas sempre atualizada e moderna no decorrer dos anos. 

Com isso, a empresa pode, inclusive, adotar melhorias e facilidades para as operações, a fim de agregar valor e gerar resultados positivos no gerenciamento e controle de gastos.

Dica extra: Adote plataformas focadas na gestão de despesas corporativas

A gestão de despesas corporativas pode gerar a necessidade de utilização de diversos sistemas, principalmente quando o controle é feito de modo tradicional. Entretanto, como citado, esse método dificulta toda a administração financeira. 

Por isso, uma medida efetiva é a adoção de plataformas que automatizam esse processo. A SAP Concur oferece um sistema inovador de gestão de despesas e viagens, o SAP Concur Travel & Expense, que disponibiliza um controle simples e rápido de todas as ações da organização. 

Com a ferramenta, é possível fazer todo o planejamento de viagens, com direito a itinerário, reservas, fechamentos de acordo com fornecedores e outros detalhes. A plataforma também agiliza e facilita a inserção de comprovantes de gastos, gerando relatórios de despesas automáticos e otimizando também os processos de pedidos de reembolsos, aprovação e pagamento.

Além disso, por meio do sistema, é possível gerar relatórios personalizados de todo o cenário financeiro das despesas corporativas, estabelecer parâmetros de acordo com as políticas da sua empresa e, ainda, mapear os gastos.

E tem mais: o SAP Concur Travel & Expense possui recursos para detectar fraudes e garantir o compliance, adotar viagens mais sustentáveis e promover o dever de cuidado, ação cada vez mais necessária para garantir a segurança dos colaboradores.

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