5 dicas para modernizar a gestão de despesas corporativas

11/03/2020

Com a expansão do mercado e a urgência de grandes corporações se destacarem, surgiu a necessidade de realizar uma gestão de despesas corporativas eficiente. Diversas organizações possuem uma dificuldade bastante comum: o controle de gastos em viagens. E esse cenário não faz parte da realidade apenas dos negócios nacionais, mas internacionais também.

Para se ter uma ideia, de acordo com dados da GBTA, estima-se que os custos com deslocamentos empresariais chegarão a US$ 1,7 milhão de dólares em 2022. Diante disso, é fundamental que as companhias invistam em maneiras eficientes de controlar esses recursos.

Confira abaixo as vantagens de uma gestão de despesas corporativas assertiva e 5 dicas para modernizar a administração do seu empreendimento. 

Vantagens da gestão de despesas corporativas

O gerenciamento de gastos pode fornecer uma série de benefícios para a empresa. Dentre os mais expressivos, é possível citar a otimização de processos por meio da automatização. Com a diminuição das atividades manuais, é possível reduzir erros e, consequentemente, aumentar a produtividade da equipe. Além disso, plataformas de gestão contribuem para minimização de custos, visto que evitam desperdícios e permitem tomadas de decisões mais estratégicas, embasadas em dados reais. 

Por fim, outra vantagem do gerenciamento de despesas é a eliminação de burocracias, pois o sistema se adequa não apenas às políticas de viagens da companhia, mas também às normas fiscais nacionais. 

5 dicas para modernizar a gestão de despesas corporativas

A modernização da gestão de despesas corporativas é um dos objetivos de diversas organizações. Entretanto, para implementar essa inovação, algumas dicas são fundamentais. Confira abaixo. 

1 - Mapear e estruturar os processos financeiros

Antes de considerar um sistema de gerenciamento, é de suma importância mapear e estruturar todos os processos financeiros da sua corporação. Lembre-se, a implementação de uma plataforma deve seguir o porte e metodologias do seu negócio, pois garante uma otimização assertiva dos fluxos. 

2 - Definir indicadores de desempenho do gerenciamento financeiro

É fundamental definir alguns indicadores financeiros responsáveis por pautarem todos os relatórios de gastos, despesas e outros documentos para avaliação. Além disso, uma dica valiosa é: sempre veja e reveja os indicadores. Novas tecnologias sem o devido acompanhamento podem prejudicar os resultados da empresa e causar, até mesmo, prejuízos. 

3 - Conscientizar a equipe e incentivar uma mudança cultural

Nenhuma modernização pode ser feita sem o auxílio da equipe. Isso porque o time é responsável pelas atividades diárias, atualizações de fluxos, acompanhamento e outras metodologias de rotina. Nesse sentido, ao implementar as mudanças, planeje ações para conscientizar e treinar os colaboradores, de modo a incentivar reais alterações, inclusive, na cultura organizacional. 

4 - Acompanhar as tendências 

Acompanhar as tendências é a premissa para sustentação de qualquer corporação, pois garante competitividade e chances de se destacar. Mas para empreendedores que desejam modernizar a gestão de despesas é essencial. De modo geral, é possível acompanhar lançamentos metodológicos e novas práticas, tanto do mercado interno quanto externo, adotando medidas que se encaixem em seu modelo de negócio. 

5 - Automatizar os processos de gestão de despesas corporativas

Por fim, é essencial implementar a automatização de processos para administração de gastos, isso pode ser feito por meio de uma plataforma para gerenciamento de viagens. O SAP Concur Expense é uma ótima opção. Na prática, o sistema oferece relatórios completos de deslocamentos dos colaboradores, processos mais claros de reembolsos, integração de tecnologias e todas as autorizações necessárias. Tudo isso baseado nas necessidades da sua organização, permitindo uma comunicação mais clara e eficiente entre gestores e colaboradores.

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