O que faz um Travel Manager e quais os seus desafios de atuação?

A gestão de viagens corporativas envolve diversos processos críticos para o bom andamento financeiro e operacional de uma empresa. Nesse contexto, o papel do Travel Manager torna-se cada vez mais relevante: ele é o profissional que se dedica a planejar, organizar e otimizar viagens de negócios, garantindo um fluxo de trabalho eficiente, econômico e seguro.

Foi pensando nessa função que trouxemos esse artigo! Você saberá melhor quem é esse profissional, qual a sua função e quais desafios enfrenta em seu dia a dia. Veja também dicas que podem ajudar a melhorar sua rotina de trabalho, principalmente com o apoio de ferramentas tecnológicas. Vamos lá!

Quem é o Travel Manager?

O Travel Manager é o profissional responsável por administrar todas as etapas relacionadas às viagens corporativas de uma empresa. Essa responsabilidade inclui desde a definição das melhores práticas para reserva de passagens e hotéis até o controle de despesas e a implementação de políticas que promovam conformidade e economia. 

Em muitos casos, esse especialista também atua em conjunto com departamentos como Financeiro, RH e TI para alinhar estratégias e integrar processos, buscando a redução de custos e o aumento da eficiência nas viagens de negócios.

Em organizações de grande porte, como as multinacionais da área de manufatura ou bens de consumo, o Travel Manager geralmente responde ao Diretor Financeiro (CFO) ou a um Controller. Por exemplo, quem ocupa o cargo de Diretor Financeiro em uma indústria precisa contar frequentemente com o suporte de um Travel Manager para controlar despesas de viagem, gerenciar orçamentos e assegurar a saúde financeira do negócio.

A boa gestão de viagens tem impacto direto no fluxo de caixa e na governança corporativa, já que viagens sem controle podem gerar custos excessivos, perda de produtividade e riscos de não conformidade. 

Dessa forma, a presença de um Travel Manager competente ajuda a garantir que a empresa invista em viagens realmente necessárias, mantendo o equilíbrio entre gastos, segurança e atendimento às demandas de cada área.

Qual é o seu papel?

O papel do Travel Manager está diretamente ligado à criação, manutenção e revisão das políticas de viagem corporativas, sempre alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa. Ele é quem define limites de gastos, aprova ou nega solicitações de viagens e garante que os colaboradores entendam e cumpram as regras estabelecidas.

Além disso, é função do Travel Manager:

• desenvolver parcerias com fornecedores — negociar contratos com companhias aéreas, redes hoteleiras, locadoras de veículos e outras empresas do setor de turismo;
• otimizar orçamentos — buscar tarifas e condições especiais que reduzam o impacto das despesas de viagens nas finanças da empresa;
• garantir a segurança e o bem-estar do colaborador — durante deslocamentos, hospedagens e eventos;
• centralizar e integrar dados referentes a viagens corporativas — facilitando a análise de custos e a implementação de melhorias nos processos.

O que faz um Travel Manager?

Na prática, as atribuições do Travel Manager podem ser divididas em várias frentes de atuação:

Planejamento e organização de viagens

É ele quem avalia as necessidades de viagem de cada colaborador ou equipe, escolhendo as melhores opções de transporte, hospedagem e roteiros. Esse processo requer pesquisa constante e a comparação de preços e prazos, além de considerações sobre políticas internas.

Gestão de custos

Responsável por controlar e acompanhar todas as despesas relacionadas às viagens, o Travel Manager estabelece processos de aprovação e reembolso, garantindo que os valores gastos estejam conforme os parâmetros definidos e sejam devidamente registrados para posterior análise.

Gestão de políticas de viagens

Criar e revisar políticas de viagens ajuda a manter os colaboradores alinhados com os objetivos financeiros e operacionais da empresa. O Travel Manager é o responsável por elaborar regras claras sobre limite de gastos, diárias, uso de aplicativos de transporte, entre outros aspectos.

Gestão de riscos

Em viagens de negócios, há riscos de diferentes naturezas — acidentes, extravio de pertences, questões de saúde, eventos climáticos, entre outros. Cabe ao Travel Manager prever e, quando possível, mitigar tais riscos, fornecendo orientações e adotando soluções de seguro e assistência.

Apoio ao colaborador

Durante a viagem, o colaborador pode ter dúvidas ou precisar de suporte adicional. O Travel Manager deve prestar esse auxílio, seja por meio de uma central de atendimento, seja por ferramentas digitais que facilitem a comunicação.

Análise de relatórios

O profissional também precisa analisar relatórios de despesas, identificar padrões de consumo e possíveis desvios de orçamento. A partir desses dados, ele sugere melhorias e ajusta políticas, contribuindo para o aprimoramento contínuo da gestão de viagens.

Quais são os seus desafios de atuação?

Apesar de sua importância, o Travel Manager enfrenta desafios significativos na rotina corporativa. Alguns dos principais são:

Integração de sistemas e processos

Em muitas empresas, há diversas plataformas, como ERP, softwares de RH, bancos de dados, entre outras, que precisam “conversar” entre si. O Travel Manager enfrenta o desafio de integrar informações para gerar relatórios consistentes sobre custos e despesas.

Conscientização dos colaboradores

É comum que colaboradores não estejam familiarizados ou não sigam as políticas de viagem da empresa. O Travel Manager precisa investir em comunicação e treinamentos para garantir que todos entendam a importância de cumprir as regras e apresentar documentação correta das despesas.

Controle e transparência de gastos

Toda viagem corporativa gera custos que devem ser justificados e aprovados. O Travel Manager precisa acompanhar e registrar essas despesas, assegurando conformidade com o orçamento e evitando possíveis fraudes ou gastos indevidos.

Rapidez na tomada de decisões

Em ambientes competitivos, o Travel Manager precisa ter agilidade para aprovar viagens urgentes ou renegociar contratos com fornecedores. A falta de ferramentas adequadas pode atrasar essas decisões e impactar negativamente a produtividade.

Conformidade e auditoria

As políticas de viagens devem estar alinhadas com regras de compliance e auditoria interna. Em grandes empresas, especialmente em multinacionais que atuam em diferentes países, é essencial conhecer e cumprir as legislações locais, aspectos que aumentam a complexidade do trabalho.

Como melhorar a rotina de trabalho do Travel Manager?

Diante de tantos desafios, o Travel Manager pode adotar estratégias e ferramentas para otimizar sua rotina, reduzir custos e potencializar resultados. A seguir, apresentamos algumas dicas:

• utilizar soluções tecnológicas integradas;
• automatizar processos de aprovação e reembolso;
• criar e revisar políticas de viagem claras e objetivas;
• promover treinamentos e comunicação eficiente;
• monitorar indicadores de desempenho;
• focar na análise de dados para decisões estratégicas;
• adotar ferramentas especializadas para gestão de riscos.

Notou como o Travel Manager é um profissional-chave para o sucesso de qualquer empresa que deseje controlar de forma estratégica seus custos de viagens, reduzir despesas e promover a conformidade? Entretanto, diante de tantos desafios, como os citados acima, contar com soluções tecnológicas e processos bem estruturados torna-se indispensável.

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