Estratégia de sourcing de hotéis: como reduzir custos e melhorar a experiência?

Adotar uma estratégia de sourcing de hotéis é um passo importante para empresas que desejam otimizar suas viagens corporativas. Mais do que apenas reduzir custos, essa abordagem proporciona controle, padronização e melhores experiências para os colaboradores em campo.

Com processos bem definidos e baseados em dados, o sourcing de hotéis permite negociações mais eficientes e alinhadas às reais necessidades da organização. Neste conteúdo, você aprenderá como implementar essa estratégia de forma prática. Boa leitura!

O que é uma estratégia de sourcing de hotéis?

A estratégia de sourcing de hotéis é o processo estruturado de seleção, negociação e contratação de acomodações para atender às demandas de viagens corporativas. Envolve identificar fornecedores confiáveis, definir critérios de escolha (como localização, custo-benefício e serviços oferecidos) e construir acordos comerciais vantajosos.

Esse processo vai muito além de buscar o menor preço. Ele considera as necessidades reais dos viajantes, os padrões da empresa e a consistência na experiência oferecida.

Qual o seu objetivo?

O objetivo é garantir hospedagens que equilibrem custo, conforto, segurança e conveniência, dentro de um padrão que reflita a cultura e os valores corporativos. Mas não para por aí: também é possível racionalizar os gastos com hospedagem empresarial e padronizar a experiência dos colaboradores em viagens.

Ao centralizar e profissionalizar esse processo, a empresa:

• obtém melhores tarifas por meio de contratos corporativos;
• garante maior previsibilidade orçamentária;
• melhora o controle de qualidade dos serviços oferecidos;
• fortalece o compliance com as políticas internas de viagens;
• eleva a satisfação dos viajantes, reduzindo atritos e retrabalhos.

Além disso, o sourcing ajuda a prevenir surpresas desagradáveis, como hospedagens em locais inadequados ou reservas não compatíveis com os padrões exigidos pela empresa.

Por que adotar uma estratégia de sourcing de hotéis?

Empresas que implementam uma estratégia de sourcing estruturada percebem rapidamente seus benefícios. O modelo evita decisões pontuais e desorganizadas, além de promover eficiência operacional e financeira. Entre os principais motivos para adotar a prática, estão:

• redução de custos com negociações mais inteligentes;
• gestão de riscos ao selecionar hotéis com padrões de segurança adequados;
• agilidade no processo de reserva e aprovação;
• experiência do colaborador aprimorada;
• controle de compliance e redução de fraudes.

A estratégia também permite uma visão mais estratégica do volume de viagens, ajudando a planejar com mais eficiência e a negociar com mais poder de barganha.

Quais as etapas para uma estratégia de sourcing de hotéis?

Desenvolver uma boa estratégia de sourcing requer organização e dados confiáveis. Confira, a seguir, as principais etapas envolvidas.

Levantamento e análise de dados históricos

Antes de qualquer negociação, é fundamental mapear as viagens realizadas pela empresa: principais destinos, número de diárias, gastos médios e sazonalidades. Com esses dados, é possível entender a demanda real e prever os requisitos.

Também é útil segmentar os dados por departamentos ou unidades de negócios, para identificar padrões e possíveis ajustes na política de viagens.

Definição de critérios de seleção

A empresa deve estabelecer os critérios para escolha dos hotéis, bem como documentá-los e validá-los com as áreas envolvidas nas viagens para garantir alinhamento e padronização. Podem ser, por exemplo:

• localização estratégica (próxima a escritórios, aeroportos ou centros de eventos);
• custo máximo por diária;
• serviços inclusos (café da manhã, Wi-Fi, lavanderia);
• padrões de segurança e higiene;
• avaliação de outros clientes.

Pesquisa e contato com fornecedores

Com os critérios definidos, é hora de mapear fornecedores (hotéis ou redes) nos principais destinos. Isso pode ser feito por meio de plataformas de gestão de viagens, agentes especializados ou contato direto com os estabelecimentos.

Uma boa ideia é avaliar a reputação dos hotéis em canais públicos, além de visitar alguns locais-chave, sempre que possível, de modo a se certificar da qualidade do serviço.

Negociação de contratos corporativos

A negociação dos contratos corporativos deve contemplar os seguintes pontos:

• tarifas fixas ou flutuantes com desconto;
• condições especiais para cancelamento ou ausência;
• formas de pagamento e prazos;
• vantagens para colaboradores frequentes.

Outra ação recomendada é incluir cláusulas de revisão de preço, SLA de atendimento e métricas de desempenho, para assegurar uma relação transparente e benéfica a longo prazo.

Implantação e comunicação interna

Após firmar os contratos, é necessário divulgar os hotéis homologados e as políticas de uso para os colaboradores e as equipes responsáveis pelas reservas.

O sucesso depende da adesão dos usuários e da clareza na comunicação. Utilizar canais como intranet e e-mails, além de ministrar treinamentos curtos, ajuda a reforçar a importância do cumprimento das diretrizes.

Monitoramento e revisão contínua

A estratégia deve ser revisada periodicamente. Nesse sentido, avalie o desempenho dos hotéis, a taxa de ocupação, o nível de satisfação dos usuários e os custos.

Com esses dados, renove contratos, substitua fornecedores e implemente melhorias. Também é importante manter um canal aberto para feedbacks dos viajantes, permitindo ajustes ágeis e alinhados às necessidades reais da empresa.

Quais boas práticas adotar?

Adotar boas práticas pode ampliar ainda mais os resultados da estratégia de sourcing de hotéis. Veja algumas recomendações:

• integração com sistemas de gestão de viagens para automação dos processos;
• treinamento dos colaboradores sobre políticas e canais oficiais de reserva;
• incentivo às reservas antecipadas para otimização de custos;
• parcerias com redes de hotéis em múltiplas cidades;
• coleta e análise de feedbacks pós-viagem para melhoria contínua.

Além disso, é importante criar uma base de dados interna com avaliações de desempenho dos fornecedores, que sirva de referência nas próximas negociações.

Quais os indicadores-chave de sucesso?

Monitorar o desempenho da estratégia de sourcing é essencial para garantir sua eficácia e propor ajustes. Os líderes devem acompanhar os seguintes indicadores, que ajudam a comprovar o retorno sobre o investimento e fornecem dados concretos para novas decisões:

• custo médio por diária;
• percentual de reservas em hotéis homologados;
• nível de satisfação dos viajantes;
• taxa de cancelamento e ausência;
• economia total gerada em relação ao período anterior à estratégia.

Uma estratégia de sourcing de hotéis bem definida e executada transforma a forma como as empresas lidam com hospedagens em viagens corporativas. Afinal, reduz custos, melhora a experiência dos colaboradores e fortalece a governança sobre esse processo, muitas vezes negligenciado.

Investir em dados, boas práticas e ferramentas adequadas permite construir uma rotina de viagens mais eficiente, produtiva e segura, gerando valor para o negócio e para quem viaja a trabalho. Se sua empresa busca otimizar gastos e profissionalizar a gestão de viagens, comece pela hospedagem: a estratégia de sourcing de hotéis é o ponto de partida ideal.

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