Como reduzir o consumo de papel na gestão de despesas e viagens
Com a expansão e valorização das práticas de ESG, cada vez mais empresas estão analisando os seus impactos na sociedade e no meio ambiente. Por isso, diferentes líderes estão buscando maneiras de como reduzir o consumo de papel dentro dos escritórios.
A indústria de papel e celulose cumpre um papel importante na economia brasileira, sendo responsável por 1% do PIB. Com isso, é de se esperar que grandes quantidades de produtos sejam fabricados, veiculados e descartados todos os anos.
Para se ter uma ideia, segundo dados do Ibá (Indústria Brasileira de Árvores), apenas em 2020, foram produzidas 21 milhões de toneladas de papel.
De acordo com dados da Cempre (Compromisso Empresarial para Reciclagem), cerca de 66% dos resíduos gerados pela indústria são reciclados todos os anos. Embora o Brasil seja um dos principais países recicladores do material no mundo, isso significa que mais de 30% da produção é descartada na natureza, o que aumenta a preocupação das empresas.
Por outro lado, a busca por um consumo consciente do papel também reforça a responsabilidade socioambiental das organizações e promove diferencial competitivo, visto que, segundo a PwC, 83% dos consumidores acreditam que as empresas deveriam ser mais ativas nas práticas de ESG.
Além disso, de acordo com um levantamento da Universidade de Oxford, em 2020, empresas sustentáveis apresentaram melhor resiliência durante a crise gerada pela pandemia. Diante disso, entenda neste artigo o que é o paperless, quais os benefícios de minimizar o uso desse material dentro das empresas e como reduzir o consumo de papel por meio da tecnologia.
Afinal, o que é paperless?
De maneira prática, o paperless é um termo em inglês que significa “sem papel” e está diretamente relacionado à redução máxima do uso de papel dentro das corporações. Para isso, as empresas precisam integrar o conceito de paperless à cultura organizacional e elaborar uma série de medidas para revolucionar a gestão de papel, o que inclui não somente o volume de impressões realizadas no escritório, mas também o arquivamento desses papéis.
Além disso, o paperless também inspira os colaboradores a se comportarem de maneira mais sustentável, minimizando a utilização desses materiais e estimulando o uso de ferramentas eletrônicas para gerenciar, arquivar e consultar informações.
Quando nos referimos às viagens corporativas, precisamos entender que as dinâmicas tradicionais são recheadas de documentos físicos. Desde a apresentação dos comprovantes até a produção dos relatórios, tanto as empresas quanto os colaboradores utilizam diversos papéis para organizar essas informações.
Por sua vez, esses papéis são arquivados apenas por um pequeno período de tempo. Após isso, todos esses documentos precisam ser descartados, o que gera um número exorbitante de resíduos todos os anos. Com o conceito paperless, as empresas criam mecanismos para digitalizar todos esses fluxos de trabalho, minimizando a necessidade de apresentação de documentos físicos e, consequentemente, reduzindo o consumo de papel.
Quais são os benefícios do consumo consciente de papel nas empresas?
Ao garantir o consumo consciente de papel nas empresas, é possível atingir uma série de benefícios, como:
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Redução de custos: os gestores gastam menos recursos com a compra de materiais, assim como tintas de impressoras e, até mesmo, manutenção do equipamento;
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Menos papel e mais espaço físico: os papéis precisam sempre de espaços físicos para serem armazenados. Ao digitalizar os documentos, eles podem ser facilmente organizados na nuvem, o que reduz a necessidade de salas de arquivamento, por exemplo, e permite que a empresa utilize esses espaços para outras finalidades;
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Aumento na produtividade: arquivar, gerenciar e consultar documentos físicos toma muito tempo da operação. Quando tudo isso está na nuvem, as informações podem ser acessadas a poucos cliques, o que garante eficiência e produtividade;
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Maior segurança para documentos e informações: com a digitalização, diferentemente dos papéis físicos, as empresas não correm o risco de perder esses documentos ou, ainda, que eles caiam em mãos erradas, garantindo segurança e conformidade das informações;
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Preservação do meio ambiente: ao entender como reduzir o consumo de papel, as empresas também minimizam a geração de resíduos no meio ambiente, o que garante sustentabilidade e preservação;
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Valorizar a imagem da empresa diante dos mais diversos stakeholders: por fim, a empresa passa a ser mais valorizada no mercado pelos seus stakeholders, o que inclui colaboradores, clientes, fornecedores, parceiros, sócios e todos os outros agentes que compõem os negócios.
Como reduzir o consumo de papel na gestão de despesas e viagens?
Como visto, a redução do consumo de papel depende diretamente da digitalização de processos. No entanto, essa transformação digital não está ligada apenas à adoção de novas tecnologias, mas também à mudança na mentalidade dos próprios colaboradores.
O que significa que as empresas precisam adotar ferramentas que permitam minimizar o consumo de papel em todas as esferas dos negócios. Por exemplo, por que não utilizar agendas eletrônicas ao invés das físicas? Por que não aproveitar o calendário virtual ao invés dos itens de mesa?
O mesmo se aplica à gestão de viagens e despesas. Neste caso, o SAP Concur Expense pode ajudar a sua instituição a automatizar todos os fluxos relacionados a essas operações. Consistindo em um sistema de gestão de despesas robusto, o SAP Consur Expense facilita o envio de comprovantes e a elaboração de relatórios, assim como a criação de políticas internas e a padronização de todos os processos digitalmente.
Desse modo, a sua empresa não apenas entende como reduzir o consumo de papel, mas também atinge eficiência, transparência nos fluxos de trabalho e gerenciamento baseado em dados. Você quer saber mais? Acesse agora mesmo e conte com o nosso time!