Os benefícios de uma política eficaz de reembolso de despesas
Uma empresa em crescimento apresenta muitos elementos diferentes. Quando todos na equipe têm mais de um trabalho a realizar e apenas alguns membros da equipe têm acesso a cartões de crédito corporativos, pode ser tentador desconsiderar a padronização de uma política de despesas. Independentemente do tamanho da sua empresa, uma política de reembolso de despesas estabelecida com antecedência, vai valer a pena a longo prazo, oferecendo mais informações sobre os gastos da empresa. Aqui estão quatro razões pelas quais as políticas de despesas são tão importantes para os seus negócios:
1. Definir a cultura corporativa:
Muitos dos funcionários podem não pensar nas políticas de reembolso de despesas comerciais como parte da cultura. Porém, informar os funcionários sobre como eles podem gastar, não apenas diminui a confusão, mas também pode indicar ganho de autonomia para os colaboradores.
2. Manter a confiança:
À medida que sua empresa cresce e as receitas aumentam, talvez os funcionários não saibam quais são os seus limites de gastos ao reservar uma viagem. Basta uma reserva em um hotel de 5 estrelas para uma empresa perder a confiança em um funcionário. Notificar os funcionários com antecedência sobre o que eles podem ou não gastar com uma política e procedimento de viagem de negócios declarados, os ajuda a permanecer no que se refere à política, assim como manter a confiança da empresa.
Definir uma política de despesas também ajuda a criar confiança dos funcionários na empresa. Definir uma política de reembolso de viagem clara para os funcionários, que usam suas próprias finanças para reservar viagens, permite que eles saibam que a empresa os reembolsará rapidamente.
3. Aumentar a eficiência:
Uma política definida de viagem facilita o entendimento dos funcionários sobre gastos responsáveis, tornando mais eficientes os processos de reserva, compra e aprovação de viagens. Uma política de reivindicação de viagem estabelecida facilita a integração de novos funcionários e gerentes. Os funcionários podem enviar seus relatórios de despesas com mais eficiência e sua equipe pode evitar o retorno dos mesmos causado por erros.
4. Utilizar melhor a contabilidade:
Esse pode ser o motivo mais claro para implementar uma política de despesas. Estabelecer uma política de despesas ajuda a melhorar o orçamento, a previsão e o gerenciamento dos gastos da empresa. Além disso, a definição de uma política de despesas que limite a compra de fornecedores selecionados aumenta as transações com esses fornecedores e pode permitir que você negocie ofertas.
Criar uma política de despesas tem muitos outros benefícios para ajudar sua empresa a funcionar da melhor maneira possível, e a criação de uma não precisa ocupar todo o seu tempo.