Como melhorar a gestão de custos nas empresas com a SAP Concur

13/07/2021

A gestão de custos é um dos processos mais importantes nas administrações corporativas. Afinal, por meio de um gerenciamento completo e detalhado, é possível reduzir gastos desnecessários, direcionar investimentos frutíferos e ter maior rentabilidade.
 
No entanto, realizar a gestão de custos não é algo tão simples quanto parece. Isso porque envolve diversos tipos de gastos, como materiais de escritórios, custos de home office, como luz e internet, cursos de qualificação profissional, reembolsos de alimentação e transporte, despesas de viagens, entre outros.
 
Para termos uma ideia, cerca de 75% dos líderes financeiros dizem que suas empresas geralmente ultrapassam os orçamentos de viagens e despesas, mostra um levantamento da SAP Concur em parceria com a Exame Solutions. Além disso, 81% dos entrevistados admitem pontos cegos em relação às viagens corporativas, resultando em maiores gastos.
 
Então, ao levar em conta que 10% do orçamento habitual anual de uma empresa é gasto em despesas e viagens, vale a pena melhorar a gestão de custos e a organização financeira para o crescimento saudável do negócio.
Inclusive, essa é uma das principais estratégias de recuperação e desenvolvimento futuro no pós-pandemia da Covid-19. Por isso, no artigo de hoje, vamos mostrar como melhorar a gestão de custos nas empresas com a SAP Concur. Acompanhe a leitura!
 

5 dicas para melhorar a gestão de custos do seu negócio

Como vimos, a gestão de custos de uma empresa engloba uma série de despesas fixas ou variáveis, que devem ser controladas dentro de uma determinada política, além dos gastos relacionados à mão de obra, à compra de equipamentos e matéria-prima.
Sendo assim, para melhorar esse processo, as empresas podem adotar algumas estratégias, como:

1 - Limitar os orçamentos de viagens e despesas, com uma política clara

A política de viagens é um dos documentos mais importantes para a gestão de custos. Afinal de contas, a partir de certas diretrizes, é possível estabelecer um limite para as despesas, orientando melhor os colaboradores sobre o que é reembolsável.
Por essa razão, vale a pena investir na elaboração de uma política de viagens objetiva e transparente, esclarecendo todos os principais processos e fornecendo orientações específicas aos funcionários.
 

2 - Facilitar o processo de envio de notas fiscais e pedidos de reembolsos

Além da política de viagens, é importante adotar um processo de envio de notas fiscais e pedidos de reembolsos facilitado e automatizado. Dessa forma, os colaboradores saberão exatamente que documentos e notas enviar e quais protocolos seguir, tornando o processo mais rápido e a gestão de custos muito mais simples.

3 - Criar auditorias de conformidade

As auditorias ajudam a levantar informações precisas sobre o cumprimento da política de viagens e outras diretrizes da empresa no controle de custos. Dessa forma, é possível identificar falhas potenciais, adotando estratégias para evitar os erros e fraudes e garantindo o compliance.

4 - Fornecer melhores relatórios de gestão de custos para visibilidade financeira

Os relatórios de gestão de custos permitem que os gestores possam visualizar melhor as despesas e ter insights relevantes sobre estratégias. Por esse motivo, é necessário elaborar periodicamente esses documentos, traçando os indicadores cruciais para a percepção de gastos dentro da organização.

5 - Usar tecnologias para otimização do processo

As tecnologias são imprescindíveis para a gestão de custos eficiente. Tanto que elas fazem parte dos principais investimentos das organizações, especialmente no contexto pós-pandemia. Dessa forma, é possível alinhar e padronizar os processos, reduzindo a ocorrência de erros, com relatórios detalhados aos gestores.
 

Conte com a SAP Concur para melhorar a gestão de custos

A SAP Concur oferece uma ferramenta altamente tecnológica para a gestão de custos da sua empresa: o SAP Concur Expense & Travel. Com a solução, você tem maior controle das despesas iniciadas pelos colaboradores e pode elaborar uma política de viagens assertiva e objetiva para a organização. Neste infográfico, feito em parceria com a Exame Solutions, você irá perceber o impacto que as despesas de colaboradores têm nas empresas e como o SAP Concur Expense & Travel contribui para o crescimento sustentável do seu negócio.
 
Vale destacar que a solução da SAP Concur promove resultados expressivos na gestão de custos, envolvendo desde a automação do envio de recibos, dos processos de reembolsos e da elaboração dos relatórios financeiros, até o planejamento de viagens e o fechamento de reservas. O que garante maior economia e retorno do investimento. Veja alguns dados alcançados com a ferramenta:
  • Tempo de retorno do investimento: 7,3 meses
  • Média de 482% de ROI em três anos
  • 54% menos recibos perdidos
  • 70% de economia de tempo em relatórios de despesas
  • 78% menos tempo para reservar uma viagem de negócios
  • 98% dos colaboradores seguem a política de viagens e despesas
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