Controle de gastos em viagem corporativa: 5 erros que os gestores cometem

08/03/2022

O controle de gastos em viagem corporativa é fundamental para a sustentabilidade financeira das empresas, garantindo não somente um melhor gerenciamento a curto prazo, mas também resiliência para a expansão futura dos negócios.
No entanto, implementar um fluxo efetivo ainda é um desafio para as organizações, especialmente no momento atual, em que as empresas estão retomando aos poucos os deslocamentos corporativos nesse “novo normal” e se adequando às novas regras do setor.
Diante disso, confira abaixo alguns erros que dificultam o controle de gastos em viagem corporativa e como as empresas podem evitá-los.
 
5 erros que os gestores cometem no controle de gastos em viagem corporativa
Dentre as principais falhas que comprometem o controle de gastos durante as viagens empresariais, podemos citar:
 
1. Falta de uma política de viagens robusta
A política de viagens é uma peça-chave do gerenciamento de despesas, isso porque nela constam todas as regras de gastos e reembolsos, assim como itens envolvidos, prazos e teto de custos.
Quando uma empresa não possui uma política muito bem planejada, as chances de que os colaboradores gastem mais do que deveriam durante as viagens são altíssimas.
 
2. Não orientar os colaboradores corretamente
Não basta apenas elaborar um planejamento detalhado, é preciso que todos os colaboradores entendam cada aspecto da sua política, afinal, eles estão na linha de frente e caso não conheçam essas diretrizes, também podem cometer erros.
Por isso, compartilhe os documentos com toda a equipe e oriente adequadamente os seus funcionários viajantes, de modo a evitar gargalos e situações que coloquem a sua empresa em risco.
 
3. Não planejar corretamente os roteiros de viagens
Muitas vezes, as empresas acabam gastando mais do que deveriam em uma viagem corporativa por não planejarem com efetividade e antecedência os roteiros.
Escalas muito longas, hotéis longe do destino final, acomodações não equipadas para receber viajantes corporativos e erros nas reservas são apenas alguns dos problemas que podem impactar negativamente o gasto final da viagem.
 
4. Não analisar indicadores
Os indicadores permitem que os gestores analisem a operação sob um viés mais estratégico e efetivo, garantindo melhores tomadas de decisões e identificação rápida de qualquer gargalo.
Quando essas métricas não são visualizadas como deveriam, os gestores não possuem insumos para implementar melhorias e muito menos gerenciar corretamente os fluxos de despesas e reembolsos.
 
5. Gerenciamento manual dos relatórios de viagens
Por fim, sabemos que chegamos na Era 5.0. A Era da Tecnologia. A Era da Transformação Digital. Essa nova era não deixa espaço para trabalhos manuais e, quando isso ocorre, as empresas perdem não somente em produtividade, mas também em confiabilidade e eficiência.
É exatamente neste contexto que os gestores de viagem erram ao gerenciar os relatórios de viagens manualmente. Além de ser um fluxo extremamente demorado, ainda abre espaço para erros e não permite identificar, por exemplo, despesas exacerbadas (indício de fraude) ou desperdícios na operação.
 
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