Escolhendo um software de viagens de negócios e despesas: exemplos e melhores práticas

Processos manuais e tediosos desperdiçam energia em tarefas essenciais de negócios, como reservar viagens, compilar relatórios de despesas, lidar com faturas e fazer pagamentos e reembolsos de despesas. Esses processos duplicam o trabalho e enfraquecem os dados, as análises e os controles. Como viagens e despesas (T&E) e contas a pagar estão naturalmente conectadas, muitas empresas perceberam que suas plataformas de tecnologia também devem estar. Mas passar da conclusão lógica para a escolha do software certo de viagens de negócios e despesas exige entender os principais recursos e as melhores práticas. 

Você precisará de uma solução que possa aprofundar percepções, acelerar fluxos de trabalho, fortalecer a conformidade, melhorar a experiência dos colaboradores e oferecer benefícios financeiros, como descontos de pagamentos antecipados e melhores taxas. Você vai querer ser capaz de medir os benefícios. Veja, por exemplo, os ganhos mensuráveis das soluções integradas SAP Concur: 

• 2X mais velocidade na geração de relatórios de despesas 
• 19,2% menos tempo para fazer reservas de viagens 
• 35% mais faturas processadas 
• 21% de economia média em reservas e relatórios de despesas 

Para ajudá-lo a navegar pelo processo de escolha de um software de viagens e despesas que atenda às suas necessidades, esta publicação do blog explorará: 

• Os principais recursos de software de viagens e despesas a serem procurados (e o que evitar) de um provedor de soluções focadas em negócios. 
• Exemplos reais, como o Campari Group global obteve consistência, eficiência, visibilidade e escalabilidade com as soluções SAP Concur. 
• Por que é importante que as soluções sejam fáceis de configurar e ofereçam benefícios rapidamente por meio de integração, implementação, ferramentas de adoção e suporte contínuos.  

O que devo procurar em um software de viagens e despesas? 

Eficiência, clareza e controle são motivos que levam as empresas a automatizar a gestão de despesas. Talvez nada seja mais importante do que ter um software de viagens e despesas com flexibilidade para atender às necessidades futuras. Ninguém quer uma tecnologia obsoleta logo de cara, então vamos considerar os principais recursos a serem procurados e por quê. 

As soluções de despesas e viagens que trabalham juntas são uma combinação poderosa por vários motivos, com benefícios que aumentam quando contas a pagar também se une. No cerne, as organizações devem buscar soluções de um provedor comprometido com a inovação contínua em toda a gama de software de viagens e despesas e automação de contas a pagar, porque vender promessas não é o mesmo que cumpri-las.  

Alcançar a verdadeira integração 

Um sistema projetado como um só é melhor do que dois ou três colados com conectores fracos e vínculos de dados manuais. Com a verdadeira integração com seu ERP e outros sistemas, os dados se movem sem problemas, de forma rápida e transparente, de funções de viagens a despesas e contas a pagar. Isso possibilita uma visibilidade completa entre os gerentes de viagens e as partes interessadas financeiras, enquanto os colaboradores desfrutam de uma melhor experiência do usuário à medida que se movem entre tarefas sem precisarem alternar entre vários logins e plataformas.  

Esperar tecnologia pronta para o futuro 

Um software de viagens e despesas deve ser escalonável com a expansão dos negócios. Ele deve ter opções de pagamento, extensões e aplicativos para gestão fiscal e outras necessidades integrados, opções para escolher parceiros de viagem, operabilidade entre fronteiras e moedas e um registro de suporte a números grandes e pequenos de usuários, viagens e relatórios de despesas. 

Mergulhar totalmente em viagens 

Algumas “soluções” de viagens de negócios estão frouxamente conectadas ao software de despesas, uma abordagem inadequada à medida que as preferências, o conteúdo e todo o resto nas viagens continuam a mudar. Garanta que seu provedor estabeleceu relacionamentos com TMCs e fornecedores de todos os tipos, e pode capturar reservas diretas de fornecedores, o que garante conformidade, tarifas negociadas e visibilidade. Diversas opções de transporte aéreo, hotel, trem e aluguel de carros e novos canais de conteúdo devem ser oferecidos. Você deve obter controle e economia; os viajantes devem obter informações, personalização e satisfação. 

Adote excelência em viagens, despesas e contas a pagar com tecnologia de IA 

Suas soluções de viagens, despesas e contas a pagar devem usar tecnologias de IA para examinar todas as despesas, detectar e impedir fraudes, reforçar a conformidade, configurar regras facilmente, identificar padrões de gastos, capturar e ler uma grande variedade de faturas, corrigir erros e omissões e proporcionar visibilidade. Por quase uma década, a SAP Concur construiu e implementou soluções poderosas usando IA e machine learning (ML) para ajudar as organizações a alcançar maior eficiência e conformidade.  

Tenha uma visão completa dos seus gastos 

As integrações de sistemas e dados fornecem uma visão completa e em tempo real dos gastos antes, durante e depois de ocorrerem. Relatórios e painéis inteligentes criados a partir das melhores práticas devem ser o padrão, com a capacidade de personalizar com base em seus KPIs e na assistência de especialistas em relatórios. As visões orçamentárias devem ser adaptadas às necessidades do responsável; os relatórios não devem apenas monitorar as despesas comerciais, mas também o impacto de sustentabilidade e outras prioridades estratégicas. Com a inteligência certa, você terá acesso a percepções que permitem fazer as melhores previsões, escolhas e decisões para o seu negócio. 

Viagens, despesas e fluxo de negócios tranquilos para a Campari 

Começando com seu licor homônimo, o Campari Group cresceu para mais de 190 mercados e mais de 50 marcas, incluindo o uísque Wild Turkey e a vodca SKYY. As aquisições e a expansão dos negócios reuniram muitos negócios complicados e processos de T&E diferentes, desconectados e demorados para o grupo global e seus mais de 4.700 colaboradores, os “Camparistas”. 

Buscando consistência e eficiência, o Campari Group buscou um software de viagens e despesas digitalizadas e um provedor que pudesse remediar: 

• Gestão inconsistente de viagens de negócios nos mercados 
• Processos manuais em papel para monitorar e reembolsar despesas de negócios que viajantes e outros colaboradores acharam complicadas 
• Reservas off-line que ofuscaram os dados e a visibilidade da viagem 
• Controle de custos inadequado e conteúdo de viagem inconsistente 

A Campari escolheu fazer parceria com a SAP Concur para seu software de viagens e despesas. Eles estabeleceram as bases com o SAP Concur Expense em 2017 e começaram a automatizar a gestão de despesas. Em 2020, a empresa adicionou o Concur Travel. Ao longo do caminho, eles desenvolveram um mantra: uma política, uma agência, uma ferramenta que pode crescer e se adaptar junto com a empresa. Com a integração, eles obtiveram dados confiáveis, visibilidade de viagens e gastos, relatórios aprimorados, ferramentas expandidas de dever de diligência e aprovações simplificadas para gerentes.  

O sistema centralizado de viagens de negócios e despesas foi implementado em todas as regiões e fusos horários, proporcionando benefícios detalhados em um vídeo e estudo de caso: 

• 50% mais velocidade nas aprovações de viagem 
• 13% menos rejeições de relatórios de despesas 
• 70% de redução nas taxas de agências de viagens off-line 

“Nossa missão é simplificar a experiência de viagens, garantir segurança e proteção para os colaboradores e, ao mesmo tempo, promover uma cultura de viagens sustentável”, diz William Cocco, gerente global de viagens. “Com as soluções SAP Concur, podemos integrar parceiros que nos ajudam com o dever de diligência para oferecer aos viajantes todas as ferramentas para viajar com segurança”.  

Implementando suas soluções de viagens, despesas e contas a pagar  

Depois de identificar um software de viagens e despesas para fazer os negócios avançarem mais rapidamente, você deve esperar ajuda em todos os momentos para apoiar a implementação, a adoção e operações contínuas. A SAP Concur entrega tudo isso. Depois de trabalhar com mais de 46.000 organizações em todo o mundo, se não vimos de tudo, estamos bem perto disso. 

As empresas e as equipes de TI se preocupam, com razão, se novas soluções se integrarão aos sistemas atuais e se elas terão os recursos para configurar tudo e começar a obter retornos. Seja uma equipe de TI de uma só pessoa ou várias, oferecemos opções, recursos e suporte para implementar e integrar software de viagens e despesas: 

• Vários métodos de integração, incluindo sob demanda, protocolo seguro de transferência de arquivos (secure file transfer protocol, sFTP), web services e conectores pré-construídos. A variedade e a capacidade de personalizar são projetadas para se integrar aos seus sistemas atuais e à forma como você faz negócios. 
• Um assistente de configuração fácil de usar possibilita a seleção de detalhes financeiros para publicar, campos de geração de relatórios, controles de conformidade e integrações com ERPs e outros sistemas. 
• A segurança dos dados é primordial. As soluções atendem ou excedem as diretrizes internacionais de segurança, privacidade e conformidade, e garantimos a confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados. As soluções baseadas em nuvem são acessadas por meio de login único pela Internet e por dispositivos móveis, com ID de usuário e controle de autenticação abrangentes. 
• Testes e avaliações garantem que sua empresa obtenha as informações, relatórios, conformidade e melhorias de processo necessários com a automação de viagens, despesas e contas a pagar. 
• Um extenso ecossistema de mais de 700 parceiros da SAP Concur que oferecem aplicativos, integrações e serviços de provedores de pagamento, fornecedores de viagens, especialistas em sustentabilidade e outros que ampliam e personalizam nossas soluções de automação de gestão de despesas e viagens de negócios.  
• Treinamento de usuários e suporte para colaboradores e administradores de sistemas. Os colaboradores recebem respostas 24 horas por dia, 7 dias por semana e em vários idiomas por meio de orientação no aplicativo e ajuda no bate-papo. Fornecemos ferramentas prontas para uso, e-mails, listas de verificação e outros recursos para incentivar a adoção e economizar tempo da TI. A SAP Concur oferece webinars e outros recursos educacionais contínuos, incluindo uma comunidade on-line de usuários e líderes de pensamento. 

Por que a SAP Concur é a solução certa para a gestão de gastos 

Uma plataforma unificada que oferece inovação de IA, visibilidade de gastos, escalabilidade e suporte de ponta a ponta nos torna o parceiro líder de viagens, despesas e contas a pagar. 

Leia o folheto

Conclusão 

Ao escolher uma solução para monitorar despesas de negócios, automatizar contas a pagar e reservar viagens corporativas, é fundamental determinar se um fornecedor tem a tecnologia e o compromisso para cumprir as promessas. A SAP Concur oferece as capacidades, recursos e inovação para ajudar você a reduzir o trabalho manual, simplificar processos e fazer com que viagens e despesas praticamente se administrem sozinhas. 

Os clientes atestam que a SAP Concur atende às suas necessidades: 

• 93% dos usuários recomendariam a SAP Concur a um amigo ou colega no GetApp. 
• 83% dos usuários do SAP Concur dão às nossas soluções 4 ou 5 estrelas no G2. 

Histórias de sucesso de organizações reais e clientes satisfeitos também podem ser inestimáveis ao avaliar suas opções de viagens e despesas. “Os colaboradores da Tungsten Automation estão mais felizes e produtivos”, diz Lori Ceccanese, gerente de contas a pagar da Tungsten Automation. “Eles gastam menos tempo se preocupando com suas despesas e mais tempo fazendo seu trabalho”.