Como calcular o consumo de combustível em uma viagem corporativa: entenda aqui!

20/12/2021

Um dos desafios constantes da gestão de despesas é calcular o consumo de combustível em uma viagem corporativa, assim como todos os gastos envolvidos nesse tipo de deslocamento. Isso se torna ainda mais difícil no cenário atual, em que a crise disparou a inflação e encareceu diversos produtos, como a própria gasolina. Para se ter uma ideia, segundo dados divulgados pela Exame, o combustível representou 22% dos gastos das empresas em 2021, enquanto a quilometragem ficou em 21%.
 
Diante disso, calcular o consumo de combustível em uma viagem corporativa é crucial para as organizações não somente garantir todo o suporte aos seus colaboradores, mas também para minimizar riscos de fraudes, otimizar a operação, reduzir custos e garantir uma robusta gestão financeira. Para te ajudar, preparamos um conteúdo completo com algumas dicas para facilitar esse cálculo. Continue com a sua leitura e confira!
 

 

Dicas para calcular o consumo de combustível em uma viagem corporativa

Para calcular o consumo de combustível em uma viagem corporativa, é preciso adotar determinadas práticas, são elas:

Entenda quantos quilômetros o carro percorre por litro de combustível

O primeiro passo é compreender as características do próprio carro utilizado na viagem. Muitas empresas disponibilizam aos seus colaboradores os veículos corporativos, o que torna mais fácil o levantamento dessas informações, visto que os gestores já conhecem o carro e suas especificações.
 
No entanto, também é comum que os funcionários façam as viagens em veículos próprios, o que necessita de uma relação transparente entre os gestores e os viajantes para uma troca de dados efetiva. Ao levantar essa informação, as organizações já conseguem estimar o consumo médio de combustível de cada viajante, facilitando o planejamento e gerenciamento dos deslocamentos corporativos.

Defina a distância a ser percorrida

Em seguida, saiba qual será a distância percorrida pelo colaborador. Para isso, é possível usar aplicativos de rotas, como o Waze e o próprio Google Maps, que permitem estimar com exatidão a quilometragem entre um destino e outro.
Lembre-se que todo esse cálculo deve ser feito com base no objetivo da viagem. Por exemplo, em muitos casos, o colaborador se desloca para participar de uma reunião comercial ou visitar um parceiro em específico.
 
No entanto, existem outras situações em que o funcionário precisa realizar vistorias ou visitas em diversos estabelecimentos, o que pode mudar a quilometragem a ser percorrida e, consequentemente, o valor gasto.

Saiba o valor médio do combustível naquela região

Outro ponto importante a ser considerado ao calcular o consumo de combustível em uma viagem corporativa é o valor médio desse produto na estrada ou região que esse colaborador estará. Essa estimativa, ao ser combinada com as informações levantadas nos tópicos anteriores, permite realizar uma análise mais detalhada sobre a viagem, assim como os gastos envolvidos, garantindo sustentabilidade e melhor gerenciamento desses custos por parte das empresas.

Considere as variáveis

Um erro muito comum dos gestores ao calcular o consumo de combustível em uma viagem corporativa é não levar em consideração os custos variáveis comuns desse tipo de deslocamento, que são:
  • Alimentação;
  • Acomodação;
  • Pedágios;
  • Estacionamento.
Esses custos vão depender, única e exclusivamente, do tempo da viagem e estadia do colaborador. Por exemplo, um deslocamento entre cidades, geralmente, é possível fazer no mesmo dia, dispensando a necessidade de acomodação. No entanto, isso pode mudar em uma viagem entre estados.

Conte com a tecnologia

Por fim, não podemos falar sobre como calcular o consumo de combustível em uma viagem corporativa sem citar a importância da tecnologia.
 
Com uma ferramenta apropriada, a sua organização consegue não somente estimar melhor o gerenciamento de gastos, mas também o controle de reembolsos, recebimentos de comprovantes e a elaboração de relatórios.
 

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A SAP Concur pode ajudar a sua empresa a calcular o consumo de combustível em uma viagem corporativa e a gerenciar todo o deslocamento dos funcionários, assim como os gastos envolvidos, por meio do SAP Concur Travel & Expense.
 
Consistindo em um sistema de gestão de viagens e despesas, o SAP Concur Travel & Expense reúne as melhores ferramentas para ajudar o seu negócio na criação de rotas, facilitar o envio de comprovantes financeiros, tornar os reembolsos mais transparentes, garantir auditorias em todas as solicitações e simplificar a geração de relatórios.
 
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