Gestão automatizada de despesas: 5 boas práticas para configurar o SAP Concur

01/12/2021

Implementar uma gestão automatizada de despesas é um desafio para a maioria dos gestores. Afinal, muitas empresas percebem os problemas no que diz respeito ao gerenciamento de gastos, como falta de eficiência nos processos, dificuldades para lidar com comprovantes em papel, demora nos reembolsos e ausência de visibilidade financeira.
 
Por isso, o SAP Concur Expense é uma ótima opção para ajudar os gestores, líderes e executivos neste cenário. Isso porque a ferramenta simplifica o fluxo de trabalho na gestão de gastos e aprovação de relatórios de despesas, classificação dos diferentes tipos de despesas e digitalização de processos antes manuais.
 
No entanto, para usufruir de tudo o que a solução tem a oferecer para a gestão automatizada de despesas, é importante realizar a configuração corretamente. Assim, é possível aproveitar ao máximo as vantagens como ganho de tempo, otimização de custos e melhor uso dos recursos e funções. Dessa forma, sua empresa pode ganhar destaque no mercado, com uma solução que vai fazer a diferença para o negócio.
 

Configure o SAP Concur Expense para a gestão automatizada de despesas

Para te auxiliar na configuração da solução para a gestão automatizada de despesas, separamos 5 dicas rápidas para deixar o o SAP Concur Expense Professional pronto. Confira: https://www.youtube.com/watch?v=OiVQY7t0sw8&t=86s

1. Tenha uma lista de regras de auditoria simples e eficaz

É muito fácil adicionar novas regras de auditoria para resolver os problemas à medida que eles surgem. Mas lembre-se: cada regra de auditoria implementada pode atrasar o relatório de despesas e frustrar o usuário. As regras devem ser usadas de forma selecionada e somente quando a necessidade e o objetivo forem bem estabelecidos e claros. Portanto, analise todas as normas de auditoria para saber o que está em uso, o que é necessário e o que pode ser descartado.
 
Por outro lado, existem regras de auditoria importantes que muitas empresas não utilizam. Por exemplo: verificar transações duplicadas, imagem de recibo obrigatória, tipo de pagamento de viagem e transações de cartão não enviadas com antiguidade.
 

2. Simplifique o fluxo de trabalho para a aprovação de relatórios

No segundo item da gestão automatizada de despesas com o SAP Concur Expense, é fundamental ter em mente que os processos são importantes, mas o excesso de etapas pode mais atrapalhar do que facilitar a aprovação.
Então, certifique-se que cada passo tem seu propósito, remova o desnecessário e elimine quaisquer operações baseadas em papel.
 
Além disso, para saber informações como por exemplo quais despesas excederam o limite, use relatórios de inteligência e não os processos de relatórios de despesas. O que poderia demorar ainda mais a aprovação.
Na SAP Concur, o nosso fluxo de trabalho básico funciona da seguinte maneira:
  • Relatório submetido no sistema pelo usuário, ou seja, o colaborador;
  • Aprovação das despesas pelo gerente;
  • Aprovação de despesas pelo processador;
  • Validação do pagamento;
  • Processamento do pagamento;
  • Confirmação do pagamento.
Também é possível ter níveis adicionais de aprovação. Mas nem todas essas etapas serão necessárias para cada relatório. E, uma vez que o relatório tenha sido aprovado, o fluxo será passado para o processamento de despesas.

3. Utilize diferentes tipos de despesas sem sobrecarregar

Muitas vezes, as empresas se complicam na definição e classificação dos tipos de despesas. Ao utilizar a lista de gastos padrão, você facilitará a criação dos relatórios para os usuários. Vale lembrar que mais tipos de despesas não significa mais clareza.
 
Se os usuários têm uma lista com 200 tipos de despesas, é mais provável que eles cometam erros no preenchimento, seja de forma acidental ou intencional, porque eles ficam mais sobrecarregados. Por outro lado, se eles têm menos tipos de despesas, todo o processo se torna mais simples e mais fácil. A análise total de gastos também fica mais rápida e eficiente. Algumas boas práticas aqui podem ser mencionadas:
  • Se você não vai fazer um relatório sobre uma categoria, você não precisa desse tipo de despesa;
  • Se diferentes gastos têm o mesmo código de conta no sistema, não é preciso ter diferentes tipos de despesas para eles, como por exemplo, manter só o gasto de alimentação e não separar gastos de café da manhã, almoço e janta;
  • Os tipos de despesas padrão do sistema são um ótimo ponto de partida para analisar se é ou não preciso configurar algo adicional.

4. Use o tempo a seu favor

O atraso é um dos grandes inimigos dos relatórios de gastos, podendo prejudicar a gestão automatizada de despesas. No entanto, é importante destacar que os usuários estão ocupados e têm um longo fluxo de tarefas antes de chegar aos relatórios.
 
Por isso, você pode configurar a solução da SAP Concur para te ajudar nisso. É possível ajustar o sistema para notificar e motivar os gestores aprovadores. Mas vale a pena definir prazos razoáveis. Os mais utilizados são de 7, 10 ou 14 dias. Então, você pode emitir lembretes para serem enviados na metade do prazo e também no último dia. Com isso, as aprovações serão mais ágeis, os usuários vão procurar com menor frequência os gestores aprovadores e os dados das despesas estarão disponíveis para uso mais rapidamente para que possa administrar orçamento e provisões de forma eficaz.
 

5. Aproveite os treinamentos já disponíveis

Por fim, queremos destacar o local de treinamento disponível na plataforma. Muitas empresas, inclusive, não se lembram disso, mas existe um espaço incorporado na SAP Concur. Você pode configurar esse local para compartilhar as informações que desejar. O que pode ajudar na iniciação de novos usuários e responder as perguntas mais comuns.
 
Além do mais, você pode usar o ambiente de treinamento quando novos recursos e funções forem adicionados. Tudo isso gera economia de tempo com dicas específicas e redução do volume de perguntas para o time de TI da empresa.
Para tanto, você pode incluir um link que direcione os usuários para esses materiais na página inicial, na seção de notas da empresa, porque todos os usuários verão essa seção quando se conectarem ao SAP Concur Expense.
 
Saiba mais:

Faça uma demonstração autoguiada do SAP Concur Expense

Fica claro aqui como o SAP Concur Expense é uma plataforma simples e fácil de usar, configurar e navegar, obtendo os melhores resultados na gestão automatizada de despesas, no controle financeiro e na aceleração dos processos de reembolsos.
 
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Automação