6 benefícios da digitalização para a previsão de gastos

06/07/2021

A gestão financeira é indispensável para toda e qualquer empresa, independentemente do mercado, tamanho do empreendimento ou área de atuação. Afinal, é a partir desse acompanhamento que se garante o retorno dos investimentos, mantendo a lucratividade da organização e a previsão de gastos.
 
Ou seja, a gestão financeira e a previsão de gastos são operações que andam juntas e permitem a visibilidade orçamentária do seu negócio, descrevendo o capital disponível para despesas, investimentos e distribuição de lucros.
 
Em tempos de crise, como a pandemia da Covid-19, a previsão de gastos é ainda mais importante, já que é preciso conter as despesas para a sobrevivência de muitas empresas.
 
Segundo um levantamento feito pela SAP Concur, cerca de 27% dos entrevistados avaliam que a digitalização da gestão de gastos será permanente nos próximos anos e 78% já estão usando novas tecnologias para melhorar os relatórios financeiros no pós-pandemia.
 
Por isso, a adoção de ferramentas de digitalização é uma alternativa viável, visto que a partir disso, é possível reduzir erros e ter uma análise muito mais precisa da situação financeira. No blog de hoje, mostramos a importância de investir nesse tipo de tecnologia. Confira!
 

O que é digitalização na previsão de gastos?

Com o coronavírus mudando a rotina do setor empresarial, os dispositivos eletrônicos tomaram conta das atividades operacionais. Pela necessidade da distância e pela eficiência que promovem, as ferramentas de digitalização se tornaram essenciais para a gestão financeira e para a previsão de gastos.
 
Além de evitarem o contato entre pessoas, os softwares auxiliam nas demandas, trazendo organização das informações necessárias, redução de custos e de tempo, ajudam na previsão de gastos, entre outros benefícios.
Um levantamento da Agile Procurement Insights, em colaboração com a Oxford Economics, mostrou que 49% dos gestores ainda analisam dados manualmente. A digitalização de processos traz automação de ações, elevando os níveis de agilidade e antecipando o inesperado.
 
Para os próximos anos, a previsão é de retomada das atividades presenciais com a digitalização dos processos como carro chefe da nova jornada. De acordo com um estudo da IDC, o investimento em transformação digital vai aumentar em uma taxa de 15,5% até 2023, e 70% das instituições já estarão com o uso das tecnologias digitais bem acelerado.

Por que investir na digitalização da previsão de gastos?

De acordo com uma previsão realizada pelo Gartner, até 2024 a automação de processos deve reduzir em 30% os custos operacionais das empresas. E a sua não pode ficar para trás no mercado.
 
Ao longo deste artigo, separamos 6 benefícios da digitalização para a previsão de gastos e mostramos como a SAP Concur pode te ajudar com a gestão financeira. Acompanhe mais!

1 - Garantir a conformidade com as políticas de despesas

A tecnologia é capaz de manter a conformidade dos gastos de acordo com a política de despesas da organização. Sendo assim, os colaboradores são orientados e avisados sobre os processos de reembolso, bem como quais desses custos podem ser restituídos pela empresa.
 
Com isso, tem-se um controle maior, evitando gastos desnecessários, ou mesmo eventuais erros de cobrança.

2 - Melhor planejamento e análise financeira

Ao adotar ferramentas tecnológicas para a gestão financeira e previsão de gastos do seu negócio, você terá em mãos relatórios detalhados sobre a situação financeira do empreendimento e, com isso, poderá planejar com mais assertividade as iniciativas de redução de custos e redirecionamento de investimentos.
 
Dessa forma, é possível evitar compras não essenciais, ou mesmo investimentos infrutíferos, que não rendem lucros para o seu negócio.

3 - Manter a visibilidade dos gastos

Garantir a visibilidade dos gastos é uma maneira de acompanhar o fluxo de caixa e verificar se há alguma irregularidade financeira. Além disso, os gestores têm uma noção dos departamentos que precisam de uma reformulação e melhor controle de despesas.
 

4 - Unificar e consolidar os dados em um só lugar

As ferramentas de gestão financeira e previsão de gastos trabalham, muitas vezes, com a unificação dos documentos. Dessa forma, é possível acessar os arquivos em um só lugar, evitando perda e extravio das informações, proporcionando também maior integração de dados.
 
Inclusive, muitos sistemas operam com a tecnologia do armazenamento em nuvem, algo essencial para tempos de trabalho híbrido e home office, unindo maior economia, alta disponibilidade e compartilhamento, fácil acesso e garantia de informações atualizadas em tempo real.
 
Tudo isso promove uma análise de dados e informações mais eficiente e assertiva, gerando insights para a tomada de decisão.

5 - Aumentar a produtividade e a agilidade

A digitalização permite o aumento da produtividade e agilidade das operações no seu negócio, já que os colaboradores não precisam se dedicar às tarefas repetitivas e burocráticas da gestão financeira. Com isso, tem-se um foco maior no core business, algo que contribui com o crescimento da empresa.

6 - Melhorar o gerenciamento de fluxo de caixa digitalizado

O gerenciamento de fluxo de caixa digitalizado promove uma gestão financeira mais simples, rápida e efetiva. Fora que, através da digitalização, os gestores podem verificar se alguma entrada/saída não é compatível, com um histórico da própria ferramenta.

Como escolher a melhor ferramenta para previsão de gastos?

Na hora de escolher um software para auxiliar a sua empresa na gestão financeira, existem alguns pontos a serem considerados. Como os abaixo:

Compatibilidade de integração

As novas ferramentas devem se adequar às antigas. Se não houver a integração, a escolha de um novo software será apenas, mais um gasto para a empresa. Eles devem trabalhar integrados para oferecer ao colaborador o melhor resultado possível de automação.

Velocidade da implementação

Nem super rápido, nem muito demorado. A implementação da digitalização do seu negócio deve ocorrer sob um tempo ágil, porém com as etapas corretas a serem seguidas. Atente-se ao tempo que demora certa ferramenta para ser implementada, e também na complexidade da mesma. Não é um bom investimento trazer uma nova tecnologia que demora meses para funcionar e mais meses para treinar todos os colaboradores para entenderem sua operação.

Personalização

Com uma infinidade de softwares para analisar, é interessante focar naqueles que oferecem personalização. Comprar uma ferramenta que seja moldável e adaptável encerra problemas futuros com falta de adaptação porque os módulos não são reparáveis.

Cuidados com a implementação da digitalização para a previsão de gastos

Antes de implementar uma nova ferramenta para previsão de gastos, é necessário entender qual a necessidade do seu negócio e também qual a logística dessa adequação. Se a implementação acontecer de maneira errônea, o processo não terá assertividade alguma.
 
O primeiro passo é determinar quais demandas receberão auxílio do software por meio de um mapeamento de processos. Os processos a serem priorizados devem ser os que trazem maior valor para a empresa. Após essa identificação, deve-se realizar o planejamento de criação. Nele, deve conter todas as etapas de desenvolvimento, bem como futuros testes, homologações e prazos para cada fase.
 
Para que o projeto siga no caminho correto, uma equipe experiente e qualificada deve estar à frente da execução, pois serão eles que implementarão, darão consultoria e desenvolverão parte dessa gestão financeira.
 
Depois da implementação, o mesmo time deve seguir o acompanhamento, para que as dúvidas sejam sanadas e os objetivos sejam alcançados.

Qual o impacto interno da implementação da digitalização?

O principal impacto é que a rotina da sua empresa será outra. Com a automação dos processos, os colaboradores ficam livres de tarefas repetitivas e conseguem realizar, com mais eficácia, grandes números de ações, como alto volume de notas fiscais, porque as repetições ficam a cargo da nova tecnologia de gestão financeira que digitaliza todo o processo.
 
A comunicação interna também recebe mudanças a partir da digitalização, já que o gestor terá um controle maior do processo e saberá o que o cada colaborador tem de prazos a serem cumpridos. O próprio software tem a capacidade de lembrar das tarefas a serem realizadas e suas datas.
 
Um processo inteligente também atribui à ferramenta a capacidade de anexar arquivos, fotos e outras informações pertinentes a um responsável que necessite delas rapidamente. Em vez de procurar em documentos físicos, que demanda tempo e espaço para guardar os papéis, todos os dados necessários para a ação poderão ser colocados no software para facilitar o acesso.
 
A automação também integra as pessoas, que saberão o que o outro colaborador realiza na empresa e toda essa organização colabora para que o negócio se expanda ainda mais.

Conte com a SAP Concur para automatizar a previsão de gastos

A SAP Concur possui um sistema especializado que pode ajudar a gestão financeira e a previsão de gastos corporativos, como é o caso do SAP Concur Expense.
 
Por meio desta plataforma, você pode administrar melhor os custos iniciados por colaboradores e as despesas de viagens corporativas, com automatização de processos e relatórios dos gastos. Assim, a ferramenta promove maior visibilidade financeira e facilita o acompanhamento de perto da saúde orçamentária do seu negócio.
 
Simples de usar, o SAP Concur Expense oferece uma série de funcionalidades que facilitam o gerenciamento de gastos, cumprimento das políticas de despesas, auditoria das solicitações de reembolsos e digitalização de recibos. Com isso, o SAP Concur Expense promove diversos benefícios, como:
  • Redução de custos;
  • Aumento da eficiência e produtividade;
  • Rapidez nos pagamentos de reembolsos;
  • Segurança nos processos internos;
  • Governança corporativa e compliance.
Com o SAP Concur Expense, a sua empresa atinge altos níveis de conformidade e governança corporativa, garantindo não somente eficiência e agilidade nas validações e pagamentos de reembolsos, mas também transparência financeira e redução de gastos.
 
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