Como contabilizar reembolso de despesas na minha empresa?

31/12/2020

Como contabilizar reembolso de despesas? Essa é a pergunta de muitos gestores, já que a partir do isolamento social estabelecido em 2020 para conter a pandemia causada pelo coronavírus, as organizações tiveram que implementar o home office para que os colaboradores pudessem dar sequência em suas atividades. Nesse sentido, vale destacar que entre as grandes empresas, 55% adotaram o trabalho remoto, de acordo com dados da Fundação Instituto de Administração - FIA e divulgados pela Agência Brasil.

Além disso, 67% dessas organizações tiveram dificuldades no início do trabalho remoto e o reembolso de despesas foi um desses desafios. Diante deste cenário, saiba como contabilizar reembolso de despesas na sua empresa, principalmente em momentos desafiadores como o atual.

Leia também: Como funciona o reembolso de despesas para colaboradores em home office?

Entenda como contabilizar reembolso de despesas corporativas

Defina as despesas reembolsáveis, inclusive as de home office

O primeiro passo sobre como contabilizar reembolso de despesas empresariais é definir e comunicar aos profissionais da sua organização quais são as despesas reembolsáveis, inclusive as de home office. Desta maneira, os custos para a estrutura do trabalho remoto, como mesa, cadeira, notebook, telefone, tablet, entre outros, por exemplo, podem ser custeados pela organização. Além disso, outras despesas fixas como internet, telefone e conta de energia elétrica também podem fazer parte das despesas reembolsáveis.

Mas para isso, é preciso definir esses custos passíveis de reembolso antecipadamente e comunicar aos funcionários.

Obrigatoriedade de envio de nota fiscal

Para que essas despesas corporativas iniciadas pelos colaboradores sejam devidamente reembolsadas, é preciso estabelecer regras para comprovar que esses custos são realmente corporativos. Nesse caso, duas regras comuns nas empresas são: a obrigatoriedade de apresentação de nota fiscal e envio de relatório de despesas. No comprovante fiscal, o documento deve conter informações mínimas, como serviço ou produto adquirido, valor, razão social da empresa, CNPJ, endereço, telefone e email. Já o relatório de despesas corporativas deve ser enviado todo mês junto com os comprovantes fiscais com informações como o motivo e valor do gasto, por exemplo.

Crie o recibo de reembolso

Ainda pensando sobre como contabilizar reembolso de despesas corporativas, é importante criar o recibo de reembolso para que fique comprovado e documentado que o colaborador recebeu os valores solicitados. Assim, sua empresa garante a comprovação física da entrega, caso ocorra alguma contestação posterior por parte de um colaborador.

Invista em tecnologia e automação

Por fim e fundamental quando o assunto é como contabilizar reembolso de despesas empresariais é o investimento em tecnologia e automação. Atualmente, com a aceleração digital, utilizar um sistema de gestão de despesas corporativas iniciadas pelos colaboradores é essencial para automatizar processos, diminuir erros e retrabalhos e ainda garantir velocidade nas atividades e no reembolso aos colaboradores.

Saiba mais: Mitos e verdades sobre reembolso de despesas para colaboradores

Conte com a SAP Concur

Agora que você já sabe como contabilizar reembolso de despesas, é importante contar com uma parceira sólida e experiente, como a SAP Concur, para ajudar o seu negócio! Nesse sentido, o SAP Concur Expense é um sistema de gestão de despesas corporativas iniciadas pelos colaboradores que proporciona a administração financeira completa da sua empresa.  

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