7 erros na gestão de reembolsos de despesas e como superá-los

03/01/2022

A gestão de reembolsos de despesas é responsável por receber, validar e realizar os pagamentos de todos os gastos corporativos dos colaboradores. Esse tipo de medida é bastante comum dentro das organizações, especialmente quando os funcionários realizam viagens empresariais.
 
Isso significa que, durante o deslocamento, o colaborador arca com algumas despesas, como alimentação, pedágio, gasolina e outras. Após a viagem, porém, a empresa precisa ressarcir esses valores ao funcionário e isso apenas é possível por meio de um controle de reembolso de despesas robusto, efetivo e apropriado.
 
Diante disso, confira neste texto a importância desse processo e conheça alguns erros que podem atrapalhar o gerenciamento da sua operação, assim como superá-los.
 

Qual é a importância da gestão de reembolsos nas empresas?

Uma gestão de reembolsos nas empresas bem feita pode promover diversos benefícios aos gestores, como:

Garante sustentabilidade financeira

Quando falamos a respeito dos reembolsos, estamos nos referindo diretamente aos recursos financeiros da corporação e, consequentemente, a sua sustentabilidade no mercado.
 
Nesse cenário, ao implementar um controle efetivo, as organizações conseguem alcançar um melhor gerenciamento dos recursos, mantendo uma boa gestão de custos e minimizando os riscos de desperdícios.
 
Com isso, é possível também planejar efetivamente o crescimento dos negócios, assim como investimentos em novas soluções ou desenvolvimento de produtos diferenciados no mercado. Desse modo, as empresas conseguem traçar um plano de expansão a curto, médio e longo prazo.

Minimiza gastos

Elencando o tópico anterior, ao mirar na sustentabilidade financeira, a organização também consegue reduzir consideravelmente os gastos.
 
Isso ocorre porque a empresa conta com políticas mais efetivas e um gerenciamento mais transparente da operação, o que permite identificar com rapidez gargalos ou despesas fora das regras estabelecidas.

Diminui fraudes

Sabemos que muitas das fraudes nos gastos corporativos estão relacionadas com as comprovações apresentadas pelo time que contém algum tipo de informação errada, sejam valores, justificativas das despesas ou outros dados.
É considerada fraude também quando o funcionário envia, intencionalmente, relatórios com gastos duplicados ou, ainda, despesas pessoais que foram feitas durante as viagens.
 
Diante disso, um gerenciamento robusto minimiza os riscos de que defraudações aconteçam e garante um controle muito mais efetivo da operação.

Garante compliance e governança corporativa

Por fim, a governança corporativa é um dos processos mais valorizados nas empresas atuais e é uma tendência para o futuro. De maneira geral, pode ser definida como uma série de regras e procedimentos que norteiam os fluxos decisórios do corpo diretor e previne problemas.
 
O compliance e a governança corporativa apenas podem ser implementados a partir de uma gestão transparente, baseada em dados atualizados e verdadeiros a respeito da operação, além de um monitoramento constante.
 
Com a gestão de reembolsos de despesas, as organizações atingem alto grau de padronização e conseguem colocar em prática todas as diretrizes previamente definidas.
 

7 erros que afetam a gestão de reembolsos de despesas

Embora a gestão de reembolsos seja um processo extremamente importante dentro das empresas, muitas organizações não conseguem atingir bons resultados por conta de alguns erros na adoção e implementação dessa iniciativa. Descubra quais são eles e como superá-los.

1. Não elaborar uma política de gastos e reembolso

Segundo a pesquisa supracitada, 53% dos gestores afirmam que suas políticas de viagens e despesas são amplamente seguidas pelos seus funcionários. No entanto, 17% dizem que ainda existem muitas violações às suas políticas internas.
 
Além disso, 75% das empresas que não possuem políticas definidas afirmam que isso não é uma prioridade e 25% não contam com um setor ou agente responsável para elaborar essas diretrizes.
 
Nesse cenário, não alinhar uma política de viagens e despesas é um dos erros mais graves que as organizações podem cometer, isso porque esse documento delimita todas as regras de gastos em deslocamentos corporativos. Quando não têm essas regras claras, os colaboradores acabam tomando decisões por si próprios e as empresas podem sofrer graves ônus por conta de valores excedentes ou, até mesmo, falta de clareza dos comprovantes e relatórios.
 
Para superar esse problema, a sua organização deve elaborar uma política robusta, considerando aspectos como:
  • Tipos de gastos reembolsáveis: como quilometragem, combustível, pedágios, passagens aéreas ou rodoviárias, alimentação (durante a viagem ou com clientes), acomodação e pacotes de celular e/ou internet;
  • Tetos de gastos: máximo que os colaboradores podem gastar com cada item reembolsável;
  • Requisitos mínimos de comprovação: apresentação de notas fiscais, por exemplo;
  • Prazos: quando essas notas fiscais devem ser enviadas juntamente com os relatórios;
  • Responsáveis: quem serão as pessoas responsáveis por receber essas informações, validar e enviar os comprovantes para pagamento;
  • Tempo de pagamento: em quanto tempo a partir do envio dos comprovantes os colaboradores receberão os reembolsos;
  • Gastos que podem ser considerados pessoais: como compras em lojas de departamento durante a viagem, por exemplo.
Quanto mais claras forem essas políticas, menores são as chances dos colaboradores burlarem as regras e, caso isso ocorra, os gestores conseguem identificar com muito mais facilidade, minimizando os riscos de que reembolsos errados sejam pagos.
 

2. Não padronizar processos e relatórios

O segundo erro muito comum quando falamos da gestão de reembolso de despesas para funcionários é justamente a falta de padronização nos processos internos e relatórios.
 
Frequentemente, isso ocorre por ausência de uma política, porém, também pode acontecer em empresas que já possuem regras definidas, no entanto, não implementaram um monitoramento mais efetivo. A falta de padronização faz com que os funcionários preencham o relatório de despesas de maneiras diferenciadas entre si, o que promove aos gestores ainda mais trabalho para validar cada um dos gastos e liberar os pagamentos. Além disso, essa situação abre mais espaço para erros e desperdícios.
 
Portanto, já estabeleça a maneira como os relatórios devem ser preenchidos, assim como a descrição de cada tipo de despesa. É possível definir previamente algumas categorias de gastos, o que facilita no momento da imputação de informações.
 
Caso os colaboradores realizem algum tipo de gasto fora do previsto, é possível adicionar uma categoria intitulada como “Outros”, em que essas despesas deverão ser, ainda assim, justificadas.

3. Não estabelecer prazos

Vamos imaginar a seguinte situação: um colaborador viajou por dois dias, no entanto, apenas apresentou o relatório de despesas completo um mês depois. Por conta do atraso, o funcionário já não possuía o comprovante de todas as despesas ou, ainda, enviou notas ilegíveis.
 
Esse tipo de situação, infelizmente, também é comum dentro das empresas e ocorre porque os gestores não estabelecem prazos definitivos para envio dos comprovantes após uma viagem.
 
Nesse cenário, os prazos já devem ser definidos na política de despesas e viagens, assim como precisam ser devidamente acompanhados pelos gestores de equipes.
 
Quaisquer gastos apresentados fora dessas datas devem ser muito bem avaliados e os colaboradores precisam estar cientes dessas definições, de modo a evitar tensão ou problemas futuros.
 

4. Não justificar despesas

Anteriormente, citamos a categoria “outros” como uma das opções para os colaboradores apresentarem algum tipo de despesa não planejada ou que fuja do normal. Muitas vezes, os gestores deixam passar despesas categorizadas dessa maneira sem uma justificativa muito clara.
 
Ou, ainda, existem casos em que os gastos ultrapassam os limites pré-estabelecidos e também não são devidamente justificados no relatório de despesas, como um almoço extremamente mais caro do que o normal ou combustível excedente. Isso é um erro gravíssimo que não pode criar raízes na sua operação.
 
Lembre-se que a sua empresa apenas conseguirá manter um processo transparente e baseado em dados a partir da coleta de informações apropriadas. Trabalhar no “escuro” não é algo aceitável na gestão de reembolsos.
 
Por isso, não autorize solicitações que não sejam justificadas ou que não estejam dentro das especificações do seu negócio. Aqui, é importante citar que, sim, existem exceções. No entanto, elas são isenções que devem ser muito bem analisadas e não podem se tornar comuns na sua operação.

5. Não exigir comprovantes

Como citado, as notas são as comprovações de que determinados gastos foram realizados. Não exigir esses documentos ou aceitar fazer pagamentos quando os funcionários declaram que os perderam é um erro e abre espaço para possíveis fraudes.
 
Para minimizar esses riscos, não apenas peça comprovantes de cada despesa, mas também não aceite documentos ilegíveis, em que as informações acerca dos gastos e valores não possam ser vistas direito.
 
Além disso, como citado nos tópicos anteriores, ao estabelecer prazos e padrões muito bem definidos, as empresas reduzem os riscos de que os colaboradores percam os comprovantes.

6. Não analisar frequentemente os relatórios

De acordo com a pesquisa citada ao decorrer deste texto, 56% das empresas não acompanham os relatórios das viagens e despesas e não sabem o percentual de colaboradores que violam as políticas internas.
 
Como você já deve imaginar, esse é um dos piores erros da nossa lista, afinal, sem um monitoramento efetivo, as organizações não conseguem realizar uma análise detalhada da operação, encontrar gargalos, possibilidades de melhorias e otimizar constantemente os fluxos internos.
 
Esse cenário causa graves consequências para toda a empresa e pode prejudicar a saúde financeira da organização. Por essa razão, tenha um processo robusto de acompanhamento dos seus relatórios e identifique quais são as principais vulnerabilidades e violações, assim como defina medidas preventivas para minimizar esses riscos.
 

7. Não investir em tecnologia

Não investir em tecnologia não apenas pode impactar a competitividade da sua organização, mas também causar erros e gargalos no acompanhamento da operação.
 
Por isso, busque por ferramentas robustas, que consigam atender as necessidades da sua empresa de maneira assertiva, e possuam todas as funcionalidades para otimização completa da gestão de reembolsos de despesas e viagens corporativas.
 
É importante também que o sistema adotado seja intuitivo e simples de usar, valorizando a experiência dos seus colaboradores, assim como seja responsivo, se adequando a qualquer dispositivo e facilitando o preenchimento de informações, independentemente do local que os funcionários estejam.
 

Conte com o SAP Concur Expense

Consistindo em um sistema de gestão de despesas, o SAP Concur Expense é completo, intuitivo, responsivo, seguro e extremamente funcional. Simples de usar, o SAP Concur Expense apresenta diversos recursos que facilitam o gerenciamento da sua operação, como:
  • Categorização e mapeamento automático de despesas;
  • Criação e cumprimento da política de viagens e despesas;
  • Criação facilitada dos relatórios de despesas;
  • Captura dos comprovantes de gastos;
  • Integração com outros sistemas;
  • Relatórios que podem ser enviados de qualquer lugar;
  • Auditoria de todas as solicitações de reembolsos;
  • Automação de toda a operação.
Com isso, a sua organização consegue realizar pagamentos de reembolsos de maneira mais rápida e segura, reduzindo os riscos de fraudes que coloquem em risco a saúde financeira do seu negócio.

Conheça também: SAP Concur Travel & Expense

Para estruturar e realizar os reembolsos de despesas corporativas de acordo com a lei, é importante investir em uma plataforma de gestão de gastos e viagens empresariais sólida e eficiente, que possa auxiliar a organização a seguir todas as legislações.
 
Por este motivo, o SAP Concur Travel & Expense é uma ferramenta completa que integra os processos de Travel & Expense em um só lugar e disponibiliza a visualização de reservas e detalhes de gastos na mesma plataforma.
As empresas que escolhem o SAP Concur Travel Expense ainda têm os seguintes benefícios:
  • Decisões mais inteligentes e baseadas em dados com uma visão macro dos gastos;
  • Alerta de violações de conformidade de política automaticamente;
  • Economia de tempo a partir do lançamento automático de dados de reservas em relatórios de despesas;
  • Orçamentos simplificados, previsão de gastos com mais precisão e melhores negociações com fornecedores.
Este sistema integrado permite não apenas otimizar a gestão de despesas, mas também o gerenciamento das viagens corporativas, facilitando reservas de voos e hospedagens, criação de roteiros e outras especificações, tudo isso na palma da sua mão e em poucos cliques.