Melhores práticas em auditoria de despesas: exemplos e listas de verificação para melhorar a eficiência, os processos e a conformidade

Menos erros caros e retrabalho. Um risco reduzido de fraude interna e externamente. Uma menor probabilidade de receber a ira e penalidades de reguladores fiscais e outros. Tudo isso são benefícios de seguir as melhores práticas que podem melhorar a eficiência, os processos e o que você mais deseja da auditoria de despesas: a conformidade. 

A conformidade é um desafio diário em várias funções, desde reservar viagens de negócios e enviar relatórios de despesas até verificar faturas e identificar itens tributáveis. Construir uma base de controles de auditoria e a tecnologia que os habilita permite que as organizações acompanhem suas próprias regras e prioridades que mudam, bem como regulamentações fiscais e requisitos contábeis em constante mudança, não importa o tamanho de seus negócios.  

Explore este guia para desenvolver as melhores práticas e refinar sua abordagem à auditoria de despesas. Descubra: 

• As principais perguntas a serem feitas – quando, o quê, por quê – para esclarecer os fundamentos da auditoria e construir sua estratégia. 
• Como as empresas menores se beneficiam da auditoria de despesas e da conformidade de gastos automatizadas. 
• Passos e dicas para melhorar a eficiência de auditoria e tornar os controles de auditoria mais rígidos. 
• Por que a auditoria deve ser vista como uma oportunidade e não apenas uma tarefa. 
• Exemplos de como empresas específicas obtêm conformidade e sucesso com soluções de conformidade de gastos.  

Os fundamentos de auditoria: perguntas-chave para as melhores práticas 

Para determinar os fundamentos de auditoria e implementar as melhores práticas para preencher as lacunas de conformidade em sua organização, você deve fazer algumas perguntas básicas: Quem, o que e por que você está auditando? 

Por que estamos realizando auditorias de despesas? 

A resposta básica e sensata é melhorar a conformidade, garantindo que os colaboradores sigam as regras e permitindo que você veja tendências que podem fazer o negócio avançar mais rapidamente ou desacelerá-lo.  

Mas há muitos objetivos possíveis que vão além da conformidade básica de gastos e esclarecem o propósito: 

• Controlar os custos de viagens e despesas, geralmente um dos maiores itens de orçamento e que pode reduzir ou reforçar as margens. 
• Identificar mau comportamento e reforçar uma cultura de gastos responsáveis. 
• Encontrar e evitar erros como despesas duplicadas, relatórios de despesas incompletos e recibos ausentes. 
• Reduzir o risco regulatório e de auditoria ao atender aos regulamentos fiscais e outros regulamentos que, se violados, podem resultar em multas, apreensões e prisão. 
• Gerenciar a restituição de imposto sobre valor agregado (IVA) com ferramentas de auditoria direcionadas que ajudam a recuperar mais do que sua empresa precisa receber. 
• Melhorar seus processos por meio de uma melhor visibilidade de gastos e percepções sobre o que está funcionando e o que não está. 

O que (e quem) devemos auditar? 

Audite cada relatório de despesas, para começar, porque isso cria uma linha de base para sua estratégia de auditoria. Se isso não for viável, concentre-se em metas de alto valor, como compras em dinheiro, viajantes regulares, novos colaboradores ou departamentos e equipes ou colaboradores que frequentemente violam a política.  

Outras medidas de conformidade de gastos a serem tomadas: 

• Exija o uso do cartão corporativo para ter melhor controle e visibilidade dos gastos. 
• Exija recibos para cada item, dê aos colaboradores ferramentas móveis para capturá-los e insista que os ausentes sejam justificados. 

Quando devemos auditar as despesas de negócios dos colaboradores? 

A resposta simples: antes da aprovação de um relatório de despesas. Embora muitas empresas esperem até que um relatório seja aprovado, essa escolha leva a ineficiências, como forçar gerentes preocupados a fazer aprovações apressadas ou contas a pagar que precisam recuperar o dinheiro que já saiu pela porta. A instituição de uma etapa de pré-aprovação permite que os colaboradores corrijam declarações antecipadamente e revela áreas com problemas. 

O que devo auditar em uma pequena empresa? 

As regras de auditoria que você escolhe dependem dos requisitos do seu setor, cultura e regulamentação. Elas não devem depender do tamanho, pois até mesmo uma pequena empresa pode colher melhorias com as melhores práticas de auditoria que simplificam a conformidade e a geração de relatórios de despesas.  

Empresas menores, afinal, têm as mesmas necessidades de controle, eficiência e escalabilidade que grandes organizações. E com proprietários e executivos lidando frequentemente com as funções de RH, marketing, TI e muito mais, juntamente com a estratégia de panorama geral, as melhores práticas e ferramentas de auditoria de conformidade podem trazer melhorias sem sobrecarregar recursos limitados. Elas incluem:  

• Ter uma única plataforma para despesas e viagens que lida com recibos, faturas e documentação fiscal, se integra facilmente a outros sistemas e é escalonável com a empresa. 
• Automatizar processos de despesas para reduzir tarefas manuais, liberar sua equipe para trabalhos mais valiosos, melhorar as análises e garantir que você tenha as informações para cumprir prazos de arquivamento. 
• Criar uma cultura de conformidade de gastos em que a escolha certa seja a escolha fácil porque as soluções são simples de usar e reforçam as políticas. 
• Buscar conhecimento de provedores de tecnologia para que proprietários e operadores possam se concentrar em outras coisas importantes que precisam fazer. 

Como aumentar a eficiência de auditoria 

As empresas têm vários motivos para melhorar a forma como auditam as despesas. Aqui estão dois que chamam atenção: 13% de fraudes de apropriação indébita vêm de esquemas de reembolso de despesas, com perdas médias de US$ 50.000.¹ Vamos dar uma olhada em passos específicos para melhorar a eficiência de auditoria e tornar os controles da auditoria mais rígidos. 

Uma lista de verificação para aumentar a eficiência de auditoria 

A conformidade de gastos cobre obrigações fiscais, gastos com fornecedores escolhidos, detecção e prevenção de fraudes, restituição de IVA e garantia de que seus processos sejam sólidos e ágeis o suficiente para permitir que sua empresa seja competitiva e cresça.  

Considere alguns conselhos de especialistas para aumentar a eficiência de auditoria: 

• Calcule os custos de auditoria para que você tenha uma linha de base para comparar o processo manual versus o automatizado, e o tempo e o dinheiro que eles consomem. 
• Exija o uso do cartão corporativo para que os gastos sejam automaticamente capturados, categorizados, processados e estejam prontos para auditoria. Isso melhora a visibilidade dos gastos e os colaboradores gastam menos tempo criando relatórios de despesas. 
• Limite os retoques no relatório de despesas identificando problemas e categorias que resultam em relatórios sendo devolvidos aos solicitantes, aprovadores, processadores e auditores. 
• Integre inteligência artificial (IA) à sua auditoria de despesas, usando-a para verificar a conformidade de todas as despesas e permitindo que sua equipe se concentre em exceções sinalizadas pela tecnologia. 

Dicas para fortalecer seus controles de auditoria 

Suas regras de auditoria devem estar alinhadas com os processos e metas de sua empresa. Uma etapa fundamental no fortalecimento dos controles de auditoria é decidir para onde direcionar os recursos para que as despesas de alto risco não passem.  

Algumas dicas para criar regras de auditoria incluem:   

• Identificar itens de baixo risco e baixo valor que os auditores gastam tempo verificando e, em vez disso, deixar que ferramentas automatizadas de IA os supervisionem.  
• Adotar uma abordagem intencional em auditorias, concentrando seus esforços em compras mais arriscadas (como compras em dinheiro ou “diversos”) em vez de apostar que a seleção aleatória de relatórios compensa.  
• Definir referências para indicadores-chave como exceções, rejeições e taxas de revisão de relatórios, para que você possa avaliar a melhoria e comparar com os pares do setor. 

Dicas e listas de verificação ajudam a formular e refinar sua abordagem de auditoria de despesas. Outra etapa central é refinar sua filosofia sobre auditoria e ver seus possíveis benefícios em vez de vê-la como um mal necessário. 

Considere as auditorias uma oportunidade em vez de uma tarefa 

Redução de riscos, regulamentação e digitalização fiscal, sustentabilidade, segurança cibernética e IA estão entre os vários desafios relacionados à conformidade. Mas com uma mentalidade positiva, eles podem ser uma oportunidade de negócios em vez de uma tarefa. 

Você pode transformar requisitos de conformidade em oportunidades de negócios ao: 

• Ver a conformidade fiscal e regulatória como uma forma de evitar penalidades caras, restituir o IVA a que você tem direito e melhorar a produtividade com tecnologia inteligente. 
• Fortalecer a conformidade de gastos internos com soluções que auditam despesas, automatizam tarefas manuais, tornam processos e colaboradores mais eficientes, melhoram o controle e as percepções, aplicam e simplificam políticas e economizam tempo e dinheiro para ajudar a empresa a avançar mais rapidamente. 
• Ajudar o planeta e seu pessoal apoiando e monitorando medidas ambientais, de sustentabilidade e governança (ESG) que os países exigem cada vez mais e muitos colaboradores valorizam. 
• Aproveitar a IA para melhorar a conformidade, a eficiência e a transformação dos negócios, protegendo proativamente os dados e desenvolvendo padrões éticos para o uso da tecnologia. 

Compreender as melhores práticas de auditoria e olhar para os desafios através da lente da oportunidade são peças importantes do quebra-cabeça. Assim como também são importantes os exemplos de como outras organizações obtêm melhor conformidade de gastos. 

Exemplos e histórias de sucesso de melhores práticas de auditoria de despesas 

Por que, quem, quando e o que da auditoria de despesas são a base.  Mas exemplos e histórias de sucesso de outras organizações demonstram como as melhores práticas de auditoria podem ser executadas em sua empresa: 

• A Uber reduziu os tíquetes de suporte técnico em 70% usando soluções com tecnologia de IA que verificam relatórios de despesas e notificam os colaboradores sobre rejeições para que possam deixá-los em conformidade. 
• A PETRONAS, um grupo global de energia, usou nossa plataforma integrada de gestão de gastos para reduzir os custos de viagens e despesas em 20%, reduzindo os gastos não conformes e os custos associados. 
• A Penn State University usa as soluções SAP Concur para preparar relatórios estaduais obrigatórios, verificar recibos e gerenciar cartões de compra e dados para melhorar a conformidade de gastos em 24 campi. 
• A Chobani, com o SAP Concur Expense e o Verify, economizou de três a quatro horas por dia usando a automação com IA incorporada para auditar relatórios de despesas, aumentando a eficiência de sua equipe financeira. 

“Quando estabelecemos que usaríamos o Verify e que íamos para uma ferramenta de auditoria de IA, vi a conformidade melhorar imediatamente. Os colaboradores sabiam que cada item de linha, cada despesa em cada relatório seria analisada pela IA”, disse Marcy Hagenbuch, especialista de sistemas financeiros da Chobani. 

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Conclusão 

Como envolve várias etapas e o domínio de muitos detalhes, a auditoria de despesas e a conformidade são obviamente processos complexos. Mas, assim como com outras tarefas financeiras, as soluções automatizadas possibilitam processos simplificados e controle aprimorado que as empresas buscam para auditoria de despesas. Intenções combinadas, tecnológicas e sistemáticas contribuem para a conformidade. 

“Os usuários podem criar seus itens de linha de hotel e entretenimento sete vezes mais rápido e o tempo de envio diminuiu”, diz Zeta Lazar, líder de equipe da KUKA, uma fabricante global de robótica. E do lado do processador, eles estão encontrando menos erros e precisam devolver menos relatórios de despesas”. 

_{¹Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations, ACFE, 2024.}