Como realizar o cálculo de custo de viagem corporativa? Confira 10 dicas!

09/02/2022

Sabemos que, com o avanço da cobertura vacinal pelo mundo e melhoria gradual da pandemia, as viagens corporativas também têm sido aquecidas. Por sua vez, para gerenciar os deslocamentos e as despesas com eficiência, os gestores precisam realizar o devido cálculo de custo de viagem.
 
De modo geral, o ano de 2021 foi bastante positivo para o setor. No penúltimo mês do ano, por exemplo, o segmento de viagens corporativas alcançou cerca de 70% do faturamento de 2019, período antes da pandemia, segundo um levantamento da Abracorp (Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas).
 
De acordo com uma outra pesquisa, desta vez feita pela Global Business Travel Association (GBTA), 2022 registrará um crescimento de 23% do setor, no entanto, a recuperação total virá apenas em 2024, quando o segmento conseguirá alcançar os números pré-pandemia.
 
Diante disso, as organizações que precisam realizar deslocamentos de funcionários devem ter um planejamento robusto, efetivo e centrado, de modo a minimizar problemas e garantir uma retomada mais sustentável.
Para tal, o cálculo de custo de viagem cumpre um papel fundamental. Entenda a seguir o que é esse processo, sua importância e como fazer.
 

Qual é a importância de realizar previamente o cálculo de custo de viagem?

De maneira geral, o cálculo de custo de viagem consiste em um mapeamento prévio de todas as despesas que um colaborador pode ter em um deslocamento corporativo.
 
Esse processo tem como objetivo principal tornar o planejamento orçamentário mais transparente e minimizar os riscos de surpresas que afetem a saúde financeira da organização ou, ainda, abram espaços para fraudes corporativas.
Desse modo, o cálculo de viagem empresarial promove uma série de benefícios às organizações, como:

Melhor gerenciamento orçamentário

Como citado, ao calcular o custo de viagem com antecedência, as empresas conseguem estipular um planejamento orçamentário mais transparente, o que facilita o monitoramento das despesas e reduz as chances de que os gastos ultrapassem o orçamento definido.
 
É importante salientar que o plano pode mudar de acordo com o tipo de deslocamento ou, até mesmo, o motivo da viagem. Afinal, dependendo do destino, período de permanência do colaborador e caminho escolhido, esses gastos podem ser mais altos ou mais baixos.

Redução de custos

Outro ponto positivo de calcular despesas de viagem é a redução de custos. Por meio de uma operação mais efetiva e um gerenciamento mais claro dos gastos, a empresa consegue estimar quais são as despesas desnecessárias ou identificar desperdícios, implementando medidas rápidas para dizimar esses custos.
 
Por sua vez, esse processo também contribui diretamente para o crescimento sustentável das organizações, apoiando o investimento na expansão dos negócios, conquistas de novos clientes e desenvolvimento de novas tecnologias.

Menores chances de imprevistos

Quando se tem um planejamento objetivo e eficiente, as empresas conseguem alcançar transparência operacional e alto nível de conformidade.
 
Dessa forma, quaisquer processos que fujam do padrão são facilmente identificados e dizimados, o que reduz as chances de imprevistos.
 
O mesmo se aplica ao controle da própria viagem corporativa, isso porque tanto os gestores quanto os próprios colaboradores têm acesso às informações necessárias e sabem dos seus direitos e deveres.

Melhor gestão de reembolsos e pagamentos mais rápidos

Por fim, sabemos que os reembolsos são uma das maneiras mais comuns das empresas acertarem gastos com seus funcionários. Isso significa que o colaborador primeiro financia a despesa com suas próprias economias e, logo após, envia um comprovante com a solicitação de reembolso para a organização em questão.
 
Quando os gestores sabem de antemão quais serão esses gastos, a auditoria dos pedidos de reembolsos é mais simples, o que torna as aprovações e, consequentemente, os pagamentos mais rápidos.
 

Como realizar o cálculo de custo de viagem?

Agora que você compreendeu o que é e qual é a importância do cálculo de viagem corporativa, veja abaixo algumas dicas para realizar esse planejamento.

1. Defina o destino e quais colaboradores irão

O primeiro passo é definir qual será o destino da viagem e quais colaboradores farão esse deslocamento. Muitas vezes, apenas um funcionário é suficiente para realizar a atividade no local e voltar para o escritório. No entanto, em outros momentos, pode ser necessário o acompanhamento de assistentes, líderes ou, até mesmo, de uma equipe em específico. Todos esses pormenores podem afetar os custos do deslocamento.
 
Nessa fase, estabeleça também o tempo de viagem de acordo com o período de deslocamento e tipo de transporte (por exemplo, viagens de avião tendem a ser mais rápidas e menos cansativas do que de carro ou transporte rodoviário).

2. Liste os custos básicos

Em seguida, estipule quais são os custos básicos dessa viagem, incluindo transporte, alimentação, pacote de celular, seguros, traslados e passagens.
 
Dependendo do período que o colaborador permanecer no destino, pode ser necessário também reservar uma acomodação. Se for o caso, também considere essa despesa no seu cálculo.
 

3. Separe esses gastos em fixos e variáveis

Com a lista de custos básicos em mãos, é momento de separá-los em custos fixos e variáveis. Os fixos são os normais e que, muitas vezes, podem ser reservados com antecedência, como passagens aéreas ou rodoviárias e acomodação.
 
Já os variáveis são aqueles custos que vão depender mais do colaborador durante a viagem, como alimentação e os traslados referentes aos deslocamentos dentro da cidade.
 
Nessa altura, é importante também estimar um orçamento emergencial para dar suporte ao colaborador caso algo fuja dos planos. Sabemos que, por mais organizada que seja a viagem e o roteiro, problemas podem acontecer e a sua empresa precisa estar preparada para eles.
 
Por isso, mapeie os principais riscos a que os seus funcionários estão expostos (como problemas com hospedagens, quebras de carro, atrasos no voo e outros) e faça alguns planos de ação para auxiliá-los a passar por essas situações de forma segura e efetiva.

4. Tenha uma política de viagens e reembolsos

A política de viagens e reembolsos pode ser definida como uma espécie de documento que padroniza os processos internos e baseia todas as tomadas de decisões relacionadas aos deslocamentos corporativos e gastos.
 
Dentro da política de viagens e reembolsos, as empresas devem estabelecer as regras de despesas, teto de gastos, tipos de custos reembolsáveis, gestão de qualidade (das hospedagens e transporte, por exemplo) e outros pormenores.
 
Além disso, é preciso definir prazos, como os gastos podem ser comprovados, responsáveis por validar essas informações, padrão dos relatórios e prazos de pagamentos dos reembolsos.
 
Quanto mais detalhada for a sua política de viagens e despesas, mais simples será a padronização da operação e com mais facilidade o seu negócio alcançará conformidade e governança.
 

5. Faça o planejamento das viagens com antecedência

Já falamos por aqui outras vezes a respeito da importância da antecedência do planejamento de viagens corporativas. Muitas empresas acabam “perdendo” dinheiro porque fazem todas as reservas de última hora.
 
Quando se tem tempo para organizar a viagem, é possível analisar os fornecedores com maior atenção, escolhendo as melhores opções de acomodação, transporte, passagens e outros serviços.
 
Por outro lado, a antecedência reduz os riscos de que algo dê errado, garantindo a segurança e proteção do colaborador durante o deslocamento. Caso, ainda assim, alguma coisa aconteça, a sua empresa consegue remediar a situação com mais facilidade e rapidez.

6. Tenha fluxos flexíveis

Se tratando de viagens corporativas, não dá para estabelecer processos engessados e regras sistemáticas, afinal, nem sempre os fluxos poderão ser seguidos conforme o planejamento.
 
Por essa razão, é fundamental ter um processo flexível, que comporte possíveis mudanças na operação ou, ainda, que seja capaz de se adaptar às realidades do mercado, necessidades da sua própria empresa e pedidos de clientes.

7. Reforce a comunicação interna e envolva ativamente os colaboradores

A comunicação interna é essencial para que a política de viagens e reembolsos seja divulgada entre os colaboradores. É por meio de uma interação clara e acessível que os gestores conseguem captar feedbacks da operação e mapear se os processos adotados têm sido positivos para os funcionários.
Ademais, quando os colaboradores se sentem ouvidos e pertencentes à uma empresa, eles atuam ativamente para garantir os melhores resultados, valorizando aspectos como ética, eficiência e respeito.
Diante disso, eles se sentirão também mais confiantes de reportar quaisquer atitudes ou problemas que ferem as normas internas.

8. Padronize processos

A padronização de processos permite que todos os colaboradores falem a “mesma língua”. Com isso, independentemente do departamento ou cargo, todos do time precisam seguir regras claras e fixas para a elaboração dos relatórios e apresentação dos comprovantes.
 
Por sua vez, isso auxilia em um melhor gerenciamento das informações internas e minimiza os riscos de que erros ou fraudes passem despercebidos.

9. Revise constantemente os fluxos de viagens

Os fluxos de viagens devem se adaptar às características da sua operação e sabemos que as empresas passam por mudanças constantes.
 
Por isso, de tempos em tempos, revise os processos de viagens corporativas, otimizando constantemente esse gerenciamento e garantindo melhores resultados.

10. Conte com a tecnologia

Por fim, não podemos falar sobre como fazer o cálculo de custo de viagem sem citar a importância da tecnologia. Com as ferramentas corretas, é possível não somente realizar a completa gestão das despesas e dos deslocamentos, mas também alcançar uma série de benefícios, como:
  • Redução de custos;
  • Transparência na operação;
  • Segurança nas transações financeiras;
  • Confiabilidade dos dados;
  • Gerenciamento estratégico;
  • Transformação digital;
  • Diferencial competitivo.

Conheça o SAP Concur Travel & Expense

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de gestão de despesas e viagens corporativas completo e eficiente.
Disponível tanto para ambientes da web quanto para dispositivos móveis, o SAP Concur Travel & Expense permite organização end to end do deslocamento, facilitando o controle de toda a viagem, desde a reserva de passagens e escolha de acomodações, até o recebimento de comprovantes de gastos e liberação dos pagamentos de reembolsos.
Dentre as principais funcionalidades da ferramenta, podemos destacar:
  • Dever de Diligência: mantenha os seus funcionários devidamente seguros e conectados, garantindo rápida ação paliativa caso alguma emergência ocorra;
  • Auditoria: faça a análise de todos os pedidos de reembolsos;
  • Suporte e Integração: integre todos os dados das viagens e despesas em um só lugar;
  • Controle inteligente: registre dados das viagens e dos gastos em tempo real;
  • Reservas online: faça todas as reservas da viagem no mesmo sistema, seja de hotel, passagens áreas ou de outros tipos de transporte. Integre a plataforma com os melhores fornecedores do setor;
  • Digitalização de recebidos: tire fotos dos comprovantes de qualquer lugar ou dispositivo;
  • Concur Request: agilize as aprovações de reembolsos e garanta melhor controle dos gastos empresariais;
  • Relatórios: faça os relatórios rapidamente pela plataforma com todas as informações necessárias e envie de qualquer lugar ou dispositivo;
  • Integração de cartões corporativos: tenha uma visão holística sobre as despesas corporativas;
  • Segurança e proteção de dados: rastreie as despesas de maneira segura e faça a devida gestão de acessos;
  • Budget: controle do planejamento orçamentário em tempo real;
  • Compliance e governança corporativa: garanta o cumprimento das suas políticas internas, garantindo transparência e efetividade.
Com o SAP Concur Travel & Expense, a sua empresa alcança alta produtividade e conformidade na operação, otimizando todos os fluxos de gestão dos deslocamentos corporativos, reduzindo custos e ganhando diferencial competitivo.