Divisão de quarto em viagem corporativa: o colaborador pode se recusar?

Na gestão de viagens corporativas, muitas vezes é necessário otimizar custos para conter despesas. Uma prática comum nesses casos é a divisão de quarto entre colaboradores.

Embora possa ser financeiramente vantajosa, essa medida gera dúvidas entre gestores e funcionários por envolver questões relacionadas com privacidade, conforto e até aspectos legais.

Neste artigo, você esclarecer suas dúvidas sobre a legalidade desse tipo de ação, os prós e contras e como construir uma política clara e respeitosa para todos os envolvidos. Boa leitura!

Os principais desafios da divisão de quarto em viagens corporativas

Para muitos gestores, a ideia de dividir um quarto de hotel durante uma viagem corporativa pode parecer simples e prática: afinal, se dois profissionais da empresa estarão na mesma cidade, pelo mesmo período, por que não economizar e contar com uma hospedagem compartilhada?

Essa prática costuma ser mais considerada quando a empresa envia um grande número de funcionários para eventos como congressos. Nesses casos, o custo das reservas individuais pode se tornar bastante elevado.

No entanto, essa é uma questão que envolve nuances importantes, sendo necessário considerar além dos impactos financeiros. É preciso avaliar como essa decisão afeta a experiência do colaborador e o desempenho profissional durante a viagem, além de entender os aspectos jurídicos envolvidos.

Os prós e contras da divisão de quarto

Antes de propor a divisão de quartos entre colaboradores, os responsáveis pela gestão de viagens precisam analisar as vantagens e desvantagens dessa possibilidade. A seguir, vamos apontar os principais pontos que devem ser considerados.

Prós

A principal vantagem de contar com a divisão de quarto no deslocamento corporativo é a economia financeira. Ao hospedar dois colaboradores no mesmo quarto, a empresa reduz consideravelmente o valor total das diárias.

Esse pode ser um ponto estratégico, especialmente quando há viagens de longa duração, destinam que tenham um alto custo de hospedagem ou, ainda, em deslocamentos internacionais.

Além disso, compartilhar o quarto contribui para a agilidade na organização logística, sobretudo em viagens com equipes maiores. O compartilhamento pode facilitar o deslocamento quando há horários apertados, além de incentivar a integração entre os colegas.

Contras

Por outro lado, essa prática também traz algumas desvantagens. A privacidade dos profissionais é o principal ponto que deve ter a sua atenção.

Afinal, mesmo que os colegas de trabalho se deem bem no dia a dia, compartilhar o mesmo quarto pode causar desconfortos, principalmente quando as pessoas têm personalidades bem diferentes. Cada um tem sua rotina, seus hábitos e sua necessidade de espaço profissional, por isso podem ocorrer conflitos.

Esses atritos podem, inclusive, prejudicar o descanso e o desempenho profissional durante a viagem a negócios. Alguns funcionários têm maior sensibilidade à convivência em espaços compartilhados com pessoas que elas não conhecem, o que pode afetar a qualidade do sono e o bem-estar geral, aumentando a agitação e o nervosismo.

Em situações mais delicadas, podem surgir constrangimentos ou até riscos à segurança, pelos quais a empresa pode ser responsabilizada, ainda que de forma indireta. Por isso, é fundamental evitar que essa divisão seja feita com pessoas de gêneros diferentes, hierarquias muito distintas ou se o profissional tenha uma condição específica de saúde ou necessidade especial.

Os aspectos legais da divisão de quarto

Não há leis e normas específicas que regulamentem essa prática, ou seja, do ponto de vista jurídico, o colaborador pode, sim, recusar a divisão de quarto — e a empresa não pode obrigar a pessoa a aceitar essa condição.

Nesse caso, é importante acompanhar qual é a jurisprudência vigente. No momento, o entendimento dos magistrados é que a empresa não pode impor essa condição, especialmente quando a divisão compromete a dignidade, o descanso ou a privacidade do empregado.

Então, caso o profissional sinalize que não está confortável com a situação, o gestor de viagem deverá reservar um quarto particular para ele. Além disso, o Tribunal Superior do Trabalho (TST) já reconheceu, em decisões passadas, o direito do colaborador de ter acomodação individual em viagens corporativas.

Uma dica importante para evitar mal-estar com os times é deixar formalizado na política de viagens quais são as diretrizes sobre o assunto em viagens corporativas. O ideal é que o profissional esteja ciente da possibilidade de divisão de quarto e manifeste seu aceite com antecedência.

Essa prática evita que o gestor de viagens precise resolver problemas com os profissionais durante a ida ao destino. Se eles já saem da sede sabendo que vão dividir o quarto e aceitam essa condição, há menos chance de conflitos no futuro.

As alternativas à divisão de quarto

A sua empresa quer diminuir os custos de hospedagem, mas sem comprometer o bem-estar dos colaboradores? É possível contar com alternativas viáveis nesse caso. Estão entre as principais soluções:

• parceria com redes hoteleiras — você pode estabelecer acordos com redes de hotéis que estejam presentes em diversas cidades, conseguindo preços mais competitivos nos quartos individuais;
• hospedagens econômicas com melhor avaliação — os responsáveis podem buscar hotéis com tarifas acessíveis, mas com uma boa reputação;
• reservas com antecedência — quanto mais cedo a viagem for organizada, maiores são as chances de conseguir tarifas promocionais;
• acomodações alternativas — considere outros tipos de acomodações em plataformas que oferecem apartamentos completos, com preços semelhantes aos de um quarto de hotel. Muitos deles permitem guardar veículos na garagem e estão próximos aos locais dos eventos corporativos, economizando com outras partes das viagens executivas;
• viagens em grupos menores — se a presença de toda a equipe não for necessária, a empresa pode enviar apenas os colaboradores essenciais.

A divisão de quarto em viagens corporativas exige uma avaliação criteriosa. Mesmo que ela possa trazer economia, essa opção não deve comprometer o bem-estar e a privacidade dos colaboradores.

Para trazer equilíbrio nessa decisão, a melhor estratégia é adotar políticas de viagens flexíveis e transparentes. Além disso, construa canais de comunicação abertos e ofereça alternativas viáveis e confortáveis para todos.

Se o objetivo é economizar, saiba que uma gestão de despesas corporativas tem um papel estratégico nisso. Com estratégias adequadas, é possível evitar erros e desperdícios que geram prejuízos.

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