Como reduzir despesas de quilometragem em viagens corporativas?

As viagens corporativas são uma ação estratégica e necessária para muitas empresas. Porém, para ter resultados efetivos, é preciso gerenciar os custos e tentar minimizá-los. Entre os principais, estão as despesas de quilometragem.

Mesmo parecendo um gasto controlável, a quilometragem acumulada por equipes externas pode representar um impacto financeiro relevante no final de cada mês. Quanto maior for a distância percorrida, mais gastos sua empresa terá com combustível, manutenção, depreciação do veículo e, consequentemente, reembolsos.

Neste artigo, você verá quais são os reais impactos das despesas de quilometragem em viagens corporativas, quais estratégias ajudam a reduzi-las e como as soluções SAP Concur podem ser aliadas nesse momento. Boa leitura!

O impacto das despesas de quilometragem nas viagens corporativas

A quilometragem influencia diretamente a alta dos custos reembolsáveis nas viagens corporativas. Por exemplo, quem se desloca com veículos próprios ou alugados terá direito ao ressarcimento dos gastos com combustível e pedágio.

Esse é um dos tipos de reembolso mais comuns em políticas de viagens corporativas. Ao mesmo tempo, pela sua complexidade, o acompanhamento das despesas de quilometragem traz diversos desafios:

• falta de controle ou validação das rotas declaradas;
• reembolsos inconsistentes com os valores reais percorridos;
• ausência de critérios claros na política de despesas;
• manutenção ou desgaste de veículos próprios;
• impacto ambiental de viagens desnecessárias.

As consequências disso são graves, como aumento de custos, erros e chances de problemas com fraudes e má conduta. Sem um processo claro de monitoramento e validação, a quilometragem pode ser um dos pontos mais sensíveis de controle nas viagens corporativas.

Os componentes das despesas de quilometragem

As despesas de quilometragem são formadas por diferentes fatores. Entender mais cada um deles ajuda a identificar onde é possível reduzir custos sem perder eficiência. Então, vamos lá!

Combustível

Esse é o componente mais visível. Quanto maior a distância percorrida, maior o gasto com abastecimento, o que vale para viagens com veículos próprios dos profissionais, automóveis corporativos ou com o serviço de locação de carros.

Manutenção e desgaste do veículo

Se sua empresa possui uma frota própria, você já deve saber que os veículos sofrem desgaste natural devido ao deslocamento constante. Assim, eles precisam passar por manutenções de tempos em tempos, como cuidados com pneus, óleo, freios etc. Além disso, é importante considerar o custo oculto da depreciação do bem.

Reembolso por quilômetro rodado

Muitas empresas adotam uma tabela de reembolso por quilômetro percorrido, que inclui não apenas combustível, mas também estimativas de desgaste e manutenção. Quando não controlado, esse reembolso pode ser inflado por profissionais agindo de forma antiética.

Pedágios e estacionamento

Dependendo do trecho realizado, a viagem ainda pode ter um custo adicional de pedágio, que deve ser considerado. Muitas vezes, vale a pena fazer um trecho mais longo para reduzir custos com esse serviço. Além disso, pode ser necessário deixar o veículo em um estacionamento e pagar o valor de diárias conforme a duração da viagem.

Tempo improdutivo

Percursos longos ou mal planejados consomem tempo da equipe, que poderia ser usado em atividades mais estratégicas. Esse também é um tipo de custo indireto que os gestores precisam levar em consideração.

As principais estratégias para reduzir despesas de quilometragem

Após entender os principais impactos e a composição da despesa de quilometragem, é hora de conhecer estratégias para minimizar gastos sem deixar de lado a eficiência nas viagens corporativas. Acompanhe!

Auxílio do GPS

O uso de sistemas de geolocalização e rastreamento por GPS ajuda a monitorar os trajetos com maior precisão e a definir as rotas que terão menor custo. Caso ocorra algum problema (por exemplo, um acidente na estrada), eles também permitem redirecionar rotas para alternativas mais eficientes.

Além disso, o registro de deslocamento feito por essa tecnologia possibilita saber qual foi a quilometragem real, verificar se ocorreu algum desvio de rota, assim como dá maior segurança às informações repassadas para reembolso.

Planejamento do roteiro da viagem

Ao planejar o deslocamento com antecedência, o gestor responsável consegue otimizar o trajeto, combinar visitas por região e evitar caminhos redundantes. Ou seja, a roteirização inteligente permite aproveitar oportunidades e melhorar o aproveitamento de tempo da equipe.

Compartilhamento de veículos

O uso compartilhado de veículos é uma solução simples e eficaz para reduzir custos quando dois colaboradores vão para cidades próximas, por exemplo. Nesse caso, eles podem dividir o transporte para o deslocamento maior. Além da economia, isso coloca menos carros nas ruas, o que ajuda a bater metas de sustentabilidade corporativa.

Locação de veículos

Dependendo da frequência e da distância das viagens, alugar um carro pode ser mais vantajoso do que pagar reembolsos por uso de veículo próprio. Além disso, muitas locadoras oferecem planos corporativos com manutenção inclusa, suporte 24h e maior previsibilidade de custos.

Incentivo ao uso de transporte coletivo

O lugar onde a empresa está localizada e o destino da viagem corporativa têm um bom serviço de transporte coletivo (como ônibus intermunicipais ou interestaduais)? Então, incentive que os colaboradores viajantes utilizem essa opção.

Há regiões em que linhas de metrô, BRT, trens e ônibus executivos funcionam bem para os deslocamentos curtos ou dentro das próprias cidades. Quando bem planejado, o uso desses serviços reduz bastante o impacto ambiental e os gastos com mobilidade.

O SAP Concur como aliado da gestão de quilometragem

Mesmo com as dicas anteriores, há um grande risco de erros, fraudes e retrabalho se o controle de despesas de quilometragem for feito manualmente. É aí que entra o SAP Concur, uma ferramenta que automatiza não apenas esse aspecto, mas toda a gestão de viagens corporativas. Com ela, é possível:

• acompanhar o registro de quilometragem automaticamente, com base nas informações oferecidas pelo GPS;
• validar os reembolsos com maior agilidade e precisão, cruzando os dados de deslocamento com as políticas internas, e liberar o pagamento mais rapidamente;
• obter relatórios detalhados para análise de custos e auditoria, caso necessário;
• conectar-se a aplicativos de viagem e roteirização, facilitando um planejamento mais inteligente;
• cumprir normas de compliance e sustentabilidade mais facilmente.

Portanto, contar com o SAP Concur é um diferencial importante para empresas que buscam mais eficiência, economia, transparência e controle. Nossa solução também proporciona uma experiência mais fluida aos colaboradores, que ganham praticidade no registro das suas despesas de quilometragem e veem o prazo do reembolso diminuir.

Quer entender melhor como o SAP Concur pode transformar a gestão de quilometragem na sua empresa? Entre em contato e tire todas as suas dúvidas com nossos atendentes.