Passo a passo para criar um processo de reembolso de despesas

10/02/2022

A criação de um processo de reembolso de despesas robusto e efetivo é crucial para a sustentabilidade financeira das organizações, assim como redução de custos e gestão mais efetiva dos fluxos internos.
 
Sabemos que controlar os gastos corporativos é um desafio para as empresas, especialmente em situações nas quais um grande número de funcionários faz viagens e deslocamentos.
 
No entanto, sem uma gestão efetiva, as chances de que erros e desperdícios aconteçam são enormes, o que compromete todo o planejamento orçamentário da empresa, impacta na efetividade da operação e aumenta os riscos de que fraudes nas contas corporativas ocorram.
 
Para te ajudar a evitar essa situação e garantir melhor gerenciamento da solicitação de reembolso de despesas da sua organização, elaboramos um conteúdo completo. Continue com a sua leitura e confira.
 

Passo a passo para criar um processo de reembolso de despesas

Dentre as principais iniciativas que otimizam o controle de gastos e facilitam a criação de um processo de reembolso de despesas, podemos destacar:

Especifique os fluxos para solicitação de reembolsos

O primeiro passo é especificar quais serão os fluxos para solicitação de reembolsos. Ou seja, quando os colaboradores fazem um determinado gasto a partir de suas próprias economias, como eles devem notificar essa despesa? Quem serão os responsáveis? Quais comprovantes deverão ser apresentados?
 
É neste momento também que os gestores precisam padronizar os processos. Isso significa que todas as operações devem solicitar os reembolsos seguindo as mesmas regras. Desse modo, é possível estabelecer conformidade e gerenciar com mais facilidade os fluxos internos.

Defina os itens reembolsáveis

Em seguida, é preciso definir quais serão os itens reembolsáveis de acordo com a realidade de cada empresa ou, até mesmo, necessidades de deslocamentos. Esse tipo de alinhamento reduz as possibilidades de que os funcionários peçam reembolsos de gastos pessoais, por exemplo, garantindo mais transparência.
 
Nesta fase, é importante determinar também um teto de despesas para cada item reembolsável, de modo a minimizar riscos de que os colaboradores gastem mais do que o apropriado ou o necessário durante as viagens.

Estipule prazos de pagamento

Após a solicitação de reembolso de despesas de viagem, é fundamental que a empresa também cumpra o seu dever com o funcionário, por isso, é preciso definir um prazo de pagamento.
 
Esse prazo deve estar muito claro no fluxo de aprovação, afinal, os atrasos em auditar os pedidos de reembolso pode retardar também o recebimento por parte dos funcionários, gerando problemas na equipe.

Automatize processo de reembolso com tecnologia

Por fim, não podemos falar sobre a gestão de reembolsos sem citar a importância da tecnologia. Não é um grande segredo que as empresas estão investindo cada vez mais em ferramentas para automatizar as suas operações.
Para se ter uma ideia, de acordo com a KPMG, 46% dos líderes mundiais investirão em transformação digital nos próximos 12 meses
 
Com essa movimentação em prol da inovação, a adoção de um software de reembolso corporativo vem representando uma ótima maneira de reduzir custos e promover eficiência no controle de gastos.
 

Conte com o SAP Concur Expense

O SAP Concur Expense pode ajudar o seu negócio a realizar a gestão do processo de reembolso de despesas.
Consistindo em um sistema de controle de despesas, o SAP Concur Expense é completo, intuitivo, responsivo e totalmente personalizável às suas necessidades.
 
Além disso, o SAP Concur Expense possui diversas ferramentas inovadoras, que permitem a digitalização de comprovantes, elaboração e envio de relatórios, cumprimento das políticas de viagens e reembolsos, categorização de despesas e auditoria de todos os gastos. Foi a partir dessas aplicabilidades que o SAP Concur Expense ajudou a revolucionar a gestão de reembolsos da ArcelorMittal Brasil, por exemplo.
 
Com uma implementação que durou apenas 4 meses e ocorreu de maneira 100% remota, a ArcelorMittal Brasil conseguiu otimizar completamente o controle de despesas, assim como facilitar o envio de comprovantes, inclusive pelo celular, e alcançar conformidade na operação.
 
“A adoção do SAP Concur nos permitiu automatizar os processos de reembolsos e de prestação de contas, oferecendo uma solução de mobilidade totalmente amigável e que simplificou a rotina dos nossos empregados de uma forma muito mais assertiva”, nos conta Laercio Vitrio, Gerente das Demandas de TI da ArcelorMittal Brasil.
 
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