Reembolso de despesas para funcionários: como melhorar a experiência no processo

14/09/2021

O reembolso de despesas para funcionários, muitas vezes, é um processo quase traumático. Isso porque necessita da guarda de comprovantes e da entrega dos relatórios de gastos com toda a prestação de contas. Ou seja, é uma tarefa chata, demorada, burocrática e que ainda pode sofrer com erros, ou até com a perda de notas fiscais, impactando diretamente o valor de pagamento do reembolso.
 
Fica claro que todo esse processo para conseguir o reembolso é bem desgastante e não gera uma boa experiência para os colaboradores. O que pode, inclusive, provocar certa frustração e insatisfação. É chegada a hora de repensar o funcionamento do processo de reembolso de despesas para funcionários. Assim, é possível otimizar essa atividade dentro da empresa e ainda promover uma melhor experiência dos profissionais para exercer essas funções.
 
Vale lembrar que a experiência do colaborador é um assunto cada vez mais em alta, já que é necessário garantir a motivação e satisfação dos funcionários para ter maior produtividade, melhores desempenhos, diminuição do turnover e aumento na retenção de talentos. Logo, essa experiência vai muito além do reembolso e necessita ser alcançada em todos os setores do negócio, incluindo o modelo de trabalho, as viagens corporativas, os cuidados com o bem-estar da equipe, entre outros itens.
 

Reembolso de despesas para funcionários x melhor experiência

Pelo que explicamos até aqui, é muito importante aprimorar a operação de reembolso de despesas para promover uma melhor experiência dos funcionários. Quer saber como fazer isso na prática?
Separamos 7 passos para aperfeiçoar o processo e facilitar a experiência dos colaboradores.

1. Política de viagem simples e clara

Em primeiro lugar, a política de despesas e reembolsos deve ser simples e estar disponível em qualquer lugar para todos os funcionários, facilitando o entendimento sobre o processo de devolução de recursos para os colaboradores.
Com isso, eles poderão saber a lista dos gastos reembolsáveis e não reembolsáveis, o limite de reembolso, o procedimento para solicitação, os documentos aceitos para comprovar as despesas, o prazo para pagamento e as formas de devolução.
 

2. Digitalização dos recibos

Um dos principais traumas dos reembolsos é a questão de disponibilizar comprovantes e recibos impressos. O que pode render a perda acidental desses documentos, como já comentamos anteriormente, gerando prejuízo para o colaborador.
 
Ou até podem ocorrer tentativas de fraudes dos recibos impressos. O que traria perdas financeiras para as empresas. Por essas e outras, um aplicativo que ajuda a digitalizar os recibos será uma adição valiosa para a experiência dos colaboradores no reembolso de despesas para funcionários.
 
Assim, os profissionais podem digitalizar os comprovantes rapidamente e já enviar o documento para a empresa em tempo real. Imagine só o uso desse aplicativo durante uma viagem de negócios. Economizaria muito tempo, não é mesmo?

3. Definição de SLAs para o reembolso de despesas

Ter prazos e acordos para a aprovação de reembolso de despesas para funcionários e os pagamentos é indispensável. Com isso, o colaborador já sabe em quanto tempo receberá o ressarcimento sobre aquele gasto em uma viagem, ou em uma reunião de negócios.
Esses níveis de acordo, também chamados de SLAs, trazem maior segurança para a equipe e melhoram a experiência com o processo.

4. Alertas sobre o andamento da prestação de contas

Na espera pelo reembolso, é normal que os colaboradores fiquem ansiosos e já contem com aquela verba para realizar algum desejo. Então, vale a pena mostrar como está o andamento da prestação de contas, aprovação do relatório de despesas e liberação do pagamento.
 
Com um sistema de alertas de cada etapa concluída, você consegue informar os funcionários sobre as informações relevantes durante o processo e o prazo para receber. Isso gera maior confiança e melhora da satisfação do profissional.
 

5. Redução do prazo de pagamento

Nada melhor para otimizar a experiência do colaborador do que conseguir reduzir o prazo de pagamento dos reembolsos. Claro que os comprovantes precisam estar corretos e os relatórios de despesas dentro da política. Feito isso, acelerar o processo de pagamento vai deixar os profissionais muito mais satisfeitos e felizes, aumentando sua produtividade e performance.

6. Uso da tecnologia para gestão de despesas

A tecnologia é fundamental hoje em dia para aprimorar a gestão de despesas, incluindo os reembolsos corporativos. Isso porque, por meio de ferramentas, é possível automatizar diversas operações manuais, como organização, armazenamento e categorização dos gastos, cálculo das despesas, elaboração de relatórios, aprovação de pedidos de reembolsos, entre outros.
 
Essa automação diminui os erros e permite que os colaboradores percam menos tempo com atividades burocráticas, se dedicando às tarefas mais estratégicas.
 

7. Revisão contínua dos processos de reembolsos

Por fim, os processos de reembolso de despesas para funcionários precisam passar por revisões periódicas e melhorias contínuas, a fim de serem aperfeiçoados constantemente. Vale a pena, inclusive, coletar opiniões dos colaboradores sobre o que pode ser melhorado. Dessa forma, é possível garantir uma evolução da experiência dos profissionais com o reembolso.
 

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