Crescimento e Otimização
Guia completo para abandonar de vez os processos manuais
Processos manuais ainda fazem parte da realidade de muitas empresas, especialmente em áreas críticas como finanças, compliance e viagens corporativas. Apesar dos avanços em digitalização, a presença de tarefas repetitivas, planilhas e aprovações por e-mail continua limitando a eficiência operacional.
O grande problema é que essa opção pode representar riscos sérios à governança corporativa, à agilidade dos trabalhos e à conformidade. Neste artigo, você entenderá como identificá-los, substituí-los por soluções automatizadas e adotar ferramentas modernas para transformar sua operação com segurança e escala. Boa leitura!
O que são processos manuais?
Processos manuais são fluxos de trabalho executados sem o suporte de sistemas automatizados. De modo geral, envolvem tarefas repetitivas como preenchimento de planilhas, conferência de documentos, aprovações via e-mail e controles realizados com baixa padronização.
Essa dinâmica costuma tomar muito tempo dos colaboradores — que poderiam utilizá-lo para tarefas mais produtivas, diretamente ligadas às atividades-fim do negócio. Em departamentos como finanças, viagens e despesas (Travel & Expense, ou T&E) e compliance, essas práticas são mais comuns do que se imagina.
Ao dependerem de tarefas manuais, as organizações limitam sua capacidade de escalar, de responder rapidamente a mudanças e de manter a integridade dos dados operacionais. Em muitos casos, tais processos se tornam um legado que impede a evolução digital. Além disso, exigem esforços excessivos das equipes operacionais, desviando o foco de atividades analíticas e estratégicas.
Para o CIO e outros líderes estratégicos da organização, é fundamental entender que os processos manuais não representam apenas uma ineficiência operacional. Eles constituem uma vulnerabilidade estrutural que pode comprometer a governança corporativa, dificultar a inovação e limitar a capacidade de crescimento sustentável da empresa.
Portanto, a organização que depende de fluxos sujeitos a erros humanos, falta de rastreabilidade e baixa adaptabilidade se expõe a riscos que afetam sua competitividade, sua conformidade regulatória e sua agilidade de resposta às mudanças do mercado.
Onde ainda estão presentes?
Mesmo em empresas que passaram por digitalizações pontuais, processos manuais ainda persistem em áreas sensíveis. Departamentos financeiros, administrativos e jurídicos são exemplos comuns onde tarefas como aprovação de despesas, arquivamento de documentos e validação de dados ainda são feitas sem automação.
Alguns exemplos recorrentes de como isso ocorre:
- solicitação e reembolso de despesas corporativas;
- validação de notas fiscais e recibos manualmente;
- controle de gastos com cartões corporativos via planilhas;
- preenchimento de relatórios contábeis e fiscais;
- auditorias realizadas com base em papel e e-mails.
Vale notar que todas essas práticas interferem diretamente na performance do negócio, além de elevarem riscos de falhas.
Empresas em setores regulados, como saúde, energia e financeiro, tendem a conviver com maior volume de controles manuais, devido à complexidade dos processos e às exigências de compliance. No entanto, justamente nesses ambientes, a automação representa ganhos expressivos de eficiência e redução de riscos regulatórios.
Quais problemas podem causar?
A permanência de processos manuais não é apenas um entrave operacional. Ela gera riscos reais. Vamos conhecê-los.
Erros e retrabalho
Tarefas manuais estão sujeitas a falhas humanas. Um campo preenchido incorretamente em uma planilha, por exemplo, pode comprometer um relatório inteiro. Isso gera retrabalho, desperdício de tempo e perda de produtividade.
Dificuldade de rastreamento
Sem registros digitais e automatizados, torna-se complexo auditar ou validar a origem de uma informação. Esse fator impacta a confiabilidade dos dados e dificulta o cumprimento de políticas internas e normativas externas.
Aumento de custos operacionais
O tempo gasto em tarefas repetitivas e os custos indiretos de falhas geram desperdício financeiro significativo. Como se não bastasse, a falta de agilidade nas tarefas do dia a dia compromete oportunidades estratégicas.
Um exemplo prático: uma empresa que demora dias para aprovar despesas ou validar notas fiscais pode perder prazos de pagamento com desconto, gerar multas por atrasos ou deixar de aproveitar janelas comerciais vantajosas — tudo por causa de processos manuais fragmentados e lentos.
Impacto no compliance
Com fluxos descentralizados e pouca padronização, o controle sobre processos críticos é reduzido. Assim, é mais difícil identificar não conformidades e há um maior risco regulatório.
Em empresas que atuam em mercados altamente regulados, como o financeiro e o de saúde, qualquer desvio não documentado pode resultar em sanções, auditorias corretivas ou perda de certificações. Ainda, ausência de trilhas de auditoria confiáveis dificulta a prestação de contas e prejudica a credibilidade da organização perante órgãos reguladores e stakeholders.
Riscos à reputação e à experiência do colaborador
Processos manuais impactam negativamente a experiência dos usuários internos. Atrasos em reembolsos, falta de visibilidade sobre gastos e a necessidade constante de correções manuais atrapalham o engajamento e a produtividade das equipes.
Como identificar gargalos manuais?
A identificação de gargalos manuais é o primeiro passo rumo à transformação digital e ao abandono de processos pouco eficientes. CIOs devem atuar como agentes estratégicos nessa jornada, liderando um diagnóstico detalhado.
Conheça os passos para detectar ineficiências, por ordem de realização:
- mapear todos os fluxos de trabalho existentes;
- ouvir os colaboradores das áreas envolvidas, para entender os pontos críticos de cada processo;
- observar onde há maior volume de retrabalho e erros;
- analisar o tempo médio de execução de processos;
- comparar resultados com benchmarks de mercado.
Ferramentas de mapeamento de processos (como BPMN e value stream mapping) podem ser úteis para visualizar claramente os pontos de atrito. Plataformas de BI (Business Intelligence) também ajudam a quantificar impactos e a definir prioridades.
Qual a importância de abandonar os processos manuais?
Automatizar processos não é apenas uma tendência, mas uma necessidade competitiva. O abandono dos fluxos manuais garante alguns benefícios relevantes, como:
- ganhar escala com menor custo;
- reduzir o tempo de execução de tarefas;
- aumentar a transparência e a rastreabilidade;
- mitigar riscos operacionais e fiscais;
- fortalecer o compliance corporativo.
Para o CIO, essa transformação representa a oportunidade de posicionar a TI como protagonista da eficiência empresarial, conectando tecnologia ao core business de maneira direta.
Em uma época em que os princípios ESG (Environmental, Social and Governance) conquistaram tanto destaque, a automação contribui para práticas mais sustentáveis, com redução do uso de papel e maior eficiência energética.
Como abandonar os processos manuais?
A transição para a automação não deve ser feita de forma abrupta ou isolada. Ela exige um plano estratégico com envolvimento das lideranças, compreensão profunda dos fluxos operacionais e uma cultura de inovação consolidada.
Cabe aos CIOs assumirem o papel de facilitadores, conectando áreas técnicas com os objetivos do negócio. Conheça algumas das práticas recomendadas.
Mapeie os processos
Antes de qualquer mudança, é essencial conhecer a fundo os processos existentes. O mapeamento detalhado envolve levantar cada etapa do fluxo de trabalho, os responsáveis, os sistemas utilizados e os pontos de entrada e saída de dados.
O uso de metodologias como BPMN (Business Process Model and Notation) e ferramentas de modelagem de processos ajuda a criar um panorama visual claro. Nessa fase, o foco deve ser identificar redundâncias, retrabalho e etapas críticas que dependem de ações manuais.
Comunique-se com as equipes
Automatizar envolve mudança de mindset e de rotinas. Então, é fundamental comunicar claramente os objetivos da iniciativa, envolver lideranças de todas as áreas, capacitar os usuários e reforçar os ganhos com a automação.
Um plano de comunicação estruturado e ações de engajamento são primordiais para uma transição fluida para um mindset de automatização.
Priorize processos que podem ser automatizados rapidamente
Com os processos mapeados, o próximo passo é estabelecer prioridades. Aqui, vale considerar o impacto no negócio (como tempo, custo, risco e compliance), o nível de insatisfação das equipes envolvidas e a complexidade da automação.
Processos que consomem muito tempo ou que são propensos a erros devem ser priorizados. O uso de uma matriz de priorização (impacto x esforço) pode ajudar nessa tomada de decisão.
Escolha as tecnologias
A escolha da plataforma de automação deve ser baseada na aderência às necessidades mapeadas. Soluções escaláveis, compatíveis com sistemas já utilizados na empresa e com capacidade de integração via APIs são preferíveis.
Além disso, a facilidade de uso, o suporte técnico oferecido e a capacidade analítica das ferramentas são diferenciais importantes. Um bom exemplo é o SAP Concur, que permite não apenas automatizar tarefas, mas também gerar inteligência sobre os dados financeiros e de T&E.
Defina novos fluxos de trabalho
Após a seleção das ferramentas, chega o momento de desenhar os novos workflows automatizados. Nessa etapa, é importante envolver as áreas usuárias para garantir que o desenho atenda às necessidades reais.
Os processos devem ser testados em ambiente controlado (piloto), com ajustes sendo feitos antes da expansão. A metodologia ágil pode ser aplicada para acelerar entregas e obter feedback contínuo.
Monitore as mudanças
Automatizar não é o fim da jornada. Uma vez em funcionamento, os processos devem ser monitorados com KPIs claros, como tempo médio de aprovação, redução de erros e economia financeira.
A análise periódica dos dados gerados possibilita ajustes finos e evolução contínua. Essa etapa reforça a cultura de melhoria permanente, essencial para a longevidade da automação.
Quais os benefícios da automação de processos?
Automatizar processos manuais não significa apenas ganhar tempo ou reduzir papéis. Trata-se de uma reconfiguração completa da forma como a empresa opera, com impactos profundos em eficiência, qualidade e governança. Vamos conhecer as principais vantagens dessa escolha.
Redução de erros e retrabalho
Com a automação, tarefas repetitivas e sujeitas a falhas humanas deixam de depender da atenção constante dos colaboradores. Isso reduz bastante os erros operacionais, aumenta a confiabilidade das informações e elimina o retrabalho. Em áreas como finanças e compliance, em que a acurácia é vital, esse benefício faz muita diferença.
Agilidade e escalabilidade
Processos automatizados operam em tempo real, com fluxos simultâneos e padronizados. Desse modo, a empresa consegue crescer sem aumentar proporcionalmente os custos operacionais. Tarefas como aprovação de despesas, análise de notas fiscais e geração de relatórios deixam de ser gargalos.
Transparência e compliance fortalecidos
A automação permite registrar todas as etapas de um processo, o que facilita auditorias internas e externas. Além disso, políticas corporativas são aplicadas automaticamente, evitando exceções ou desvios. Isso garante aderência às normas internas e externas (como SOX, LGPD etc.) com muito mais facilidade.
Inteligência de dados
Com a captura automática dos dados, a empresa ganha acesso a informações mais completas e em tempo real. Dashboards de performance, análise de gastos e indicadores preditivos passam a ser realidade. Como resultado, as decisões se tornam mais rápidas e embasadas.
Experiência do colaborador
Eliminar tarefas operacionais libera os colaboradores para atividades mais estratégicas. Sem contar que o tempo de resposta para reembolsos, aprovação de viagens e outras solicitações internas é reduzido, o que melhora a experiência e o engajamento dos funcionários.
Quais ferramentas podem ajudar?
Escolher as ferramentas certas para automatização é um dos fatores mais determinantes para o sucesso do projeto. Nesse sentido, existem soluções robustas e flexíveis que se adaptam à realidade de empresas de diferentes tamanhos e setores.
Para CIOs, o desafio está em selecionar plataformas que não apenas resolvam os problemas atuais, mas que também sejam capazes de escalar e evoluir com o negócio. Conheça as principais sugestões para iniciar e conduzir o processo de automatização.
Plataformas de workflow e BPM
Essas soluções possibilitam modelar, automatizar e monitorar processos de negócios de ponta a ponta. Oferecem recursos de design visual de workflows, gestão de tarefas e regras de negócio, além de gerarem indicadores em tempo real.
Essas plataformas são ideais para empresas que desejam padronizar procedimentos e garantir conformidade em todas as etapas operacionais.
Sistemas de gestão de despesas
Ferramentas especializadas em gestão de viagens e despesas (T&E) ajudam a automatizar o processo de solicitação, aprovação, pagamento e reembolso de despesas corporativas.
Elas se integram a sistemas contábeis e disponibilizam funcionalidades como OCR de recibos, relatórios automáticos e validação de políticas internas. Além disso, aumentam a transparência e reduzem fraudes.
Validação automática de notas fiscais com IA
Existem soluções automatizadas que, por meio da inteligência artificial, identificam, leem e validam documentos fiscais com base em regras pré-configuradas.
Esse recurso elimina a necessidade de conferência manual, reduz erros e garante a conformidade em relação às obrigações legais do negócio. A tecnologia OCR, aliada ao aprendizado de máquina (Machine Learning), está no centro dessas ferramentas.
Integração com ERPs e sistemas financeiros
Ferramentas de automação devem dialogar com o ecossistema tecnológico já adotado pela empresa. Plataformas com capacidade de integração nativa (via API ou conectores) asseguram que os dados circulem entre sistemas como ERPs, CRMs, ferramentas de RH e bancos, proporcionando fluidez e consistência às informações.
Monitoramento, rastreabilidade e relatórios customizados
Soluções com dashboards dinâmicos e painéis analíticos ajudam o CIO a acompanhar a performance dos processos automatizados. Indicadores como tempo médio de aprovação, valor de reembolsos e conformidade com políticas internas passam a ser monitorados em tempo real, viabilizando uma gestão baseada em dados.
Como a SAP Concur ajuda a automatizar os processos?
A SAP Concur é referência global em automação de processos financeiros e de T&E. Sua proposta de valor vai além da eliminação de tarefas manuais: ela entrega inteligência, rastreabilidade e eficiência em um só ecossistema.
Empresas que adotam as soluções SAP Concur obtêm ganhos expressivos em agilidade operacional e compliance, entre outros fatores. Saiba mais!
Organização de viagens com workflows padronizados
O sistema SAP Concur permite desenhar workflows personalizados para cada tipo de solicitação de viagem, integrando etapas de cotação, aprovação, reserva e prestação de contas. A aplicação automática de regras de política corporativa garante aderência às diretrizes internas, ao passo que reduz o tempo de resposta e evita gastos desnecessários.
Validação automática de comprovantes com IA
Com o uso de inteligência artificial, a plataforma captura e valida documentos de despesas de forma automatizada. A tecnologia OCR extrai dados relevantes, verifica inconsistências e aplica as regras de conformidade em segundos, sem a necessidade de análise manual. Assim, há menos falhas, mais produtividade e mais agilidade nos reembolsos.
Integração nativa com ERPs e plataformas financeiras
Um dos grandes diferenciais do SAP Concur é sua capacidade de integração com diversos sistemas corporativos. Ela se conecta a ERPs como SAP S/4HANA, Oracle, Totvs, entre outros, facilitando a sincronização de dados contábeis, financeiros e fiscais. Essa característica garante fluidez nos processos e consistência nas informações.
Workflows auditáveis e compliance em tempo real
Todos os fluxos operacionais são registrados e auditáveis, desde a criação de uma despesa até sua aprovação final. Dessa maneira, é possível rastrear cada etapa, identificar desvios e garantir transparência total. A conformidade com regulamentos como LGPD, SOX e regras fiscais locais é assegurada automaticamente.
Dashboards analíticos e decisões baseadas em dados
A plataforma oferece painéis de controle com indicadores-chave (KPIs) personalizáveis. CIOs e gestores têm acesso a insights valiosos sobre comportamento de gastos, áreas com maior incidência de não conformidades e oportunidades de economia. Esses dados servem como base para decisões estratégicas mais rápidas e assertivas.
Como saber quais soluções adotar?
Selecionar as soluções ideais para automatização depende de uma avaliação técnica e estratégica, conduzida sob a liderança do CIO. É preciso considerar o nível de maturidade digital da organização, os objetivos de curto e longo prazo e a capacidade da solução de se integrar ao ecossistema existente. Entenda mais a fundo, a seguir.
Avaliação da maturidade digital da empresa
Empresas com maior maturidade digital geralmente estão prontas para soluções mais complexas e integradas. Já organizações em estágios iniciais devem focar ferramentas com implementação ágil, interface intuitiva e escalabilidade progressiva.
Aderência aos processos internos
A solução escolhida deve se adaptar aos fluxos e às particularidades do negócio, sem exigir uma reformulação completa da operação. Softwares com flexibilidade de configuração permitem personalizar workflows, regras de validação e integrações, otimizando a implantação.
Integração com sistemas legados
É fundamental que a solução se comunique com os sistemas já utilizados pela empresa. A integração garante continuidade dos dados, evita retrabalho e aumenta a produtividade. A ferramenta SAP Concur, por exemplo, se destaca pela capacidade de integração via APIs e conectores nativos.
Escalabilidade e suporte
A plataforma deve ser capaz de crescer com a empresa, tanto em volume de usuários quanto em funcionalidades. Além disso, contar com um suporte técnico responsivo, treinamentos e documentação adequada faz toda a diferença na adoção e na manutenção da solução.
Avaliação do TCO e do ROI
O custo total de propriedade (TCO) inclui não apenas o valor da licença, mas também custos com implantação, treinamento e manutenção. Avaliar o retorno sobre investimento (ROI) permite mensurar os benefícios financeiros e operacionais da automação.
Ferramentas como as da SAP Concur demonstram alta capacidade de geração de ROI ao reduzirem erros, fraudes e desperdícios.
O que a SAP Concur oferece?
Entre as plataformas mais reconhecidas no mercado, destacam-se duas soluções da SAP Concur que endereçam de forma eficaz os desafios da automação financeira e de T&E. Confira!
SAP Concur Expense
Permite automatizar todo o ciclo de gestão de despesas, desde a captura dos recibos com tecnologia OCR até a geração de relatórios analíticos. A solução integra-se aos principais ERPs do mercado e oferece visibilidade total sobre os gastos corporativos. A validação automática com base em políticas internas reduz erros, melhora o controle e acelera reembolsos.
SAP Concur Travel
Essa plataforma facilita o planejamento, a reserva, a aprovação e o controle de viagens corporativas. Tem integrações com agências, fornecedores e sistemas de pagamento.
A aplicação de políticas de viagem ocorre de modo automático, evitando desvios e facilitando auditorias. Com dashboards intuitivos, gestores acompanham os gastos e a performance em tempo real.
Ambas as soluções são baseadas em nuvem, oferecem atualizações automáticas e acesso remoto, o que proporciona maior flexibilidade, segurança e aderência às necessidades de empresas que operam em ambientes híbridos ou distribuídos.
Automatização de processos manuais: um caminho para a excelência operacional
Abandonar processos manuais é uma decisão que afeta diretamente a produtividade e a capacidade de inovar. Para CIOs, é o momento de assumir o protagonismo na agenda de transformação digital e garantir que a TI entregue valor real ao negócio.
A automação não é mais opcional: é um diferencial competitivo que define as organizações preparadas para o futuro. Ao adotar soluções inteligentes, como as da SAP Concur, sua empresa dá um passo firme rumo à eficiência, segurança e escalabilidade.
Com a redução de processos manuais e a adoção de práticas modernas e as tecnologias apropriadas, o CIO tem em mãos as ferramentas necessárias para liderar a próxima fase da transformação empresarial: uma gestão orientada por dados, com controle e agilidade para enfrentar os desafios do amanhã.
Os benefícios da eliminação de processos manuais não param por aqui. A automação de tarefas é apenas uma das formas de expandir suas atividades e seus lucros: conheça outras formas de obter crescimento sustentável!
