Como realizar a gestão de reembolso de despesas em home office?

28/07/2020

A gestão de reembolso de despesas é uma área estratégica nas empresas para que seja possível reduzir custos, prevenir fraudes e ter um relacionamento mais satisfatório com os colaboradores. No entanto, a crise do coronavírus transformou profundamente as relações corporativas, difundindo a adesão ao home office. Mesmo que algumas companhias já estejam retomando as atividades in loco, muitas optaram pela continuação do teletrabalho de forma permanente ou, ao menos, híbrida.

Leia mais: Economia digital: como um sistema de gestão de despesas auxilia na inteligência de negócios?

Esse novo cenário exige uma revisão da gestão de reembolso de despesas adequando ao home office e às exigências legais. Saiba mais!

4 passos para adequar a gestão de reembolso de despesas ao home office

Uma gestão de reembolso de despesas que considere as particularidades do home office é importante para que o ônus do trabalho remoto não fique apenas sobre o colaborador, o que pode afetar a satisfação com a empresa, além de ir contra a legislação. Entenda melhor a seguir!

1. Acordo com os colaboradores

A medida provisória 927 de 22 de março de 2020 dispôs de algumas questões que devem ser observadas pelo empregador no trabalho remoto, incluindo a gestão de reembolso de despesas. A MP é flexível e deixa a cargo das empresas negociarem com os colaboradores as despesas de cada parte. No entanto, a lei também indica que o empregador deve custear as despesas do negócio.

Leia também: Redução de custos nas empresas: como conscientizar sobre gastos corporativos

Portanto, a melhor alternativa é redigir um contrato específico abordando as particularidades do home office com o objetivo de identificar quais despesas serão reembolsáveis. Por exemplo, se os custos telefônicos do colaborador eram R$ 50 mensais anteriormente e passou para R$ 150 com o home office, esse valor adicional deve ser reembolsado pela empresa.

2. Infraestrutura

Com a adesão ao home office, esse é o momento mais apropriado para fornecer uma infraestrutura adequada aos colaboradores para desempenharem as atividades de casa, principalmente se o objetivo é a adesão do modelo permanentemente. Nesse caso, a empresa pode atuar com uma política de empréstimo de equipamentos, como smartphone ou laptops, ou optar pelo auxílio para que o colaborador adquira o equipamento. A empresa deve avaliar qual política é mais vantajosa, como ajuda de custo ou reembolso dos gastos dos colaboradores.

3. Nova política de reembolsos

De acordo com um estudo da Robert Half, 41% dos gestores afirmaram não ter uma política de home office antes da pandemia. Dessa forma, juntamente com a definição do teletrabalho, as organizações também devem investir em uma nova política de gestão de reembolso de despesas que considere esse novo cenário.

Veja ainda: Como desenvolver uma política de despesas corporativas eficiente?

O ideal é um documento que contemple todos os cenários possíveis de reembolso, como ele será realizado, valores, prazos e outros. O objetivo da política é esmiuçar todas as dúvidas que possam surgir, além de direcionar a atuação das equipes.

4. Tecnologia

Atualmente, é essencial que a gestão de reembolso de despesas tenha suporte de uma tecnologia ágil para essas tarefas.

Saiba mais: Como aumentar a produtividade da equipe com automação na gestão de despesas?

Com um aplicativo específico para reembolsos, o próprio sistema é configurado seguindo as políticas determinadas pela companhia, facilitando o envio de comprovantes, auditoria das despesas, aprovação e reembolso, reduzindo o tempo entre a solicitação e conclusão do processo. Principalmente com o teletrabalho, o desenvolvimento dessas tarefas analogicamente pode atrasar em meses os reembolsos, prejudicando o relacionamento com o colaborador e inclusive causando uma instabilidade no caixa.

Saiba também: Como fazer uma prestação de contas simples: veja 5 dicas

Quais os diferenciais da SAP Concur Expense?

O SAP Concur Expense é um sistema de gerenciamento de despesas iniciadas pelo colaborador completo que auxilia na gestão de reembolso de despesas com eficácia, praticidade e agilidade. A ferramenta permite que a equipe monitore os gastos em tempo real e emite relatórios detalhados que contribuem para uma tomada de decisão mais consciente, assertiva e estratégica.

Leia mais: Sistema de controle de despesas: vale a pena investir no SAP Concur?

Outra vantagem é que a plataforma é intuitiva e totalmente responsiva, o que facilita o uso por parte dos colaboradores que tem menos problemas e dificuldades em fazer as solicitações de reembolso, mesmo no home office.

Quer saber mais? Conheça a SAP Concur Expense e como essa ferramenta pode contribuir para o home office do seu negócio!