5 dicas para elaborar a sua política de reembolso de quilometragem

23/02/2022

Elaborar uma política de reembolso de quilometragem robusta é fundamental para não somente garantir uma gestão de despesas eficiente, mas também promover a saúde e estabilidade financeira da organização. Além disso, com práticas muito bem estabelecidas, as empresas conseguem minimizar constantemente os custos e tornar o gerenciamento da operação mais transparente, o que evita fraudes nas solicitações de reembolsos e, até mesmo, prejuízos para as empresas.
 
Diante disso, confira abaixo algumas dicas eficientes que podem te ajudar a elaborar uma política de reembolso de quilometragem satisfatória para as necessidades do seu negócio.
 

5 dicas para elaborar a política de reembolso de quilometragem

A política de reembolso consiste em um documento em que constam algumas regras para gerenciar as despesas corporativas. Por sua vez, ao ser estabelecida, esse documento passa a nortear todas as tomadas de decisão da empresa e as condutas internas, principalmente quando falamos a respeito do comportamento dos colaboradores. Com isso em mente, confira algumas dicas para elaborar uma política de reembolso de quilometragem efetiva:

1. Fique atento às legislações vigentes

Sabemos que, quando falamos dos funcionários contratados na modalidade CLT, as organizações precisam cumprir uma série de obrigações e com os reembolsos não é diferente. Dessa forma, os reembolsos de despesas corporativas, de qualquer natureza, não estão sujeitos aos encargos trabalhistas, isso significa que as empresas não podem descontar porcentagens de INSS, vale transporte ou qualquer outro tipo de imposto.
 
Aqui é válido citar que os reembolsos de quilometragem são diferentes do vale-combustível, isso porque, neste segundo caso, os colaboradores recebem um valor adiantado para colocar combustível no automóvel durante o deslocamento. Esse adiantamento pode ser disponibilizado tanto pelo cartão-combustível quanto por ticket.

2. Entenda o km rodado e custos envolvidos

Ao compreender algumas regras legislativas, é momento de mapear a distância percorrida por cada colaborador de acordo com a sua rota. Atualmente, diversos aplicativos conseguem ajudar nesse processo. om esse levantamento, os gestores conseguem estimar o valor gasto por quilômetro rodado. Além disso, é preciso considerar outros custos envolvidos, como seguros do carro, manutenção, impostos e limpeza.

3. Solicite demonstrativos de gastos e relatórios

Uma parte importante quando falamos sobre política de reembolso de quilometragem é a comprovação desses gastos. Ao apresentar os relatórios com as solicitações de devolutivas financeiras, os colaboradores devem dispor também dos demonstrativos de gastos, de modo a facilitar a validação por parte dos gestores e as auditorias de cada reembolso realizado.

4. Defina prazos de pagamento

Em seguida, defina os prazos que os pagamentos de reembolso de despesas de viagem devem ser realizados aos colaboradores. Assim como as regras internas criam um fluxo de trabalho mais transparente para os gestores e a própria empresa, também promovem processos mais confiáveis aos colaboradores, garantindo uma relação de trabalho efetiva e sustentável.

5. Conte com a tecnologia

Por fim, uma política de reembolso de quilometragem robusta deve ser sustentada pela tecnologia e, para tal, as organizações devem adotar ferramentas apropriadas, que facilitem o controle das despesas empresariais.
 
Diante disso, o software de reembolso corporativo é uma ótima alternativa. Consistindo em um sistema robusto, essa ferramenta simplifica a implementação das políticas internas e garante alta conformidade na operação, além de tornar todo o gerenciamento de custos mais efetivo.
 

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O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de gestão de viagens e despesas corporativas. Completo, intuitivo e responsivo, o software pode ser utilizado tanto por ambientes da web, quanto por aplicativos móveis. O SAP Concur Travel & Expense conta com ferramentas inovadoras que facilitam o controle da operação, como é o caso do Concur Drive, o rastreador de quilometragem que permite:
  • Capturar as distâncias percorridas com maior precisão;
  • Envio automático de dados e relatórios de quilometragem;
  • Capturas automáticas e manuais;
  • Identificar distâncias percorridas em qualquer parte do mundo.
Dessa forma, a sua organização consegue implementar a política de reembolso de quilometragem de maneira efetiva e reduzir erros na operação.

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