Saiba como contabilizar reembolso de despesas com tecnologia

As viagens de negócios estão cada vez mais comuns, isso porque fornecem diversos benefícios às organizações. Entretanto, uma grande dificuldade das empresas é compreender como contabilizar reembolso de despesas. Apesar de todas as vantagens, os deslocamentos representam uma série de gastos. Para se ter uma ideia, de acordo com um levantamento da GBTA, estima-se investimento no setor de US $ 1,7 milhão de dólares em 2022.

Por isso, é fundamental que as corporações estabeleçam políticas assertivas para os reembolsos, garantindo o máximo de transparência e eficiência desses processos. 

Erros ao contabilizar o controle de despesas

Antes de entender como contabilizar reembolso de despesas, precisamos compreender os erros mais comuns das empresas. De modo geral, essas falhas acabam abrindo “brechas” para pequenas fraudes e dificuldades que, em grande escala, comprometem os recursos da corporação. A ausência de um fluxo de aprovação é um dos grandes lapsos no reembolso de gastos dos funcionários. 

Nesse sentido, é de extrema importância que a empresa defina profissionais de cada setor como responsáveis por essas validações. Na prática, esse processo minimiza qualquer tipo de irregularidade e evita erros. Além disso, é essencial que a corporação tenha um local online destinado ao arquivamento das notas para reembolso, de modo a impedir problemas causados pela perda do documento físico. 

Por fim, um erro muito comum, mas que pode atrapalhar completamente o controle dos fluxos é a atualização manual das informações de deslocamento e a ausência de ferramentas apropriadas. 

A desintegração de dados abre mais espaço para falhas e, consequentemente, irregularidades. Isso pode determinar, ainda, prejuízos e desordem nos processos. 

Afinal, como contabilizar reembolso de despesas?

Mas, afinal, como contabilizar reembolso de despesas corretamente? Para isso, há algumas medidas bastante interessantes que podem ser tomadas. Confira abaixo.

Padronize os processos da corporação

O primeiro passo para contabilizar o reembolso de despesas é padronizando os processos. Para tal, é fundamental que a corporação estabeleça uma política de viagens, com todas as normas e procedimentos dos deslocamentos. No manual deve conter, inclusive, informações sobre reembolsos, envio e recebimento de notas, datas e outros parâmetros que precisam ser seguidos por todos os colaboradores. Além disso, é válido estabelecer um mapeamento das atividades. Esse tipo de medida permite uma visualização clara de todos os fluxos, inclusive dos gastos financeiros da corporação. 

Tenha um orçamento

Uma maneira assertiva no processo de como contabilizar reembolso de despesas é a definição de um orçamento. Basicamente, a elaboração de um budget permite que a empresa preveja com eficiência os custos, como também estipule um valor empregado nos deslocamentos. Desse modo, para que seja eficiente, é essencial considerar todos os investimentos, como passagens, alimentação e hospedagem. 

Mantenha a transparência

Para evitar problemas, principalmente relacionados a erros e falhas de informações, é fundamental que a sua empresa tenha uma cultura organizacional pautada na transparência. Esse tipo de medida garante não apenas que os funcionários se sintam respeitados, mas permite processos mais justos.

Monitore e otimize processos com a tecnologia

Por fim, um pilar essencial para entender como contabilizar reembolso de despesas é o monitoramento das atividades e a otimização de fluxos. Para isso, é de suma importância contar com a tecnologia. Uma solução bastante assertiva é a utilização de uma plataforma de gestão de viagens, como a SAP Concur Expense. Por meio do sistema, é possível organizar todos os deslocamentos dos funcionários end to end. Ou seja, desde a compra de passagens até o recebimento de notas para reembolsos.

Além disso, o SAP Concur permite o acompanhamento instantâneo de todas as atualizações, de modo a possibilitar que tanto os colaboradores quanto os gestores acessem as informações com rapidez. 

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